邵阳市财政局

　　邵财购【2009】 6 号

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　　关于印发《邵阳市政府采购档案管理办法》的通知

　　各县市区财政局、档案局，市直各单位：

　　为加强政府采购档案管理，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我市政府采购工作的实际情况，制定了《邵阳市政府采购档案管理办法》。现印发给你们，请遵照执行。

　　邵阳市财政局               邵阳市档案局

　　       二○○九年六月二十日

　　邵阳市政府采购档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强政府采购档案管理，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我市政府采购工作的实际情况，制定本办法。

　　第二条市辖范围内政府采购档案管理适用本办法。

　　第三条 政府采购档案是指行政机关、事业单位、团体组织（以下简称采购人）和采购代理机构在政府采购活动中形成具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。

　　第四条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人和采购代理机构在组织实施政府采购活动中形成的各种文件材料应归入政府采购档案，确保档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

　　第五条 采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理工作，建立健全政府采购档案的管理制度，保证政府采购档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。

　　第六条 各级财政和档案部门负责同级政府采购档案管理工作的指导、监督和检查。

　　第七条 采购人在政府采购活动中所形成的政府采购档案，按照《政府采购法》、《档案法》规定的保管期限和《归档文件整理规则》的有关规定进行整理。

　　第二章　政府采购档案的归档范围

　　第八条 政府采购档案内容主要包括：采购活动记录、登记表、采购预算、采购文件、投标文件、评审报告、成交合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件资料。

　　其中采购活动记录至少应当包括下列内容：

　　（一） 采购项目类别、名称；

　　（二） 采购项目预算、资金构成和合同价格；

　　（三） 采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因和经财政部门批准的依据；

　　（四） 邀请和选择供应商的条件及原因；

　　（五）评审标准及确定中标人的原因；

　　（六） 废标的原因；

　　（七） 评审委员会的产生方式和组成人员；

　　（八）采用招标以外采购方式的相应记载。

　　第三章　政府采购档案收集和整理

　　第九条 政府采购项目合同签订后三个月内，由该项目经办人或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理，并按要求移交给档案管理人员。因故不能按期整理、移交的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。

　　采购代理机构在组织采购活动中的各种采购文件资料应交给采购人一份;采购文件资料只有一份的，原件由采购人保存，其他单位保存复印件。采购代理机构与采购人进行采购文件资料交接时应有书面记录，并纳入采购档案。

　　第十条 整理的政府采购档案应包括采购项目的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图等格式的各类文件材料。采购现场如采用监控系统录制的，音像资料可作为辅助档案资料保存，有关单位应建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以满足监管工作的实际需要。

　　第十一条　政府采购文件材料归档应当符合以下要求：

　　（一）政府采购档案的内容符合要求，规范统一；

　　（二）采购操作中形成的文件材料齐全完整；

　　（三）档案内容要求是原始件的，不可用复印件替代；

　　（四）文件材料中的签名、印鉴手续齐全；

　　（五）首页有“政府采购档案目录”；

　　（六）整理的政府采购档案应符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

　　第十二条　政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，并说明补齐原因及有关信息，档案管理人员审核无误后归入原案卷中统一归档，保证档案的完整、真实、有效。

　　第十三条　政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程，并参照《政府采购档案目录》的顺序排列。

　　第十四条　政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

　　第十五条 政府采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少十五年。重要的通信、基础设施建设或有重要意义需永久查考利用的采购档案，应永久保存。

　　未中标或成交供应商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存五年。

　　第四章　政府采购档案的管理

　　第十六条　采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案管理工作，采购人的档案归入同期会计档案管理，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

　　第十七条　档案管理人员应加强政府采购归档档案的管理，在采购活动结束后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

　　第十八条　政府采购档案应妥善保管，并保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

　　第十九条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。单位负责人签字认可，方可生效。

　　第二十条　采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

　　第五章　政府采购档案的使用和销毁

　　第二十一条　档案查阅利用应严格按照档案查借阅规定，办理相关手续。档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换档案。

　　第二十二条　政府采购档案保管期满后，应按以下程序进行销毁：

　　（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册，销毁意见应报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案；

　　（二）销毁政府采购档案时，应邀请同级财政、档案部门人员参加现场监销；

　　（三）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员应认真核对、清点要销毁的档案，档案销毁后应在销毁清册上签名。

　　第六章  法律责任

　　第二十三条 采购人、采购代理机构违反本办法规定，隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，依据《政府采购法》第七十六条、《档案法》第二十四条、《档案法实施办法》第二十八条由同级财政、档案部门处以2万元以上10万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处以500元以上5000元以下的罚款并给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

　　应当执行政府采购制度的采购项目，采购人未建立政府采购档案的，或政府采购档案不完整的，参照本条第一款规定予以处罚。

　　第七章　附则

　　第二十四条　各县市区财政档案部门可根据本办法规定制定具体实施办法，同时报市财政局备案。

　　第二十五条　本办法自发布之日起施行。

　　2009年6月20日