物资采购档案是部队的无形资产，其价值在于其内容中所蕴涵的各种信息。档案是各项物资采购工作活动中形成的真实历史记录，档案作为一种信息资源，不仅记录了各项工作任务的历史过程，而且记载了其中的经验和教训。

　　今年以来，武警部队下发了《武警部队物资采购项目实施文件类档案整理与归档技术要求》，显示了对物资采购档案管理工作的重视。档案是物资采购工作的重要组成部分，是维护采购过程历史真实面貌的重要依据。物资采购档案的作用具体表现在以下三方面：

　　实施考评的重要依据

　　首先，档案是过去工作、历史情况和过程的记录，它可为采购工作提供备查的依据。档案是历史的真实凭证，是第一手的参考材料，它是在采购实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，是最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有领导和有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有机关或个人印信；有些是以照片、录音、视频资料的形式存在的，这也是档案具有凭证作用的证明。参考档案材料，可以为准确地进行工作绩效考评打好基础。

　　解决纠纷、厘清责任的重要证据

　　采购档案不仅在规范森林部队采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。采购活动结束，但采购事件和交易行为并未终结。采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才会暴露，具有一定的滞后性。采购完成后发生的问题需要予以解决，所需要解决的问题要在时间要求和解决方式上都有不同，如进入司法程序的案件，审理时间较长并具有不确定性。供应商的履约情况还有待实践检验，一旦出现质量问题或者未履行有关承诺，用户部门有可能要退货或者换货。发生的纠纷，还可能司法解决或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。所以做好物资采购档案的管理，是做好森林部队采购系统工程中必不可少的一项重要的工作。

　　规范采购行为的重要手段

　　规范森林部队采购行为，提高森林部队采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护事业部门的合法权益，促进廉政建设，"公开、公平、公正、诚实、信用"是森林部队物资采购工作的最终目的。因此，只有加强采购内部管理，才能体现"阳光采购"的合法性和透明性。随着物资采购工作改革的不断深化、法制的不断完善，对部队采购的要求也越来越高，改革落后的管理体制，实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成上规模的集中采购已势在必行。因此，物资采购档案管理必须与物资采购事业的快速发展相适应，实现档案管理工作的规范化、科学化、制度化，以此规范采购行为，服务物资采购改革。

　　（作者单位：武警森林指挥部物资采购中心）