青财采〔2010〕11号

　　青岛市财政局关于印发《青岛市政府

　　采购项目档案资料收集整理规范》的通知

　　市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：

　　现将《青岛市政府采购项目档案资料收集整理规范》印发给你们，望认真遵照执行。

　　二○一○年九月二十一日

　　青岛市政府采购项目档案资料收集整理规范

　　为进一步加强政府采购项目档案管理工作，统一政府采购档案收集、整理标准，提高档案整理质量，根据青岛市财政局关于印发《青岛市政府采购项目档案管理办法》通知规定制定本规范。本规范自发布之日起执行。

　　一、档案资料的收集、整理和立卷

　　（一）政府采购项目档案资料是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。

　　（二）采购人和政府采购代理机构，对政府采购各环节生成的档案资料要及时收集，并妥善保存。政府采购项目完成后，采购人和政府采购代理机构应及时完成档案资料的整理、装订和立卷。

　　（三）政府采购项目档案原则上按“卷”管理，一个采购项目的档案为一卷。当一个采购项目资料过多时，可将资料按顺序分卷，一个卷单独设一个案卷号，卷号连续排列。

　　（四）招标文件、各投标文件资料除外的政府采购项目档案资料，按照形成的时间顺序排放，装订成册（下称“项目资料汇总”），并按文字页编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。

　　（五）招标文件、各投标文件资料分别装订成册，并分别按文字页独立编排页码、前置目录和加装封面。

　　二、档案卷内目录、案卷目录和卷内备考表的填写

　　（一）政府采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（附件1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。

　　（二）卷内目录采用表格形式(包括纸质稿和电子稿),表格栏目设置包括：件号、题名、具备状况、起止页码、备注（附件1）。各栏目具体填写要求：

　　件号：按照题名以流水号顺编；

　　题名：依据采购过程中实际发生的主题命名；

　　具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写“有”、“无”或“未”；

　　起止页码：填写每份文件所在的分册号和起止页码（附件1）;

　　备注：填写需要附加说明的事项，例如，同一题名的文件资料份数为2份以上时，需在相应的备注栏内填写实际份数。

　　（三）卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间（附件2）。各项填写要求：

　　本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；

　　立卷人：案卷整理人签名；

　　审核人：单位审核负责人签名；

　　立卷时间：项目开标之日起第15天的日期。

　　（四）政府采购档案相关责任部门要建立档案案卷目录（包括纸质稿和电子稿），其内容包括：标注“档案案卷目录”字样的封面（附件3）和案卷目录（附件4）两部分组成。案卷目录采用表格形式，表格栏目设置包括：案卷号、题名、起始年月日、终止年月日、件数、页数和备注。各栏目具体填写要求：

　　题名：填写“采购单位名称+关于+采购对象名称+采购项目的文件材料”,例如，“市教育局关于扫描仪采购项目的文件材料”；

　　起始年月日：填写开标年月日，采用8位数，前4位数为年度，后4位数分别为月、日份，月、日份不足2位加“0”补齐，例如，“20010102”；

　　终止年月日：填写项目验收年月日，采用8位数；

　　册数：填写本案卷内包含的实际册数；

　　页数：填写本案卷内各册资料页数相加，例如“24+68+59+┄┄”；

　　备注：填写采购项目的代理机构全称，例如“青岛市招标中心”。

　　三、档案资料的分册

　　档案资料的分册按照资料汇总、招标文件、各投标文件的顺序连续编排册号。在每一分册的封面上标明册号和该项目档案资料的总册数，册号用罗马数字(如果册数超过10个，从第11册开始用阿拉伯数字)，总册数用阿拉伯数字，例如，第Ⅰ册（共5册）、第11册（共5册）。

　　四、封面设置

　　（一）项目资料汇总封面设置包括：项目资料汇总、项目名称、项目编号、采购方式、代理单位全称、开标时间和分册编号（附件5）。项目名称填写“采购对象名称+采购”，例如，大米、花生油采购；项目编号通常由各代理机构自行编排；代理单位全称填写“××市××代理机构，例如,青岛市中钢招标有限公司；

　　（二）招（投）标文件材料封面设置包括：“招（投）标文件”、项目名称、项目编号、采购（投标）单位全称、招（投）标文件完成时间和分册编号（附件6）。采购单位全称填写“青岛市+采购单位名称”，例如，青岛市慈善总会。投标单位全称填写“青岛市+投标单位名称”，例如，青岛市海尔集团股份有限公司。

　　五、档案盒设置

　　（一）在档案盒正面上四分之一处正中位置，标注档案管理单位全称（附件7）。

　　（二）档案盒盒脊设置包括：全宗号、目录号和案卷号（附件8）。各项具体填写要求：

　　全宗号：填写单位档案代码，例如青岛市财政局档案代码为“64”；目录号：填写档案类型代码，例如，青岛市财政局政府采购项目档案代码为“12”；

　　案卷号：按照采购项目的完成时间顺序编排，从建立政府采购档案第一卷开始，依次编制流水号。在政府采购项目档案报送政府采购监管部门备查前，可暂不编填案卷号。

　　六、档案资料装订和封面包装

　　（一）将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。

　　（二）封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线盖在里面。

　　附件：1.卷内文件目录模板；

　　2.卷内备考表模板；

　　3.档案案卷目录封面模板；

　　4.案卷目录模板；

　　5.项目资料汇总模板；

　　6.招（投）标文件模板；

　　7.档案盒正面设置；

　　8.档案盒盒脊设置。

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