根据《政府采购法》第四十二条的规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

　　经过10余年的项目累计保存，各省集中采购机构保留的政府采购档案平均约有10000册之多，档案室占地面积达400-500平方米。如此多的政府采购档案保存、保管、供查阅需要耗费相当大的人力、物力，需要引起有关各方的重视。在充分认识做好政府采购档案的重要性的同时，还应探讨如何去解决政府采购档案管理中存在的问题。

　　政采档案留存有五大作用

　　政府采购档案留存，笔者认为有五大作用。

　　一是项目回溯的依据。由于政府采购的公共性，政府采购有提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人合法权益，促进廉政建设等功能，备受社会各界广泛关注。集中采购机构有责任和义务对不涉及商业秘密部分档案进行公开。政府采购项目音像和纸质的档案作为真实记载每一个项目细节和过程的载体，将其留存，可供查阅。

　　二是项目执行的依据。很多项目时间跨度长、执行情况复杂，有时一个项目实施过程经历了用户单位几次更换负责人。因此，项目档案完整保存，可在一定时间内查看供应商最初承诺，有效解决项目实施中更换负责人的问题。

　　三是项目分析的真实材料。项目完成后，集中采购机构可以结合政府采购档案进行自查，并根据项目的情况开展业务分析活动。这种将理论与实践相结合的培训和学习方式是提高集中采购机构业务能力的重要手段。

　　四是制定政策的有效依据。随着政府采购不断发展，政府采购的各项政策和措施也相继出台和完善，在这个过程中，政府采购档案可以起到很好的支撑作用，所有政策的实施依据来源于每一个项目的收录和基础数据，从而得以指导政府采购政策性条款的制定，促进政府采购规范有序发展。

　　五是技术积累的基础。集中采购机构经过10多年的发展，在档案完整收录的基础上，已经积累了不少技术，并逐步发展成熟。以湖南省省直机关政府采购中心为例，10余年的发展已经形成了一支具有采购专业素养的队伍、形成了一整套政府采购操作规程，沉淀了涵盖货物、工程、服务三大领域共50余类项目的标书模板制作经验，实现了电子信息化采购和节能无纸化办公，实践了近10000个标次的开评标和验收服务，掌握了许多采购技巧。在成长过程中，湖南省省直机关政府采购中心采购预算金额增长、人员数量增加、信息化设备逐步更新。这些技术的积累与项目档案的完整收录息息相关。

　　三方面需引起重视

　　当前政府采购档案需从以下方面加以重视和改进。

　　一是档案管理岗位未得到应有的重视，人员较少。由于集中采购机构人员编制少，其他岗位人员缺少的状态更加严重，因此，不少单位是由一人兼任档案管理人员的情况。档案人员忙于整理、接收已经开标的项目，没有时间进行档案的归类整理和数据抓取。由于数据的抓取不及时，依据数据开展的科学性研究很难展开。

　　二是建议法律对档案保存期限进行调整。根据现行的法律，政府采购项目档案无论什么项目保存期限都是15年，这要形成大量的档案累积。其实大多数的政府采购项目实施的时间在1-2年，特殊的情况有更长的时间，协议供货有的是两年一次，周期也只有两年的时间，因此，对政府采购档案存档时间，应根据项目来确定，才能更好地利用存储空间，达到灵活运用的效果，以解决现有的集中采购机构堆积如山的档案闲置的问题。

　　三是档案保存内容应更明确。哪些项目档案需要保存所有投标人投标文件的正本，哪些项目只需保存中标供应商的投标文件正本。特别是近几年来，集中采购机构都在推行电子化政府采购，对于电子标书留存及相应的款项应作更明确更具体的规范，有些无需留存的项目应统一规范去除，达到精简而实用的效果。