《政府采购法》第四十七条对政府采购合同备案管理作出了明确的规定，即政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人（受采购人委托的采购代理机构、分包履行合同供应商等）应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。

　　在政府采购活动中，往往比较注重采购项目、采购程序、采购方式和采购资金拨付的监督与管理，而对购后的合同备案则不太重视。这就同法规、制度以及章程等严重不符。

　　为保证政府采购合同备案的更加依法、按规合章以及制度化，当前政府采购合同的备案工作亟待从以下三方面抓起。

　　第一方面：从落实政府采购合同具体备案工作由谁负责抓起。首先，无论是采购人直接与供应商签订的政府采购合同，还是委托采购代理机构或分包履行合同的供应商等以采购人名义代其签订的政府采购合同，都要由采购人负责报同级政府部门和有关部门备案，不得发生相互推诡扯皮和职责不清等现象；其次，明确由谁负责政府采购合同备案工作非常重要：一是因为政府采购合同是依法开展政府采购项目的采购活动获得结果的书面记录，采购人、采购代理机构等是否按照规定采取法定的采购方式，是否执行法定的采购程序，政府采购是否严格按照所批准的预算执行等，在政府采购合同中都要有所表现和载明；二是政府采购合同也是各级政府财政部门和其他有关部门对政府采购活动实施监督的重要依据；三是采购人与中标、成交供应商签订采购合同后，要按照合同约定和政府采购资金管理的有关规定，向同级财政部门申请拔付应当支付给供应商的价款或批酬，同时，政府采购合同更是各级财政部门审核拔付政府采购资金的重要依据；所致，依法落实对已签订的政府采购合同由谁负责及时向规定部门和有关部门备案工作就显得尤其重要与迫切；另外，鉴于我国实行分税制的财政管理体制，一级政府设立一级预算，政府采购也相应地分级进行，各级政府采购活动受本级政府的财政部门及有关部门监督，各级政府采购资金相应由本级财政部门支付；采购人、采购代理机构在签订政府采购合同以后，要按照隶属关系，将合同副本报同级财政部门和其他有关部门备案，同时，有些合同副本（材料等）还要报政府的其他有关行政职能（主管）部门备案。

　　第二方面：从所有政府采购合同在签订后都要不折不扣地向同级财政部门和有关部门备案抓起。其一，向同级财政部门和其他有关部门报送政府采购合同备案是法律、行政法规所明确的，具有强制性，是不容讨价还价的；其二，加强财政部门和其他有关部门对政府采购后合同备案的源头管理是马虎不得和“偷工减料”不得的，一切相关使用政府性（包括财政性、政策性收入或其他社会公共资金等，私人所拥有的资金除外）所开展的政府采购活动和已签订了的政府采购合同都属于备案及监督的范畴；其三，实行政府采购合同（包括政府采购活动）的监管和备案制度，不仅有利于财政部门及时调度和审核拔付政府资金，而且能促使政府采购合同签订后在规定期限内向财政部门和其他有关部门及时备案，这更利于为以后的备查和检查提供依据；其四，这里所说的其他有关部门，是指依照其他有关法律、行政法规的规定对政府采购负有行政监督职责的政府有关部门，主要包括经贸、水利、交通、铁道、民航、信息产业等行政主管部门、建设行政主管部门等；其五，政府采购合同向同级相关部门及时备案，既是法律、法规和制度所规定的，也是为政府某项采购活动结束后合同更好地履行和执行约定等提供强有力之保障。

　　第三方面：亟待从政府采购合同备案材（资）料的全面和完整性抓起。1、采购人（包括受采购人委托的代理采购机构、分包履行合同的供应商等都由采购人负责报送备案）在办理政府采购合同备案时，不仅要报送政府采购合同的副本文件，也要考虑报送与采购合同有关联的其他文件和资料；2、采购人、采购代理机构等，在平时的政府采购合同签订后，要及时安排专人负责本单位或本部门的采购合同文件、资料的收集和整理以及备案工作；3、采购人、采购代理机构要切实保证政府采购合同签订后的完整性、安全性和保密性，要加强采购合同的安全管理工作，防止更改合同内容、遗失和损坏采购合同等现象的发生；4、对已签订的政府采购合同若涉及供应商的商业机密或切身利益的，没有得到有关方面的许可，其合同内容（包括正副本和复印件等）不得对外提供；5、采购人、采购代理机构要及时做好政府采购合同签订后的向相关部门备案工作，并认真妥善做好未上交备案合同有关资（材）料的管理工作，不得公开不该对外公开的合同价格、履约、分包等项内容；6、采购人、采购代理机构等要负责好政府采购合同的经常性管理工作，不得外借所保管的政府采购合同所有文件、材料，一经发现，将受到一定的处罚。