日本政府采购制度规定，当采购项目不适合竞争，或者时间紧迫无法使用其他采购方式，或者使用公开招投标方式有明显损害时，可以使用直接谈判方式。另外，如果一个招投标项目已连续失败两次，政府机关可以在招标各项条件要求框架内，与供应商进行直接谈判。如果竞标优胜者没有进入签订合同，政府机关也可以直接谈判。在政府机关与供应商进行正式谈判之前，政府机关必须和公开招标一样，事先估算出期望价格。如有可能，政府机关官员必须了解两家或以上供应商的估价。政府机关决定授予合同后，必须在书面合约上签字。