联合国《采购指南》修订版6.1-第十五章《横向主题》
作者：网络转载 发布于：2020-08-21 16:40:08 来源：政府采购信息网
联合国《采购指南》修订版6.1-第十五章《横向主题》
15 横向主题
15.1 联合国全球契约
联合国项目事务署期望其承包商支持联合国全球契约及其原则。联合国全球契约是一个自愿的国际企业公民网络，旨在支持私营部门和其他社会行动者参与负责任的企业公民以及社会和环境普遍原则的推进，以应对全球化的挑战。
联合国全球契约要求公司在其影响范围内接受、支持并制定一套人权、劳工标准、环境和反腐败方面的核心价值观，即联合国全球契约的10项原则。
a）人权
■ 原则1：企业应支持并尊重对国际公认人权的保护；和
■ 原则2：保证不与践踏人权者同流合污。
b）劳工
■ 原则3：企业界应支持结社自由及切实承认集体谈判权；
■ 原则4：消除一切形式的强迫和强制劳动；
■ 原则5：切实废除童工；和
■ 原则6：消除就业和职业方面的歧视。
c）环境
■ 原则7：企业界应支持采用预防性方法应付环境挑战；
■ 原则8：采取主动行动促进在环境方面更负责任的做法；和
■ 原则9：鼓励开发和推广环境友好型技术。
d）反腐败
■ 原则10：企业界应努力反对一切形式的腐败，包括敲诈和贿赂。
联合国强烈鼓励所有供应商积极参与全球契约。为此，制定了《联合国供应商行为准则》，承认联合国全球契约十项原则的重要性，并被视为将全球契约原则纳入联合国运作的重要手段。
更多信息可查阅www.unglobalcompact.org。
15.2 可持续采购
可持续采购（SP）是将符合且有利于保护环境、社会进步和支持经济发展的要求、规范和标准结合起来的做法，主要是通过寻求资源效率、提高产品和服务质量以及最终优化成本实现。
可持续采购的概念认为，政府机构、公共部门和联合国有机会通过其集体的巨大的购买力撬动市场，生产更多可持续性的货物和服务。这种市场影响可以作为战略信号，进一步推动各种可持续性问题和政策目标方面的积极行动。这可包括但不限于：保护劳工权利、减轻不利环境影响、消除贫困、支持地方发展和实现可持续发展目标。如果应用得当，可持续采购可以帮助生产国和接受国，特别是发展中国家，在区域和国际市场上变得更有效率和竞争力。
此外，可持续性要求可能来自以下来源：
■ 联合国项目事务署合作伙伴关于经济、社会和环境可持续性的政策，如性别平等要求、健康和安全要求、车辆排放标准等；和
■ 通过市场或运营环境分析识别风险和机会，通过采购流程对其进行管理（可在采购计划和采购阶段确认）。
因此，可持续采购的实施非常重要，原因如下：
1. 提高风险管理：通过鼓励采购人员全面了解供应商的做法和当地市场的响应能力，可持续采购可以帮助确定可能影响联合国项目事务署声誉和各项目可行性的重要风险（例如：童工或强迫劳动、废物的不当处理不当）；
2. 创新：可持续采购可以使采购人员和申购人考虑更具创新性的解决方案，以满足他们的需求，否则可能无法考虑这些需求（即：制定包装回收计划，为IDP营地的人员创造当地劳动力和收入机会）；
3. 市场的长期发展：可持续采购是一个渐进的过程，随着时间的推移有助于建立市场。虽然一些地方现在可能无法提供最具可持续性的选择，包括标书中的可持续采购标准（即：要求供应商自愿披露其可持续性影响，或为当地中小型供应商创建单独的标段），但这向市场发出了一个重要信号，并将促进更可持续的长期发展；
4. 与可持续发展目标相一致：根据可持续发展目标12：“确保可持续的消费和生产模式”，可持续采购被确定为联合国2030年前实现的关键目标之一；
5. 支持联合国项目事务署的采购指导原则：可持续采购支持性价比最高的概念；公平、诚信、透明；有效竞争；以及联合国项目事务署及其合作伙伴的最大利益）。
15.2.1 联合国项目事务署可持续采购框架
根据联合国项目事务署关于职业健康和安全以及社会和环境管理的EOD，所有参与采购活动的联合国项目事务署人员都应在其工作、国家、行业和供应市场的范围内尽可能考虑可持续采购，目标是在适当时候，可持续采购成为组织内默认的采购形式。
为了实现上述目标并继续在这一领域取得进展，联合国项目事务署制定了一个强制但灵活的可持续采购框架（SP框架），该框架将适用于特定货物和服务的采购以及某些合同和招标类型。此外，根据关于健康和安全、社会和环境管理以及性别主流化的企业目标，该框架包括对不应再购买的类别的规定，并应认真考虑对妇女有特殊规定的类别和可持续发展目标5（可持续发展目标5——实现性别平等，赋予所有女性权力）。
可持续采购框架分为三个部分：
1. 按合同和招标类型考虑的因素。这包括以下考虑因素：
• 在使用正式招标方法（ITB和RFP）时，包含供应商可持续性调查表，作为DRiVE计划的一部分（见第1.5.4.1条“DRiVE计划”）。
• 在制定长期协议（LTA）时包含至少两条可持续标准纳入：至少一条性别主流化标准和另一条技术可持续性标准。
2. 特定类别货物和服务的技术考虑因素。预先确定的类别包括：ICT设备、车辆、发电机、清洁产品、清洁服务、服装和制服、家具、办公用品、活动和会议以及咨询服务。
3. 不应再购买的类别。这包括：一次性塑料制品、一次性纸杯和柴油发电机。
联合国项目事务署内联网上有不时修订的可持续采购框架的全部细节。
从2020年1月1日起，对于等于或高于5,000美元的新采购流程，必须遵守可持续采购框架。一些例外情况将适用，此外，如果市场条件被认为不适合此类考虑因素（由于缺乏可用性或出于性价比的考虑），可向PG负责人申请放弃。
15.2.2 可持续采购实施的一般考虑因素
以下一般考虑因素适用于联合国项目事务署可持续采购的实施：
i. 可持续采购没有“万全之策”。实施时，可持续采购的考虑因素应根据各采购需求和当地市场的响应能力进行调整。联合国项目事务署采购人员应努力在其采购过程中平衡环境、社会和经济因素，因为这些因素是相互依存的；
ii. 在采购流程中采用可持续采购要求的意向应尽早确定，即在采购计划阶段，并应得到适当市场研究的支持。联合国项目事务署的采购程序允许在多个阶段进行可持续采购考虑（详情请参见第15.2.3条“采购流程中的可持续采购实施”），包括：外包；要求定义；招标；评标；合同定稿和签发；以及合同管理；
iii. 可持续采购要求应基于证据，即：基于现有的和可信的第三方社会或环境认证标准，或基于从联合国项目事务署或行业利益相关方、民间团体和国际发展机构收集的信息。
15.2.3 采购流程中可持续采购的实施
本节包括在采购流程的关键阶段实施可持续采购的具体考虑因素。特别是，鼓励联合国项目事务署人员访问可持续采购指导内联网页面，获取联合国项目事务署可持续采购的案例研究样本。此页面会定期更新，包含来自实地的新示例。或者，请联系PG 的可持续小组，sustainable.procurement@unops.org。
a）计划
项目级采购计划阶段对于确保能够确定适当的可持续性考虑因素并将其嵌入流程（若适用）而言至关重要。这应与项目经理或申购人合作完成，最好是在承接业务阶段与合作伙伴或资金来源方展开讨论之前或讨论期间就开始。
本阶段的具体考虑因素：
1. 进行市场分析。这有助于了解：
a）当地市场已有哪些解决方案；
b）在其他地方（如国际上）做了什么；
c）针对具体产品或服务，需要了解的主要社会、环境和经济风险/机会是什么；
d）有哪些可用于产品或服务（若有）的第三方社会或环境标准（即生态标签）；
e）是否有可能考虑更具可持续性的替代方案。
2. 进行可持续性风险评估。这将有助于通过评估采购计划中的关键消费数据和具体采购流程来确定优先领域。应通过确定在市场响应和改进潜力方面提供最佳机会的产品或服务组别来确定优先级。在此过程中，应重点关注重要且相关（或被视为较高风险）的可持续性要素上。例如，如果采购流程是用于帐篷的（众所周知，帐篷通常不附带大量包装），将可持续包装要求（例如：包装回收或减少包装）包含在内可能并不十分相关；
3. 重新考虑需求，即：具体考虑是否需要购买这些货物或服务。可能存在另一种解决方案，例如：租赁或购买更少的单位，这可能更具成本效益，从而减少浪费和排放。例如，可采用总购置成本方法对产生相同预期结果的不同类别（如发电机和太阳能电池板）进行比较，以确定最具成本效益和可能最环保的解决方案；
4. 考虑与当地供应商接洽，了解哪里有可能提高自身的可持续性。联合国全球契约在世界各地都有地方分会网络，可能对你的供应商有所帮助。会员资格使公司能够访问其所在地区的一些同行，并与他们分享最佳实践。更多详细信息，请访问https://www.unglobalcompact.org/engage-locally。
b）要求定义
明确和现实的需求对于成功开展采购流程而言至关重要，应以计划阶段收集的信息为基础。重要的是以不妨碍竞争的方式起草可持续性要求。
本阶段的具体考虑因素：
1. 定义规范、职权范围或工作说明书中可接受的最低可持续性要求。要求应该是清晰的、具体的和可衡量的，并且以市场研究结果为基础。要求可能指现有的第三方社会或环境标准（如能源之星、公平贸易或同等标准）；
2. 要求定义应通过精确的技术、功能或性能规范来解决具体和相关的可持续性要求。具体要求应设定一个所有公司都应达到的门槛，或者允许公司提出创新想法，以应对可持续性风险/机会；
3. 采购人员可以指定生产中使用的材料和/或生产方法或服务交付方法。然而，技术规范应当与合同的标的相联系，并应仅包括与正在采购的货物、服务或工程的生产相关的要求。除非有正当理由，否则联合国项目事务署不应要求提供一家公司或一个国家或地区的公司拥有专有或只供其使用的生产流程。
c）采购
寻找负责任的供应商是确保可持续性风险最小化的重要步骤。换言之，可持续采购不仅包括购买的产品，还包括从谁那里购买。利用联合国项目事务署的购买力，采购人员可以鼓励或影响供应商作出重要改变，从而提高整个供应链的可持续性。
本阶段的具体考虑因素：
1. 考虑采购的战略方法，例如：创建供应商的候选名单或资格预审名单（见5.7），或对执行长期合同（如一揽子采购协议和长期协议）采购流程中重复的类似要求进行分组（详情参见第11.4条“长期协议”和第11.5条“一揽子采购协议”）。与临时采购相比，长期合同将给予供应商更大的投标激励，并随着时间的推移增加提高供应商可持续性的机会（在合同管理阶段进行监控）。
2. 考虑在其他特殊利益群体的基础上，为有限竞争创建候选名单（见第6.2.2条“有限国际竞争和有限国家/区域竞争”），前提是这些特征表明项目的环境或社会经济成果得到改善。还应允许为符合其他特殊利益群体特征的业务指定一定比例的标段或分包合同。此类特征应限于以下两个方面：
a）根据当地或区域环境界定的微型、小型或中型企业；
b）根据地方或区域环境界定的地方特殊利益群体，如妇女所有、年轻人所有或包容残疾人的企业：
o 妇女所有企业定义为至少51%归一名或多名妇女拥有和控制的盈利组织，其全职员工少于250人，且未被视为市场垄断者。
o 年轻人所有企业定义为至少51%由一名或多名15-30 岁的个人拥有和控制的盈利性组织，其全职员工少于250人，且未被视为市场垄断者。
如果项目协议不包括上述规定，业务部门必须向PG负责人发送请求并概述：
■ 将要进行的采购（时间、内容和对象）；
■ 采购是包括全部还是部分标段，还是包括指定部分的分包合同；
■ 确认捐助者或资金来源方支持该要求和限制竞争的意愿；
■ 将雇用哪些其他特殊利益群体（即当地妇女拥有的小型企业）以及验证和定义这些当地或区域环境特征所需的文件；
■ 关于市场响应这些规定的能力的详细信息（即：市场研究）；
■ 关于如何验证将被列入候选名单的其他特殊利益群体供应商的详细信息；
■ 关于这些规定将如何提高项目的环境或社会经济成果以及预期结果的详细信息。
PG负责人将与法律小组和其他合适的利益相关方协商，逐个审查每项请求，并酌情提供书面批准。
d）招标
招标阶段对于可持续采购的实施至关重要，因为招标文件将包括对报价书进行评估所依据的评标标准（在该过程的后期，即在对投标文件进行评估期间，不能添加任何其他标准）。编制招标文件也很重要，因为招标文件的一些关键要素（包括要求定义）将被纳入合同，并在合同管理期间用于监控履约情况。
本阶段的具体考虑因素：
1. 考虑创建一个明确确定可持续购买意愿的标书标题；
2. 如果相关且合理（见第6.2条“竞争类型”），考虑进行公开或有限的国家/地区竞争，和/或补充国际招标广告，向能鼓励中小型当地企业投标的当地商业协会或组织传达机会；
3. 考虑将大规模采购分成较小的几个标段。对于可能没有能力投标整个订单的当地中小型供应商而言，可能更容易获得较小的标段。若标书的财务评审中使用总购置成本（TCO），标段也可以用来抵消风险。请参见第6.5.2条第f款；
4. 如果难以定义明确的可持续性要求，或者更具可持续性的方案的潜在价格影响未知，考虑允许包含增强的可持续性考虑因素的替代报价书。请参见第6.5.2条“投标人须知”第g款，备选标书/报价书；
5. 将所需的最低可持续性要求嵌入招标文件的资格、技术和财务评审标准中（见第6.5.3条“评标标准”）。这应该基于之前制定需求定义和本地市场的成熟度。可持续性标准可以作为合格/不合格标准（强制性标准，如RFQ和ITB的资格标准或技术标准）、作为评标标准（仅适用于RFP 的技术标准）或作为自愿披露标准（非强制性标准，适用于所有标书类型）嵌入招标文件。请参阅可持续采购内联网页面上的联合国项目事务署可持续采购标准检查清单。应注意平衡可持续性考虑因素和其他不可持续性考虑因素；
6. 评标标准可能需要证明可持续采购的技术能力。在实践中，这可能需要投标人：
a）之前拥有成功执行具有类似要求的合同的经验；
b）聘用或有能力获得拥有处理合同的可持续采购要素所需学历和专业资质、实践和经验的人员；
c）拥有或有能力获得环境保护所需技术设备；
d）有能力旅行合同的可持续采购方面。
7. 国际公认的认证或资格认可计划或等同计划可用于证明投标人有能力采用环境管理措施。此类计划可包括ISO 14001或同等标准；
8. 某些产品/服务类别（如：车辆、ICT、发电机和照明）的财务标准可以包括使用总购置成本（TCO）方法进行评估的要求。详见第6.5.3.3条“财务标准”；
9. 将在评价阶段评估与招标文件中规定的评标标准的符合性。在申请授标之前，联合国项目事务署还可以对推荐授标的供应商进行背景调查，包括核实童工、采矿和性剥削等合同条件。详见第8.10.2条“背景调查”；
e）合同定稿和签发
将可持续性考虑因素纳入发给供应商的合同，将使联合国项目事务署能够确保实现预期产出。合同可在合同履行条款中包含经济、社会和环境考虑因素，前提是这些考虑因素被纳入招标文件并符合联合国项目事务署的政策。
这是一项至关重要的要求，特别是与供应商签订的期限较长的合同（如：长期协议）而言，预期这种关系将持续几年，或者联合国项目事务署面临的风险较高。
本阶段的具体考虑因素：
1. 将标书中的相关可持续性条款纳入合同。这些条款应该是可衡量的和现实的，并且可以包括，例如，要求改进包装，如使用回收的内容或散装装运，关于供应商在相关采购中的可持续性绩效的年度报告，或其他。如果背景调查或市场分析确定了潜在风险（例如：童工或不符合当地环境法规的可能），可以通过在合同中纳入适当条款来减轻这些风险。注：标准合同条款和条件的任何变更必须由法律部审核；
2. 包括将被评估的相关供应商的绩效评估指标或关键绩效指标（KPI）。关键绩效指标应与规范的关键可持续采购方面或中标人做出的最终合同承诺联系起来，并用于衡量合同的基本方面。
f）合同管理
在适当的时候和地方，将可持续性考虑因素纳入合同管理活动中，可以使供应商提高自身根据当前和未来的合同进行交付的能力。
本阶段的具体考虑因素：
1. 执行供应商绩效监控活动（详见第13.2 条“供应商绩效监控”）。在许多情况下，供应商绩效监测提供了一个重要机会，通过允许联合国项目事务署确定改进关键领域的优先顺序，并确定提供可持续性的机会，从而推动供应商取得更可持续的成果；
2. 合同完成后，准备供应商绩效评估（若适用）。这将有助于记录供应商在合同期间的绩效，包括针对已确定的可持续采购要求的绩效，以备将来使用。见第13.2.7条“供应商绩效评估”。
15.3 风险管理
根据OD 风险管理的要求，联合国项目事务署将风险定义为“潜在存在偏离预期目标或结果的不确定性的事件或情况”。如果管理得当，风险也可能蕴含或产生机会和积极的结果。
风险是联合国项目事务署业务环境的组成部分，联合国项目事务署努力有效地管理风险，以避免或尽量减少威胁的不利影响，并尽力创造机会。
联合国项目事务署的下列政策涉及风险管理要素，特别与采购有关：
■ EOD组织原则和治理模式；
■ EOD联合国项目事务署财务条例和细则；
■ EOI授权和问责框架
■ OD风险管理；
■ OD采购框架；
■ OD内部控制框架；
■ OI风险管理；
■ OI采购程序；
■ OI供应商制裁；
■ OI处理欺诈和腐败的政策
上述政策和本采购手册规定了（但不限于）采购活动执行过程中的以下风险管理措施：
■ 采购中的授权框架（见第2.5条“采购权限”）：
■ 识别采购流程中的其他关键职能，并将此等职能与具体的采购培训要求联系起来（见第2.2条“组织单位的职责和采购流程中的关键职能”至第2.6条“采购审查员”）：
■ 合同和财产委员会（CPC）对采购流程的审查（见第9条“采购流程审查”）；
■ 内部审计和调查组对欺诈和其他违禁行为的独立内部调查程序以及确定供应商制裁的机制的程序（见第1.5.4.2条“供应商违禁行为和供应商制裁”）：
■ 潜在违禁行为的指示指南（见第8.8.6条“潜在违禁行为的指示”）。
■ 进行背景调查的规定（见第8.10.2条“背景调查”）。
■ 供应商的投标抗议/投诉机制（见第10.2.2条“抗议程序”）：
■ 根据关键要求调整的招标和合同模板，特别是工程和施工的招标和合同模板（见第6.5条“招标文件组成部分”和第11条“合同定稿和发布及合同文书”）：
■ 药品和医疗器械采购质量保证手册（见第15.3.1条“药品和医疗器械采购质量保证手册”）。
在项目层面上，采购风险由项目经理与其他可能影响项目的风险来源共同管理，包括外部因素（政治、经济、社会和环境）。
采购风险可能产生于采购流程的任何阶段。在采购流程层面，项目经理应与采购官员密切合作，查明潜在风险，评估影响和可能性，以了解后果，并制定适当的缓解措施。下表列出了采购风险的部分举例、其可能的后果和将要采取的潜在风险缓解措施。
15.3.1 药品和医疗器械采购质量保证手册
关于健康采购，联合国项目事务署制定了一项质量保证政策，该政策载于“附件A：药品和医疗器械采购质量保证手册”中。本手册反映了联合国项目事务署致力于在药品和医疗器械采购方面实行健全的质量体系。
该手册包括联合国项目事务署在影响质量体系或受其影响的所有事项上的政策，包括其管理责任。联合国项目事务署承诺根据公认的国际最佳做法，特别是世卫组织确定并在技术报告中公布的准则和标准所建议的最佳做法、确定和支持质量管理体系所需的程序及其在整个组织卫生采购中的应用世界卫生组织国际药典和全球医疗器械协调工作组（GHTF）专著系列和综述。
15.4 紧急采购程序
联合国项目事务署的所有采购都必须按照财务报告和细则、其他相关适用法律文书和本采购手册进行。由于联合国项目事务署在冲突后和危机后行动以及紧急行动中向伙伴的支持作用增加，已制定了具体的紧急采购程序（EPP），并列入了OI关于采购程序的第9条中，并根据财务报告和细则118.05（b）和行政首席采购官对PG负责人的授权，在采购手册的本条中加以扩大。
紧急采购程序允许联合国项目事务署使用简化的流程，在紧急情况下能做出迅速反应，而同时不违背联合国项目事务署采购原则。对于联合国项目事务署而言，允许使用紧急采购程序的情况仅限于本条第15.4条所规定的情况。如需采用紧急采购程序须事先获得行政首席采购官的批准。所有其他重要和紧迫的情况都必须通过采用常规采购程序加以处理。
联合国项目事务署财务报告和细则允许的例外情况包括，联合国项目事务署在运作过程中，由于迫切需求，无法以正式的招标方式进行采购。然而，如果在具备合理理由的紧急例外情况下，仍然需要遵循的流程是对多个报价书进行对比，确保联合国项目事务署达到最大的“物有所值”目标。
为了在紧急情况下做出快速反应，同时坚持第14条所述的采购原则，以下各条所述的紧急采购程序允许使用报价请求（RFQ）和相关程序进行招标过程。
强烈鼓励参与紧急采购程序下的采购人员参加在“学习社区”板块中提供的紧急采购程
序在线课程。
15.4.1 紧急情况的定义
在本条中，紧急情况定义为：有明确证据表明发生了一个或一系列事件，对人类生命或生计构成了即时威胁，并且此等事件或一系列事件对社区的生活造成大规模扰乱的紧急情况。
一个事件或一系列事件可包括以下任一项：
a）地震、洪水、蝗灾等突发性灾害和类似不可预见的灾害；
b）造成难民涌入、国内人口流离失所或给其他受影响人口带来痛苦的人为紧急情况；
c）干旱、农作物歉收、虫害和疾病，导致社区和弱势群体满足其基本需求的能力受到损害；
d）突发经济冲击、市场失灵或经济崩溃，导致社区和弱势群体满足其基本需求的能力受到损害；
e）受影响国家政府或联合国组织机构负责人请求联合国项目事务署支持的复杂紧急情况；
f）在发展、和平建设或人道主义背景下的战略、迫切或降低风险的必要条件：这一触发因素取决于联合国项目事务署管理层的实地判断需求。这在旷日持久的危机局势中最有可能发挥作用，因为在这种业务环境中存在意外的重大变化，允许并要求迅速采取行动。这些问题的特点往往是交付所面临的敏感政治需要，或是无法通过采用常规采购程序来执行意外且异常复杂的方案来满足紧急需要。因此，采用紧急采购程序时，必须有相关区域总监在与对应的职能负责人和联合国国家工作队（视情况而定）协商后签发的支持性声明；
g）以下定义适用于术语“战略性”、“迫切性”和“风险”：
i. 战略性：此处用于说明联合国项目事务署卷入危机或在特定背景下迅速扩大联合国项目事务署方案的情况，且该术语被认定为对交付发展成果以保持相关性，以及对维系或建立本组织的声誉至关重要；
ii. 迫切性：用于此处用以表示需要在极短或中期时间内需要交付的发展成果。并且在该时期内，联合国项目事务署必须作出贡献或产生影响，以帮助联合国国家工作队继续在发展领域发挥相关作用；
iii. 风险：确定人员、资产、工程或作业可能面临的安全风险，导致脆弱性加剧，需要采取紧急行动，以将此等风险降低到可接受水平。严重的安全事件和/或较高的可能性可能构成采用紧急采购程序的关键触发因素。联合国项目事务署工作人员的生命遭受威胁的安全合规问题通常由联合国安全与安保部、联合国项目事务署安全部门或业务部门的高级管理人员确定。
h）行政首席采购官认为属于真正紧急情况的其他事件。
紧急采购流程情况示例：
■ 战略性：
■ 在整个联合国国家工作队的支持下，联合国项目事务署参与了一个关于冲突后的解除武装、遣散和重新整合的高政治稳定项目。为了确保获得“和平红利”，恢复进步和发展的希望，迫切需要取得战略上的明显进步。利益相关方使联合国项目事务署认识到在较高层面交付工作的政治紧迫性。联合国项目事务署制定了紧急程序，以便能够小规模但加速扩大联合国项目事务署的方案，满足在全国范围内开设办事处的需要，以迅速掌握前任战士的名单；
■ 维持和平行动部（DPKO，维和部）受命在一定时间内建立维和营地。联合国项目事务署的任务是扩大联合国体系的能力，并向维和部提供“快速反应”服务，使其能够在GA规定的期限内完成任务，否则便无法实现。
■ 时间紧迫性：提供与即将举行的选举相关的服务（选举日期不得更改，未能及时交付将产生国际影响）；
■ 风险：如果轰炸一个国家的酒店需要紧急采购防爆膜。
15.4.2 批准使用紧急采购程序
行政首席执行官确定何时出现能够合理采用紧急采购程序的紧急情况。除非行政首席执行官批准使用紧急采购程序，否则必须使用标准采购程序。使用紧急采购程序的申请必须以标准格式提交给行政首席执行官，其中应当说明使用的背景信息和理由，以及具体操作下的估计采购需求的说明、近似价值、数量和要求。批准申请时还必须提供理由，证明本采购手册中所述的各相关PA的任意权限均无法满足紧急情况下的采购需求。
批准采用紧急采购程序有时间限制的，仅限于特定操作，也可能仅限于与特定作业相关的确定产品的采购。合同授予只能在经批准的紧急采购程序期限外进行，但前提是该采购行动的招标流程是在紧急采购程序期限内启动的。
联合国项目事务署监测紧急采购程序的使用情况，并进行记录。此类记录将定期进行审计。
15.4.3 应急采购战略规划
顾名思义，紧急情况通常是由不可预见的事件引起的，因此单个紧急采购程序是不容易事先进行计划的。然而，可以采取积极措施，确保做好开展紧急行动的准备。紧急情况规划是联合国项目事务署常规采购规划的重要组成部分。以下所列举的活动是促进紧急采购程序的主动措施：
a）预先确定和登记紧急行动中经常所需的产品的适当供应商，包括供应商确认愿意在短时间内响应招标；
b）紧急作业中经常需要的产品，其供应商的资格预审；
c）为紧急作业中通常要求的货物、服务或工程制定标准规范/任务大纲/工作说明书；
d）与紧急操作中通常所需的产品供应商订立长期协议，并在长期协议中规定库存可用性和应急准备的需要；
e）向联合国其他组织确定有关的长期协议。
PG 将继续进行上述工作，以帮助确保组织为做好紧急情况的准备。为了使战略规划具有相关性，参与紧急情况的联合国项目事务署采购官员在每次紧急行动后务必提供相关资料和经验教训。上文所列的战略规划措施也可能与联合国项目事务署某些权力分散的办事机构有关。
15.4.3.1 紧急应变小组
在所有紧急情况下，相关业务部门应与PG联络，以确保早期信息交流和采取主动措施。此外，应将编入吸取的经验教训，因为它们是改进过程、帮助更好地管理未来紧急情况的重要资源。
15.4.4 紧急采购程序
在紧急行动期间，采购官员可以更改本条所述的常规采购程序。
当面临紧急采购活动时，采购官员应当：
■ 进行逆向规划，即从货物交付之时开始规划采购活动，反向进行，以确定每个采购步骤所需的最长时间（招标、评标、授标、合同签发等）；
■ 主动确定评标团队成员的潜在可用性；
■ 向参与该流程的相关利益相关者发出紧急通知，以便其更快地做出反应，例如，合同和财产委员会总部主席、行政首席采购官等。
与非紧急情况下适用的常规采购程序相比，紧急采购程序正式性稍显不足，但提供了更大的灵活性；经行政首席采购官自行决定后，通过向业务部门发出书面指示，可以采用更为保守的程序。例如，这可能包括要求将收到的报价书发送到安全的电子邮件地址或传真号码（如有）。
15.4.4.1 资金的可用性
在紧急情况下，通常需要在收到资金之前启动招标程序。在一般情况下，联合国项目事务署在获得资金之前不会进行招标，以避免将联合国项目事务署的资源投向未经确认的承诺，保护联合国项目事务署在供应商中的声誉。然而，如果出现紧急情况，若发生严重的延误，则可成为在确认资金可用性之前即启动这一流程的合理理由。必须向市场通告：联合国项目事务署有权取消报价书请求程序并拒绝收到的所有报价书。
在任何情况下，均不应在收到资金之前下达订单。本条规则的任何例外情况须由ED 根据财务报告和细则112.01制定的预付款活动政策以书面形式进行批准。
15.4.4.2 需求评估和要求定义
根据紧急采购程序采购产品时，对拟采购产品的功能、性能要求、特性、目标和/或预期结构的评估同样重要。应尽可能遵循本采购手册第4.3 条中规定的定义需求的常规程序。然而，由于紧急采购往往时间紧迫，并且报价请求的招标方法可具有更大的灵活性，所以在紧急情况下确定需求时可无需正式化。应考虑以下几点：
■ 如果有助于对所需产品进行说明，则可在紧急采购中的需求规范中采用常规程序中通常不允许使用的品牌名称。为避免限制竞争，必须添加“或同等”字样，除非出于标准化目的要求特定品牌。还必须说明接受同等品牌的产品。标准化在紧急情况下尤为需求：特定品牌的需求可能会造成交货延迟，而其他品牌可随时提供或存在现货；
■ 可使用先前通过联合国项目事务署内联网制定和提供的产品说明和标准规范/任务大纲，以此促进需求的确定；
■ 现有的长期协议可以提供有用的规范，因此必须检查长期协议是否符合当前的需要。如果长期协议存在于所请求的产品中，且长期协议可以充分满足库存可用性和交货时间的需要，则应该依据现有长期协议下达订单；
■ 应考虑购买现货，虽然这通常对于既定需求而言，成本较高。必须考虑所想要达到的结果，以确保交付能满足实际需要的有用产品。
15.4.4.3 采购
紧急采购程序下没有关于采购的具体要求，但是，建议优先考虑具备在紧急情况下为联合国系统供货经验的供应商，以减少交货期和合同失败的风险。应随时对照查阅IPAS采购部门预先进行的战略采购，因为它可以提供有用的资源支持。IPAS采购可为特定申请提供采购支持。
应考虑下列几点：
a）如果可行，使用现有的长期协议（包括其他联合国实体的长期协议）；
b）考虑使用现有名册上的供应商或其他供应商清单；
c）考虑购买二手设备；从联合国项目事务署库存中供应；从其他业务中调拨货物；向另一联合国组织借用货物；将管道货物转用于其它项目；或在订购货物交付之前租用设备。
对于采用报价请求招标方式进行的招标活动，没有编制短名单的具体要求。但是，为了满足基本的审计要求，采购文件必须简要说明考虑哪些供应商以及原因。
如果确定加快货物、服务或工程的交付只能通过将合同授予给受制裁或停用的供应商来实现，则必须根据OI供应商制裁中描述的豁免流程，在获得PG负责人事先批准的情况下，由行政首席采购官具体审批。批准申请必须包含适当的理由以及采取额外保障措施的说明，这些措施将适用于减轻联合国项目事务署因使用停用供应商而面临的声誉损失和其他风险。
15.4.4.4 招标方法
根据紧急采购程序，无论采购的价值如何，报价请求均可用于报价书的招标，并应被视为正式的招标方法。关于竞争类型（国内/国际）并无具体要求，但采购官员应保证在可行的情况下，至少要求三份报价来确保竞争的公平性。
15.4.4.5 招标
无论紧急采购的价值如何，均可以使用报价请求流程。在紧急情况下使用报价请求流程时，不需要绝对的截止日期或特定的模板（工程采购除外），但是应向供应商提供实际的截止日期来响应请求。该请求必须包含足够的信息，使供应商能够提供参考性报价，即所有需求必须清楚地、且以同样的方式，连同评标方法一起传达给所有供应商。
对于货物和服务，报价请求流程可以口头下达，但供应商的报价最好以书面形式提交。如果需要，供应商可以口头提交报价书，并在授予合同前以书面形式确认价格和条款。如果时间允许，应发布使用公司模板的报价请求流程单，因为这样可以确保所有供应商同时收到相同的信息，从而确保流程的透明度。但是，采购建筑工程必须使用具体的报价请求模板，并且可能链接到特定工程的最适用的工程合同，可以是小型工程合同或联合国项目事务署的任何其他工程合同（如果更合适的话）。
紧急采购程序下报价请求的附加考虑因素：
1. 在流程的任何阶段均可以添加额外的供应商；
2. 出于时间限制和物流考虑，可能会优先考虑当地供应商。然而，采购官员必须意识到，由于在紧急情况下某些产品的库存会迅速减少，当地的产品供应也可能会出现波动。在下达订单之前，建议确认多个市场是否有回旋方案，并再次确认可用性；
3. 提供最低价格且技术上最为可行报价书的供应商可能无法提供所要求的全部货物，或提供全部所需数量。因此，在紧急情况下，必须在报价请求中明确分批订单的可能性和备选方案。分批订单可以确保所有要求物资的可用性，并通过向相关产品报价最低的供应商下达分订单，从而保障经济合理性。如果一家供应商无法提供所需的全部数量，则可以向第二低报价的供应商追加订单。
15.4.4.6 评估
在紧急作业期间，根据报价请求流程中所述要求，对报价请求流程中收到的报价书进行评估。必须至少有两个人参与对报价书的评估。根据“最低价格、技术上最为合理可行的报价书”的评估方法授予合同，且必须编制评估报告。在使用该方法时，价格是授予合同的首要评估标准。
但是：
a）这种方法不允许选择实质上不符合要求的报价书（存在实质上合格的报价书时）；
b）在某些情况下，较高报价的报价书的技术优势可以成为不选择最低报价的合理理由；
c）此外，如果没有一个报价书的报价完全符合规范的要求（如果常规的正式招标方法需要重新招标），报价请求的方法允许选择技术上最合理的报价书。
如需选择最低报价方案供应商以外的其他供应商，应在文件中记录适当的理由。有关进其它的指导意见，见第8条“投标文件的评估”。应考虑以下几点：
■ 虽然评估是按照“最低报价、且技术上最可接受”方法进行的，而且报价请求流程中无需确定具体的评估标准，但采购官员仍有义务向所有供应商提供关于联合国项目事务署需求、交付日期的相同信息，以及在评估和选择过程中需要评估的其他因素；
■ 由于缺乏明确的评估标准，必须特别强调创建评估过程的书面记录，确定供应商选择的理由；
■ 在平等对待投标人的前提下，评标小组有权出于便利之考虑，决定不向投标人索取缺失的历史文件；
■ 鉴于时间的限制，背景调查的范围有限，采购官员可要求供应商提供履约保函。投标人提供履约保函的意愿能证明公司财务状况的积极状况；
■ 在紧急情况下发布的报价请求构成正式的招标方法。因此，在选择供应商后，可根据第8.9条“谈判”（ITB规定）与潜在供应商进行谈判。
15.4.4.7 授标
具有采购活动价值授权（DOA）的PA（见第2.5.2条“授权”）将授予紧急采购程序活动合同。若行政首席采购官已授权使用紧急采购程序，则根据财务报告和细则118.05（a），使用报价请求流程应被视为构成“正式的招标方法”。最终对中标报价书的授标是在使用正式招标方法的基础上作出的，并适用各自相关的授权授标门限值。
在认为必要和合理的情况下，行政首席采购官可以书面形式批准临时提高采购授权级别。但该提高必须是有时间限制的，并须给予特定的个人（而非职能部门）。
行政首席采购官可决定只有合同和财产委员会总部（而非地方合同和财产委员会）可以审查紧急采购程序下的相关投标文件。审查紧急采购程序投标文件的委员会将在紧急采购程序得到批准时由行政首席采购官指定。如果需要合同和财产委员会评审的，应当针对紧急情况建立以下简化审查流程；
i. 在行政首席采购官批准使用紧急程序后进行的采购，可通过相关合同和财产委员会主席提交给相关PA进行授标；
ii. 不要求委员会进行全面审查，但主席应审查并向相关PA提供书面建议。或者，主席可自行决定召开相关合同和财产委员会的特别会议。
紧急授标的标准申请须由提交人填写并签名。除了授标请求中必须提供的常规信息外，紧急授标还包含以下内容：
a）书面确认推荐授标的供应商无任何既得利益。如果存在利益冲突，除遵守在采购流程中随时披露任何潜在利益冲突的正常要求外，必须在现阶段明确披露；
b）书面确认所有要求的文件均已存档；
c）书面确认，根据授标建议时提供的信息，推荐的合同授标代表了最佳可用解决方案。
除非按照AI/FPG/2012/01中的说明使用预付款，否则必须在授予合同之前提供资金。对于需要合同和财产委员会审查的紧急授标申请，请使用在线合同和财产委员会系统。对于其他申请，应使用模板。
15.4.4.8 合同
由于所涉及的风险，合同的编制和签发以及合同管理的程序应与正常情况保持一致。在紧急行动期间，与供应商签约应采用联合国项目事务署标准合同格式。价值等于或高于2,500美元的所有采购活动，联合国项目事务署均规定签署书面合同。
联合国项目事务署从不签订口头合同；联合国项目事务署的各项合同均必须是书面的，并按照本手册的规定由双方正式签署。必须注意避免因无意订立具有约束力的口头协议而使联合国项目事务署面临风险（关于指导和合同模板的更多信息，见第11条“合同定稿及签发和合同文书”）。
15.4.4.9 合同管理
采购单位和负责紧急行动的人员对紧急合同的管理承担共同责任（进一步指导见第13条“合同管理”）。
15.4.5 归档
每次采购活动均须在采购档案中适当记录采购流程。采用紧急采购程序后，采购流程比联合国项目事务署的常规程序更具灵活性。这就增强了采购官员和相关管理人员的责任，即必须记录采购是按照采购原则和财务报告和细则的规定进行的。采购官员还应注意，适当的归档备案还可保护从事采购活动的个人免受不正当的怀疑，并为审计人员采取行动提供正当的依据。
为了记录紧急采购程序，并证明在选择供应商和授予合同时所做决定和选择的正确性，流程中的所有步骤均应记录在采购文件中。如果发生争议，存档文件即会发挥至关重要的重要：因为它记录了程序，建立了机构的记忆库，形成了经验教训过程的依据，是审计工作的关键支持。
有关归档备案要求，请参阅第13.9条“文件维护”。除了其中确定的文件外，对于紧急采购程序下的流程，档案还应包括使用紧急采购程序的审批申请以及批准文件。
15.4.6 审计
在联合国项目事务署业务部门采购内部审计任务大纲中，可包括对紧急采购程序下所有采购行动的审查请求。
在联合国项目事务署开展的任何其他采购活动中，所涉及人员对其作为或不作为仍负有个人责任，并可能可对所采取的任何管理不善或不当行为承担个人责任和经济责任。（来源：财政部国库司）
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