青财采〔2010〕10号

青岛市财政局关于印发
《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知

市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：
 

现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。

二○一○年八月十日

青岛市政府采购项目档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条 政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条 各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。

第二章 政府采购项目档案的收集、整理与归档

第五条 政府采购项目档案资料具体包括：
（一）项目开标前文件材料
1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；
2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；
3.政府采购项目的采购委托代理协议书；
4.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；
5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；
6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；
7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
8.其他报批手续材料。
（二）项目开标文件材料
1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；
2. 投标文件递交记录；
3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；
4.开标一览表；
5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；
（三）项目评审文件资料
1.评审专家抽取记录及名单；
2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；
3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表；
4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；
5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；
（四）项目中标（成交）和履约文件资料
1.采购结果公告记录；
2.中标（成交）通知书；
3.依法变更采购结果的记录；
4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；
5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；
（五）其它文件材料
1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。
上述（一）中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理；其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。
第六条 政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。

第三章 政府采购项目档案的保管

第七条 政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。
第八条 政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。
第九条 采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。
第十条 政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。

第四章 政府采购项目档案的利用

第十一条 采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。
第十二条 政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。
第十三条 政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第五章 政府采购档案的鉴定销毁

第十四条 对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。
第十五条 对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。
第十六条 销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。

第六章 政府采购档案的移交

第十七条 政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。
第十八条 政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。

第七章 附则

第十九条 本办法由青岛市财政局负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起执行。