政府采购文件档案管理工作是一项具体细致、业务性很强的工作，涉及到政府采购各个环节、各个岗位，是政府采购法律救济，政府采购代理机构考核评价的重要凭据，能为政府采购风险管理提供重要的数据信息。但目前政府采购文件档案管理存在的"散、乱、缺"等问题仍然得不到有效的解决。笔者在参与政府采购行政诉讼案件审理活动过程中发现，随着政府采购行政诉讼案件逐年增多，一些财政机关在行政诉讼案中败诉的主要原因之一就是在诉讼时不能出示完整的证据。政府采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告，定标文件、采购合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件资料、档案业务种类多，数量大，从业人员不仅要承担繁重的纸质资料和大量的扫描工作，而且采购文件档案的资料收集、整理工作量大，需要使用的档案室、密集架、档案盒、纸张、整理、扫描、保管费、折旧费等管理成本巨大。随着政府采购电子化的加快，政府采购计划、投标文件、采购文件实行网上报送、报名、售卖、传递等信息化手段的应用，本应极大地减轻工作人员的负担，但是档案管理人员不得不承受在电子系统办理业务后再办理纸质业务的双重压力。

　　为此，建议政府采购文件档案管理模式应由现在的纸质为主，电子化为辅改为电子为主，纸质为辅。

　　1.制度先行。制定全国政府采购文件档案管理办法，对电子和纸质采购文件档案资料的分类、收集、整理、立卷、归档、使用、管理进行详细规定，明确规范采购文件档案在传递、交接、保管等方面的工作流程。在修法时，在政府采购法中进一步明确政府采购电子签名的法律地位，明确采购文件，政府采购当事人电子签名报送的各类电子资料与纸质资料具有同等的法律效力。

　　2.以电子化为手段。要以构建社会征信系统为契机，以大数据为支撑，建立"一户式"电子采购文件档案管理库，实现集数据采集、过程、监督、流程控制和分析查询等功能于一体的"一户式"电子采购文件档案库，该系由设置、采购、扫描、纸质、传递、入库、审批、调阅、查询九大模块组成。该系统的建立应把握以下几点：一是资料的采集遵循"法律法规明确规定以及涉及政府采购各方当事人法律责任划分的文书资料"为原则，实时反映政府采购活动过程的原始状态，实现实时上传采购活动资料，能够体现采购活动全貌。二是按照统一名称、统一标准、统一代码、统一数据，建立与政府操作流程监管流程一致的政府采购文件类别的档案资料指标体系，实现对采购文件档案的统一存储和综合运用。三是以采购文件档案归档业务为标准，明确采购当事人、各个操作环节业务资料收集范围和职责，自动按照业务操作人员生成归档任务，并将其通过系统确定下来，以有效地避免多头搜集资料、重复报送资料的现象。四是设立政府采购业务传递功能，对需要传递政府采购文件资料各项采购环节业务数据资料结合政府采购操作流程和资料传递实际情况设置相关环节，解决目前资料传递手段落后，用手工登记台账工作量大，效率低及出现问题责任不清的状况。五是系统设立档案三级审核制度，确保采购文件资料的真实性、准确性、实现对归档过程、归档结果进行有效的事前提醒、过程跟踪和事后监督，解决责任不清的问题。

　　3.夯实电子化管理工作基础。一是政府采购各个操作流程要尽量实行无纸化管理。二是简化合并现有的文书资料。三是将应纳入档案的资料一步整理确认，对已不适应现行法律法规要求，适用性不强，无保存价值的部分资料不再纳入采购文件档案资料的范围。四是建立政府采购各个环节、各个部门的协作机制，实现档案信息资源的互联共通共享，减少档案人员信息采购工作量。五是充分利用现有的电子化系统平台进行资料收集、整理，解决二次录入问题。

　　作者联系地址：  广西壮族自治区财政厅 南宁市桃源路69号 身份证号  450104196105070032 电话：5331586  高级会计师、注册会计师，现任自治区财政厅法规税政处处长、行政审批办主任