美国地方政府电子采购现状与启发
美国是一个联邦制的分权国家,在政府采购上也体现了这一特点。不同州政府和地方政府在遵循政府采购的基本要求的情况下具体实施方案可能不一样。但由于有浓厚的民主传统和为纳税人服务的理念,政府采购的结果也大同小异,都侧重于提高采购效率,节约资金。美国经济高度发达,科技进步,特别热衷高科技应用,对于电子商务的应用,政府更是积极倡导。这为政府采购带来了巨大的变革。
早在1996年7月,美国马萨诸塞州就推出了Comm-PASS(国家采购进入和招商系统),这可能是互联网上最具创新的政府采购网站。该网站不仅为供应商提供了所有招商联接,而且还罗列谁赢得了招标,谁失败了,应标者的得分,以及最新的合同和术语。据美国国家采购代理商Gary Lambert透露, Comm-PASS正准备着一次转变,“它正在迎接下一轮新生。”其中一些变化也许为今天政府采购的根本性变革打下了基础。
Lambert曾设想,Comm-PASS将作为双向评估工具,依据客观要素,自动分析进来的投标,选出最有希望的应标者,置于优先考虑栏中,进一步详细核查。最后,一旦授予合同,供应商将为其用户提供一份网上目录,供它们浏览,订购货物,甚至用信用卡支付账目。其最终结果是开发一个非常丰富的电子采购系统,以招商公告为始,为政府采购者提供网上订单服务,试图推出一个功能完备、自动化程度更高,反应更敏捷和运作更透明的智能采购系统。
美国各州和地方政府抛开了把价格当作采购惟一考虑因素的法规限制的同时,借助于电子商务提高采购程序效率。正如最佳价值取向取代了低价投标,电子商务也正在改变着采购程序。
不少州和地方政府开始对政府采购的三个关键领域进行网络化采购的尝试:低额度、高价位采购;高额度、低价格采购;低额度、低价格采购。许多专家认为这种自动化操作能够带来广泛的利益,主要是因为这会驱使供应商产品价格下降或获得增值服务的机会,例如更快的配送速度,并使采购工作量最小化,有效利用采购机构的工作流程,包括减少多余的程序,减少出错概率,而且由于交易过程无需纸张,降低了交易成本。
从另一方面讲,电子商务也带来了许多挑战和问题,假如采购机构希望充分利用自动化操作,则必定会面临如下问题:例如,在互联网上传播采购信息会快速增加应标供应商的数目,这样可以扩大竞争性,但同时也显著增加了采购分析人员的工作量,因为他们必须评估大量的投标。
还应该考虑到供应商可能会激烈反对网络应用。供应商也许会对自动化操作他们的目录以及用网络传送他们的投标表示犹豫,导致采购机构也许最终只能拥有极少的供应商。采购代理机构的竞争也将成为主要的形式。
大多数采购官员认为,如果不加以正确的规划和管理,政府采购向网络转型还面临不少问题。但无论如何,政府采购网络化仍是机不可失,因此,州和地方采购代理商正集中精力于电子商务的三个层次。
第一层次:从信息发布到评估
过去的几年中,美国州和地方政府一直通过互联网传播招商信息。一些机构已经在它们的网站公布招商简况,而另外一些机构,如Comm-PASS则已经公布了完整的招标文件。招商网站也许包含一系列其他信息,从用户消费到一系列限制性招商,关于少数民族、女性所有的商业企业的信息以及可下载的登记表。
在许多行政区,供应商不再用邮件的方式接收招商信息,除非他们为此付费。为了确保所有供应商,而不是仅仅是拥有网络的那些供应商,在浏览招商信息时机会均等,采购机构已经建立了具有浏览信息的工作站的公共接入网站,或运用传真系统。
Lambert认为,与接收邮件相比,供应商更乐于在网上浏览招商信息,哪
怕这意味着进入当地公共接入站。他说:“等待邮寄的招商信息常常意味着损失三到五天的应标时间。”马萨诸塞州过去常常轮流向投标榜上的供应商传播招商信息,这意味着不是所有的供应商都能看见所有的招标。
同时,机构可以通过互联网将最新招商信息通告供应商。例如,在威斯康星州,经登记的供应商可以通过电子邮件接收他们感兴趣的招标预告。费用为每年125美元(少数民族企业每年支付65美元),确保告知供应商所有价值在2.5万美元以上的招标信息。据该州采购局局长公布,自通告开始的2年内,已有2000多家供应商登记了这种服务。通过这种方式,州政府已经公布了1500多次价值超过2.5万美元的招标。这种提醒式信息服务之所以重要,是因为威斯康星州的采购是分散采购。目前还没有全州范围内的招商榜,因此这是确保供应商可以接收重要招商通告的惟一途径。
为了使电子招商真正有效,必须进一步扩展该模式,从信息发布到包括供应商的电子化接受投标,最显著的改进是把双向信息工具变成一个评估工具,这种系统将接收的投标用一种结构化的方式输入一个数据库,在那里,对应标者的客观要素的电子化分析可以对所有应标者做出初步的结论。
这些变化将是网络采购未来发展的关键。因为互联网增加了对政府采购机构应标的供应商数目,导致更多的幕后工作,没有对这一程序的某种重组,采购机构将会再次淹没在大量的文书工作之中,那样将享受不到电子商务的任何益处。
“我们需要这样的一个地方,在那里,我们可以在人为的干扰发生之前,电子化地摘录加速选择程序所必需的信息,”Lambert解释道,“那将要求在机构内进行整体的、大量的重组。你如何设计一份招商使得投标提供正确的数据信息以供评估?使计算机能够通过赋值方式对系列问题所分解的各个部分进行有效评估?”
在互联网上双向招商和投标服务的第一
步已经开始启动。威斯康星州接受的一个电子投标来自于西雅图的一个回收公司。该实验性项目测试了互联网接入和数据签名技术的性能。在该项服务推广使用之前,现正在计划安排测试更多的此类交易,并从中找出供应商和该州政府所需的使用条件。
2000年秋天,印地安那州推出了一项RFP,目标是为它的采购网站建立一个应标系统,计划将允许供应商以加密文件的形式提出投标。该系统的目的是缩减与投标有关的大量文书工作和传送成本。(上)
(国匙网评论员)
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