枣采办〔2007〕8号

市直各部门、各单位，各区（市）财政局、政府采购管理办公室、政府采购中心，各有关采购代理机构：

　　为加强和规范政府采购档案管理，有效保护和充分利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合我市实际，制定了《枣庄市政府采购档案管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

    附件：枣庄市政府采购档案管理暂行办法 
  
                               二○○七年十二月十日

枣庄市政府采购档案管理暂行办法 

第一章  总  则
第一条 为加强和规范政府采购档案管理，有效保护和充分利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合我市实际，制定本办法。      
第二条　枣庄市政府采购项目档案管理适用本办法。       
第三条　政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸（图表）、声像、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录和内容。      
第四条　政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购管理、组织实施采购过程中形成的文件等，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章  政府采购档案的内容
第五条　政府采购档案具体包括：     
（一）政府采购计划文件      1、采购计划申报表；       2、采购预算和资金构成（如市本级要求采购人提供的预算单位用款计划申报表或单位自筹资金到达政府采购资金专户的有关资料和证明等）；      3、采购需求清单或需求说明和资料，包括变更采购方式申请意见等； 
    4、采购人和采购代理机构签订的委托代理采购协议书；     
（二）政府采购前期准备及招标文件 
    1、变更采购方式审批表；       2、招标采购领导小组成员名单；       3、招标前会议纪要；       4、采购人对招标文件的审核确认记录（签字）；       5、招标采购文件，包括有关文件、资料、图纸等；      6、发售招标文件记录；       7、已发出招标文件的澄清或修改文件；       8、招标采购信息公告所刊登的媒体记录；       
（三）政府采购开标文件      1、投标文件正本，包括有关文件和资料等；      2、投标截止时间前，投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录；
    3、接受供应商投标的记录；       4、开标一览表； 
    5、开标过程有关记录，包括唱标记录和采购项目样品送达记录等；
（四）政府采购评审文件      1、抽取评审专家名单和评审专家签到表；      2、评标委员会名单及现场监督人员名单；       3、评标委员会工作文件，包括评标办法、评标细则、评标纪律等；      4、工作人员评审过程记录 ；      5、评审专家评审记录及格式文本；        6、供应商的书面澄清、承诺；        7、评标报告、废标报告及处理意见；       8、现场监督人员签字记录；
    9、评审过程中其他需要记载的事项。     
 （五）政府采购中标文件       1、中标、成交结论书或中标、成交候选供应商排序表；      2、招标采购领导小组对评标委员会授标建议的审定意见；      3、中标、成交通知书；      4、采购结果公告记录； 　　
（六）政府采购合同文件      1、政府采购合同，包括依法追加、补充、修改、中止或终止合同等相关记录；       2、采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录；     
 （七）政府采购验收及结算文件 
    1、政府采购项目验收方案、验收和抽查报告、验收和抽查结果处理意见等资料；      2、政府采购项目验收单；       3、采购项目验收结算或预付款通知书；      　　
（八）其他文件  
  1、公证文书；     2、争议或纠纷处理结果；      3、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；       4、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；      5、其它需要存档的资料。       上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则列示涉及的部分内容。

第三章　政府采购档案归集
第六条　采购人和采购代理机构应将采购项目实施过程中形成的全部文件资料进行收集整理，并及时报同级政府采购监督管理部门备案。
第七条　采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。有关单位应建立健全其使用管理制度，以满足监管工作的实际需要。       
第八条　政府采购档案应当符合以下要求：      
（一）档案的内容要规范统一；      
（二）采购过程中记录的资料要齐全完整；      
（三）必须保存原始件的不可用复印件替代；      
（四）文件材料中的签名、印鉴手续要齐全；      
（五）档案应符合国家有关规定的标准，并便于保管和利用。      
第九条　政府采购档案不符合规定要求的，责任单位应尽快补齐相应资料，保证档案的完整、真实和有效性。

第四章　政府采购档案的管理
第十条　政府采购监督管理机构、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。      
第十一条　档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、项目交付验收和结算完成后，按照要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，切实做到标识清晰、存放有序、查阅方便。      
第十二条　政府采购档案应妥善保管，并保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。      
第十三条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。      
第十四条　政府采购档案按照年度政府采购项目编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程进行排列。 
第十五条　政府采购档案文件一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图纸、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。
第十六条　政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。       政府采购现场监控系统录制的音像资料的保存期限，按实际监管工作需要确定或保存至该政府采购项目履行完毕为止。
第十七条　对未中标供应商的投标文件，作为资料由采购人或采购代理机构保存，保存期限从采购结束之日起一至二年。

第五章　政府采购档案的使用和销毁 
第十八条　查阅、复印政府采购档案，应填写《政府采购档案查阅、复印登记表》，经单位负责人批准后方可查阅；需复印档案的，由档案管理人员按指定页码复印。
第十九条　外借政府采购档案，应填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间最长不得超过三天。外借档案返还时，档案管理人员应按照外借登记内容认真核查档案，确认无误后办理返还手续。      
第二十条　档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换档案内容。      第二十一条　保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：     （一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；      （二）销毁意见应报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案；      （三）销毁政府采购档案时，应邀请同级政府采购管理部门人员参加现场监销；      （四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真进行核对清点，销毁后应在销毁清单上签名。

第六章  监督检查
第二十二条 各级政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。      
第二十三条 采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。      
第二十四条 违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政主管部门和政府采购监督管理部门处以罚款和对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：  　
（一）将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交归档管理部门和人员归档的；  　　（二）违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；  　　
（三）涂改、伪造和损毁档案的；  　　
（四）档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；  　　
（五）隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的。

第七章　附　则
第二十五条　各区（市）财政部门可根据本办法制定具体实施办法，同时报市政府采购管理办公室备案。 
第二十六条　本办法由枣庄市政府采购管理办公室负责解释。
第二十七条　本办法自2008年1月1日起施行。