秦财采办【2008】616号

　　各县区财政局、市直各预算单位，市政府采购中心及政府采购代理机构：

　　为了切实加强政府采购项目档案管理，保证政府采购项目档案的完整和规范，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》，我们制定了《秦皇岛市政府采购项目档案管理暂行办法》,现印发给你们，请认真遵照执行。执行中遇有问题，请及时与秦皇岛市财政局政府采购办公室联系。

　　二零零八年八月十四日

　　附件  《秦皇岛市政府采购项目档案管理暂行办法》

　　附件：

　　秦皇岛市政府采购项目档案管理暂行办法

　　第一条  为了加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合秦皇岛市实际情况，制定本办法。

　　第二条  本办法适用秦皇岛市各级政府采购项目档案管理。

　　第三条  全市各级财政部门是政府采购监督管理部门，负责政府采购项目档案工作的指导、监督和检查。

　　第四条  政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理、组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性。

　　第五条  政府采购项目档案是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

　　政府采购项目档案包括的内容执行《中华人民共和国政府采购法》第四十二条的有关规定。

　　第六条  政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便、严防毁损、散失。

　　第七条  政府采购档案按照年度采购项目编号或采购方式类别顺序对全部政府采购项目进行组卷。采购活动记录登记表应单独造册，作为查询目录索引。卷内单一采购项目的档案文件材料按照政府采购工作流程规定的实施程序，参照《政府采购项目档案参考目录》的顺序排列。

　　政府采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。招投标文件、大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法统一装订成册的，可在档案中统一编页，单独编号保存。

　　第八条  政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后，一般应在三个月内，分别按归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。

　　第九条  政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应指定专人负责政府采购项目档案的管理，并建立健全政府采购项目档案查阅、复制及借阅制度。

　　第十条  政府采购项目档案从采购结束之日起至少保存十五年。保管期满的政府采购项目档案，按档案管理的有关规定销毁。

　　采购现场监控系统录制的音像资料，作为辅助档案资料保存，保存期限根据实际工作需要确定。

　　第十一条  政府采购项目档案管理人员变更，应按规定办理档案移交手续。

　　第十二条  采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购项目档案，应当按档案管理的有关规定移交相关部门。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　第十三条  采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门及有关部门对其政府采购档案的检查。

　　第十四条  违反上述规定的，依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定处理。

　　第十五条  本办法由秦皇岛市财政局负责解释。

　　第十六条  本办法自发布之日起施行。