政府采购合同备案制度是政府采购活动中必不可少的环节，为政府采购监督管理部门提供了重要的监管手段，对于我国政府采购工作的精细化、规范化有重要的意义。但在目前政府采购合同备案工作的制度设计和具体实施中仍然存在着诸多的不足，需要进一步改进。

　　加强监督检查  杜绝管理漏洞

　　应按照政府采购相关法律法规的规定，制定严格的合同备案管理制度，明确各方工作职责、具体办法和措施，切实加强政府采购合同备案管理，主要从以下四个方面入手：

　　加强合同签订环节检查。及时告知采购人和中标（成交）供应商在法定时间签订政府采购合同。针对采购人对中标（成交）供应商不满而拒绝签订合同的情况，相关监督管理部门应积极审查采购文件和采购过程，对于存在违法违规问题的，须责令重新采购；对于发现评审过程存在问题有可能影响采购结果的，须责令评标委员会重新评审；同时，对于采购人无正当理由不与中标（成交）供应商签订合同的，则依据《政府采购法》第71条的规定做出处理。

　　严格执行合同备案制度的相关规定。采购人与中标（成交）供应商应当严格按照规定，将政府采购合同报送备案，对于发现的采购单位未按规定报送备案等违规行为将公示通报并予以处罚。

　　加强对履约过程的监督管理。政府采购合同的履约、验收工作需要以采购合同备案为基础，主要检查采购合同当事人是否依约履行合同义务，是否擅自变更、解除合同，是否依约和依法进行合同验收等。特别重要的是，对于变更采购合同的，经主管部门批准，可以与供应商协商签订补充采购合同，补充采购合同的金额不得超过原合同金额的10%，合同总金额不得超过原采购预算。同时要切实注意，政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。同时，政府采购合同未约定或者约定不明的事项，采购人可以与供应商协商签订补充协议，补充协议不得变更采购合同的实质性内容。

　　加强对违约供应商的处理。对违约供应商除采购人追究其违约责任赔偿损失外，监督管理部门可以将其违约行为记录在案，情节严重的，依据财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第75条规定，将其列入不良行为记录名单，在1～3年内禁止其参加政府采购活动。

　　实现政府采购全流程的公开、公平和公正，确保政府采购合同与招标采购文件相一致。合同双方当事人、集采机构、监管部门相互协作，认真做好政府采购合同签订事宜。招标文件既定的实质性条款绝不能作改动，所签合同必须与招标文件保持一致。建立严密的层层审核和责任约束制度，发现情况，随时告知当事人纠正，确保政府采购工作取得最大效能。

　　完善采购制度 用好电子化手段

　　建议尽快制定政府采购合同管理的必备条款，统一采购合同文本，规范政府采购合同。我国《政府采购法》第45条规定，国务院政府采购监督管理部门应当会同国务院有关部门，规定政府采购合同必须具备的条款。同时，《合同法》第12条规定了《合同法》一般条款，包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

　　由于没有统一的政府采购合同示范文本，目前，政府采购合同文本五花八门，其弊端显而易见。政府采购合同除上述《合同法》规定的一般条款之外，还应具备哪些必备条款，建议相关部门尽快制定出统一的政府采购合同示范文本，规范政府采购合同格式，并完善相关政府采购工作程序，提高合同管理工作效率，以在实际工作中更好地完善政府采购合同备案管理工作，保障政府采购合同履约、验收工作顺利进行。

　　鉴于信息化的不断发展，适应电子采购趋势、强化采购合同管理的流程管理也至关重要。为适应电子采购的要求，制定规范的电子采购合同文本，区分格式条款与非格式条款，指导合同当事人正确使用电子采购合同文本。电子采购合同文本的签章应符合《电子签名法》的要求，保证电子采购合同的有效性和真实性。电子化合同的签订、履行的节点应实现流程提示，便于相关部门的监督管理。同时实现采购系统与支付系统衔接，简化操作流程。政府采购合同的备案除提交纸质版的资料以外，也可以在信息平台网络系统提交电子版，以方便查询、查阅。应当说明的是，对于有疑问或有争议的采购合同事项，应当以纸质版备案为准。

　　建立调解机制 处理合同争议

　　因采购合同发生的争议，集中采购机构应按照相关规定进行调解，当事人对调解不满意的，可以申请仲裁或向人民法院提起诉讼。政府采购合同的审核是一项复杂而专业的工作，不仅要求工作人员懂得法律知识，熟知专业知识，还要具备丰富的工作经验。尤其对合同条款的追加和调整要严格把关。特别要警惕那些以低价中标、再通过追加条款弥补损失的合同，以及随意改变和调整原中标项目的行为。