联合国《采购指南》修订版6.1-第十一章《合同定稿及发布和合同文书》
作者：网络转载 发布于：2020-08-21 15:01:34 来源：政府采购信息网
11 合同定稿及发布和合同文书
11.1 合同定稿和签发
合同是联合国项目事务署与承包商之间签订的一项具有法律约束力的书面协议，其中规定了条款和条件，包括本组织和承包商的权利和义务。
本章包括以下内容：
■ 合同编写；
■ 意向书；
■ 与供应商进行合同讨论；
■ 预付款；
■ 签署、发布和记录。
11.1.1 合同编制
如果联合国项目事务署在招标过程中确定要求，在此之后，根据标书或建议书选择一个供应商，并由联合国项目事务署授予合同。
必须始终使用联合国项目事务署的示范合同，除非捐助者（如世界银行）在得到法律顾问批准后，强制要求特定工业部门（如公用事业、财产租赁、电力或水务服务）中经常使用的各种模板或其他格式。示范合同是联合国项目事务署的模板，必须采用特定合同的数据填写。
未经与法律顾问就法律条款进行事先协商，不得对联合国项目事务署标准合同（包括附件）的修改和/或增补，商务条款的修改和/或增补必须事先与PG 进行协商。必须注意不要列入任何与联合国项目事务署通用合同条款（GCC）或任何文件标准文本相抵触的要求或条件。
另外，根据财务条例和细则118.06的规定，应使用书面采购合同正式确定每项货币价值为2,500美元或以上的采购活动，并应将采购合同随附在其相应合同和/或oneUNOPS的采购订单中，以便按照第11.1.7条和第11.3条的规定承付资金。PA可选择签发采购价值低于2,500美元的合同。
联合国项目事务署和供应商必须在任何货物交付和/或工程或服务的启动阶段之前签发合同。唯一的例外情况是，如果将联合国项目事务署企业资源规划系统（oneUNOPS）中生成的采购订单被用作合同本身，并经过企业资源规划系统中的适当PA以电子方式核准。如果供应商尚未进入oneUNOPS供应商数据库，需要填写一份供应商表格，内容包括其银行详细资料，以便在企业资源规划系统中将其列为供应商。所有供应商均由联合国项目事务署曼谷共享服务中心（BSSC）在oneUNOPS中进行审批。
11.1.2 意向书
意向书（LOI）是表明有意签订正式协议的书面声明，通常用于允许供应商组织执行合同。这是在授标获得批准后，并在签署最终合同之前完成。联合国项目事务署不经常使用意向书。采购工程时，不得使用意向书。
意向书是一种具有重大风险的合同文书，因此必须经过谨慎风险评估后方可使用，而且只能由具有重大和相关合同及技术经验的联合国项目事务署人员使用。风险评估由PA负责，PA应承担责任，并在发布意向书之前征求法律顾问的意见。
如果发布，必须使用联合国项目事务署的意向书标准格式（除非项目协议规定使用捐助者要求的特定模板），限制联合国项目事务署的责任，并允许联合国项目事务署撤回意向书，但必须将法律和经济后果降至最低。
只有在批准了适当的授标之后，并且只有在与供应商完全商定了所有商务条款并且联合国项目事务署知悉了所有合同费用之后，才能签发意向书。因此，意向书只能用于启动工作，同时允许额外时间确定合同细节，如详细时间表、人员细节、非商务合同条款谈判等。
11.1.3 与供应商的合同商讨
其目的是澄清招标文件要求或供应商报价书中未规定但对合同的正确实施至关重要的任何剩余问题（例如，根据可交付成果确定里程碑付款）。合同商讨应明确了解双方商定的条款和条件以及各自在合同下的责任。
某些关键领域，如详细的交货计划、里程碑、付款时间表，以及在特定情况下的特殊条款和条件可能构成合同讨论的一部分。但是，这不应与谈判混淆，因为谈判必须在按照第8.9条授标之前进行。如果在授予合同后进行价格谈判（这种情况很少发生），则必须按照第8.9条的规定通知CPC和/或授标的PA。
关于如何讨论需列入合同的具体内容，并无严格的规则。必须指出的是，联合国项目事务署必须通知与之讨论或谈判的供应商，说明联合国项目事务署只接受书面报价书。否则，根据法律规定，口头合同谈判的结果可以形成合同，供应商可以开始履约。
合同授予后，不应就合同条款和条件进行谈判，因为修改某些规定（例如责任限制、保险和损害赔偿金）可能使其他投标人处于不利地位，并使联合国项目事务署面临收到投标抗议的风险。如果投标人没有在其报价书中记录对联合国项目事务署条款的任何保留意见，联合国项目事务署可以选择不就该投标人（选定后）提出的合同条款进行谈判。
11.1.4 预付款
预付款是指在收到货物或履行合同服务或工程之前支付的款项。此类预付款不同于服务和工程合同，因为这一类合同通常预见在合同期限内计划完成/交付一系列服务。这些确定的部分服务交付时间（通常称为“里程碑”）构成了向承包商部分付款的依据，即进度付款，其目的是偿还已发生的支出和部分支付承包商已赚取费用。但是，如果在交付必要合同中规定的货物、服务或工程之前要求支付部分此类款项，则这些款项将被称为“预付款”。
联合国项目事务署财务条例和细则第122.20号规则规定，除非正常的商业惯例或联合国项目事务署的最佳利益需要，否则不得代表联合国项目事务署订立要求在交付产品或履行合同服务之前付款的合同。
如果在行业/部门中经常采用预付款的操作，这通常是建筑工程的情况，或者为了避免承包商的经济困难，预付款可能是合理的操作，则应在招标文件中规则（根据第6.5.2条第r款的规定）。
联合国项目事务署的工程合同有其既定机制来管理预付款，以避免相关风险。合同还将规定关于偿付任何预付款的指示。
可证明预付款合理性的具体活动的示例有：
a）进场费（主要用于施工工程），如设备/材料/机械的购买/租赁和/或转移到项目现场、建造营地和人员运输到项目现场。预付款的最高预付金额通常不超过合同总金额的百分之十，除非其他因素涉及并经过投标人证明。卖方提出的任何预付款要求应由卖方在其报价书中以书面形式提出。这一理由必须解释有必要做出预付款的决定，逐项列出所要求的金额，并提供使用所要求的预付款金额的时间表；
b）开办费（主要用于服务），即购买机票、租赁/购买项目现场办公场所/设备的预付款；
c）设计或设计调整成本，涉及从起步和/或不存在生产线的设计和制造的货物/机器；
d）支付租金（房屋）、水/电/气费用等。
当要求向某一承包商支付预付款时，应按照下表8中规定的权限进行审批。
预付款通常不得超过50万美元或相关合同项下总采购价格的25%，以较小者为准。此外，如果事先未收到联合国项目事务署认可的银行或其他担保人出具的、以联合国项目事务署为受益人的不可撤销担保函（对于较低的金额，该要求为建议性，而非强制性的），则不得支付超过25万美元的预付款。
本规则的任何例外情况可由行政首席采购官或其代表书面授权。当向行政首席采购官提交请求时，应提供适当的理由；例如，请求管理方在资金来源范围内做出的声明（即签署聘用合同或给予他人的书面授权书的个人），说明在承包商很少有机会获得银行保函（如果的确如此）的领域，他们接受其他形式的适当保函，或不接受任何保函。
当供应商的建议书被建议取得合同授予时，评标小组必须汇总预付款申请的评估，说明预付款是否合理。
如果供应商要求预付款，联合国项目事务署应要求供应商提交有关其财务状况的文件，例如经审计的财务报表。因此，评标小组应审查联合国项目事务署以前与供应商合作的经验（如适用），还必须确定供应商的财务偿付能力和可靠性。该项评估可以财务报告为基础。此外，还应确保公司登记文件与报价书一起提交并经核实。采购官员应审查参考资料，并在需要时，应编写邓白氏报告，检查供应商的公共记录是否符合联合国项目事务署的最大利益。
联合国项目事务署针对预付款管理的特点工作具体机制进行签约（见第11.6.7 条“工程合同中的重要规定”）。合同还将规定关于偿付任何预付款的指示。合同还将提供关于偿付任何预付款的指示。为了降低与预付款相关的风险，建议（但不是强制要求，除非预付款超过25 万美元）用银行保函支付所有预付款。如果不能提供银行保函的，PA 必须编制并签署文件说明，说明开展的尽职调查以及如何减轻联合国项目事务署面临的风险。然后，PA应确保遵守上述详细程序，并将适当的文件（如上所述）记录在案。有关预付款保函的更多信息，请参阅第6.5.2条“细则和投标人须知”。
一旦批准预付款，应在oneUNOPS按照PQMS过程“管理预付款批准”中的具体规定进行处理。
11.1.5 履约保函
联合国项目事务署可向选定的供应商索取履约保函，以减轻供应商不履约和违反合同义务而发生的风险（如交付所有设备、提供的服务和按照合同完成的工程）。证券和担保通常以无条件和不可撤销的见索即付银行保函的形式发行。然而，如果得到法律顾问和金融集团（FG）的批准，可以接受经过银行证明的债券、即期汇票、本票或不可撤销支票来代替担保。这一点应在招标文件中具体说明，还应对此提供联合国项目事务署的模板（如适用）。具体请见第6.52条第p款。
如果要求提供履约保函，供应商应在合同签署之后的规定时间内提供履约保函，金额通常相当于合同总价值的百分比（通常为5-10%）。如果供应商未能履行义务，担保的收益（既定数额）应支付给联合国项目事务署。
联合国项目事务署应在供应商履行合同义务（包括任何保证义务）完成之日后三十天内将履约保函退还给供应商。
11.1.6 银行保函和保证金的审查和处理
联合国项目事务署收到的银行保函（特别是预付款担保和履约担保的银行保函）必须在收到后（并在偿付预付款之前，如适用）由持有适当授权水平的联合国项目事务署人员审查其真实性，是否符合担保价值，并遵循金融集团（FG）发布的指南。具体详见下表9。
如果银行保函需要由金融集团审查和认证，申请单位应通过专用内网提供详细信息。
一般来说，银行保函必须首先通过经认证的swift报文接收。虽然保函可以银行信笺为抬头的书面信函的形式提供，但联合国项目事务署金融集团坚持应尽量通过swift 收取所有保函。因为通过此等做法，安全等级会提高，以便能确认无疑地确认保函的有效性。如果发行人无法通过经认证的swift报文提供银行保函，则必须咨询联合国项目事务署金融集团，以便准确无疑地确认保函的有效性。
对于开立保函的银行，将对以下方面进行核实：
■ 开证行的信用评级。为最大限度地降低信贷风险，除非获得金融集团的批准，联合国项目事务署将只接受最低长期信用评级为BBB-（标准普尔）、或Baa3（穆迪投资者服务公司）最或BBB-（惠誉评级）的银行或其他金融机构出具的银行保函。
■ 主权信用风险，当银行全部或部分由国家/政府实体所有时。
■ 如果银行被列入联合国项目事务署预先核准的名单。
对以银行信笺抬头的银行保函进行认证的过程，由金融集团在PQMS中指南中详细说明，包括检查以下各项：
■ 相关各方的定义：委托人、开证行和受益人；
■ 关于基础交易/合同的引用；
■ 保证金额：最高应付金额和应付金额的货币；
■ 有效期；
■ 文件：本保函项下的任何付款请求均应以书面形式作出，以及除保函中可能规定的其他文件以外的文件；
■ 生效条款：保函自签发之日起生效，除非保函条款明确规定将在稍后日期生效，或受保函中规定的、可由担保人确定的条件的约束。在预付款保函中，应有条件允许保函在委托人/申请人收到预付款后生效；
■ 参考适用规则：《国际商会见索即付保函统一规则》（URDG758）、《国际备用证惯例》（ISP98）；
■ 行使银行保函行使的条件，特别是：在无任何异议的情况下，根据初始请求（最初）付款；不可撤销；无条件；不可转让；
■ 受益人对保函（银行）的行使形式，即书面请求（受益人的确认），以挂号信形式发送。
■ 允许部分和多重履约，直至达到所担保金额的最大金额的信息；
■ 没有未经授权的规定；
■ 保函由授权签字人签署。
银行保函的处理
银行保函（如投标保函、履约保函或预付款保函）是可以兑现的原始文件，最终将退还给投标人（除非联合国项目事务署决定兑现）。因此，必须将银行保函存放在安全的地方，处理和归档时须格外小心。采购人员有责任将原始银行保函交给业务部门的财务人员。财务人员必须：
■ 将此类文件保存在安全的地方；
■ 通过登记系统跟踪文件的有效性；
■ 至少提前四周告知采购官员和项目经理担保函的到期日。
11.1.7 签署、发布和归档
所有合同必须由PA 代表联合国项目事务署和经正式授权的个人代表供应商签署，但下列情况除外。一旦具有相关授权的PA以书面形式批准合同授予，任何其他PA（无论其授权级别如何）均可以签署合同。合同经立约双方书面签字后立即生效。
合同应印发一份正本，并应指示供应商将一份会签的扫描副本退回至联合国项目事务署。或者，联合国项目事务署可以印发两份原件，并同时在两份原件上签字、将其送交供应商，并指示供应商退回其中一份原件。签字后的合同必须记录在案，以备今后查阅。
联合国项目事务署参与签署的合同或协议中的所有文件的所有页面（包括所有附件）均需由双方正式授权的代表简签，但包含完整签名区的页面除外，因为此等页面应由此等代表签字。根据OI文件的保留规定，电子或数字签名只有在通过使用公司电子签名产品时才被视为有效。
合同编写完成之后，联合国项目事务署并无关于哪些立约方应首先签署的具体惯例。然而，在任何情况下，都必须注意确保合同签署人为合同关系的法人，并有能力代表和约束各相关立约方履行合同义务。
合同除以文件格式发布外，还应在oneUNOPS合同管理模块（注：在合同管理模块发布时，大约在2019年第二季度，该要求将成为强制性要求。）和审批，但oneUNOPS采购订单本身即为合同的情况除外。这将有助于构建全球合同存储库，有助于对比合同和授标情况对采购订单支出情况进行财务跟踪，提高采购订单创建过程的效率，强化报告的可能性。
必须指出的是，根据联合国项目事务署财务条例和细则105.01（c）“在收到项目资金之前，不得根据项目协议作出承诺，但经核准的预先筹资活动除外”。因此，PA应确保，除核准的预付款情况或其他核准的例外情况（如非现金项目）外，如果承包商未在oneUNOPS内对合同进行全额担保，则不得与承包商签订任何合同。法律顾问在签订合同前予以另行批准同意的，可以不受本要求的制约。
合同一经签订，只有在合同条款允许修改，并且同一供应商为保障原合同的执行而提供/供应额外的相关货物、服务或/或工程时，才可对合同进行修改。每项合同修订必须以书面形式作出，并须符合适用的合同条款和条件以及联合国项目事务署的采购程序要求。关于进一步的说明指导，请参阅第1361条“合同修订”的规定。所有其他情况均需要组织新的招标流程、订立新合同。
不需要联合国项目事务署和/或供应商签署合同的情况
当oneUNOPS中生成的采购订单当作合同采用时，则不需要如下签字：
a）如果在oneUNOPS中生成的采购订单已由适当的PA以电子方式通过系统审批，则不需要联合国项目事务署签字；
b）若货物合格且已进行交付、并已接收后，不需要供应商签名；如果货物以常规方式交付且供应商被认定为可靠货物来源且订单价值较小；行业有现货，且产品退货较为方便；若已订立了管理采购订单的长期协议；若存在采购订单变更单，且该订单仅为付款目的或为关闭采购订单而签发。
注：如果已签署货物、服务或工程合同，则在UNOPS 内生成的相关采购订单不需要任何一方签字，因为该采购订单仅为会计核算之用。具体规定请详见第11.3条。
11.2 标准合同要素
联合国项目事务署与供应商之间签订的货物或服务合同至少应包括：
■ 协议书；
■ 专用条款；
■ 联合国项目事务署货物、服务或货物加服务的合同通用条款；
■ 技术规范、任务大纲、工作说明书、预算（成本补偿合同）、履约保函模板、交付要求等。
联合国项目事务署与供应商之间签订的建设工程合同必须包括以下部分：
■ 协议书；
■ 通用条款；
■ 专用条款（如适用）；
■ 附表。
11.2.1 协议书
合同必须包含以下要素：
1. 确认合同双方以及经授权代表合同方行事的人员，包括：姓名、地址和联系方式。如果合同基于联合报价书，联合国项目事务署通常将与其中一个实体订立合同，且该实体必须始终是牵头方；
2. 采购的货物/工程/服务的范围以及供的数量，以及合同的生效和期限；
3. 合同文件的引用（即专用条款、联合国项目事务署通用条款、投标人报价书中包含的具体可退还表格）。对于联合国项目事务署的工程合同，所有必要的资料均必须列入附表中。工程合同不应包含任何其他信息或文件（特别是联合国项目事务署招标文件），且承包商的标书不应附在合同中；
4. 价格和付款条件。合同必须以投标人报价书中所示的货币计价，除非招标文件中另有规定。重要的是要建立具体可量化的付款指标，与交付服务或完成工程的里程碑挂钩。对于工程合同，通常根据已完成工程的常规衡量指标进行中期进度付款。最终付款必须始终验收了有关服务完成或工程竣工，或货物交付的文件之后予以实施；根据此类标准合同，必须选择付款方式。联合国项目事务署通常采用“包干价”或“单价”合同（建设合同中计量价格）的形式：
■ 只要有可能准确地确定需要承包商提供所要求的货物/服务/工程的数量和范围，就应采用“包干价”合同；
■ 只有当服务/工程/货物的性质无法准确地确定承包商应提供的服务/工程/货物的数量时，方才可以采用“单价”合同。在这种情况下，合同应确定总金额以及服务的每一组成部分的最高金额（例如每个工日的费率、每次往返行程的费用等），并确立适用的单价。不得超过最高金额；
■ 不鼓励采用基于百分比的合同，用于衡量咨询成本占总建设造价的百分比。
5. 期限较长（超过12 个月）的合同可能包含与官方公布的价格指数相关的价格调整，以涵盖工程费率的变化。在合同的整个有效期内，增加额也可作为固定费率进行估算和合并。如果商品价格可能随时间发生波动（如石油产品、金属产品等），其合同可基于商品/贸易交换价格（如普氏价格指数或伦敦金属交易所），但前提是招标文件中明确进行了规定。对于此类合同，建议在合同中注明最终价格不得超过规定的最高金额，承包商应相应地调整数量，以确保不会超过合同金额。联合国项目事务署的工程合同（简明格式、计量价格、总包以及“设计和建造”合同）（注：设计和建造施工合同及相关模板在IPMG发布后生效。）包括价格上涨的具体条款。然而，在可能的情况下，强烈建议避免价格上涨——这是联合国项目事务署所有工程合同的默认设置。联合国项目事务署的小型工程没有涨价功能，不得为此目的进行调整；
6. 合同期限。必须精确定义开工和完工日期以及成功执行的里程碑。联合国项目事务署的工程合同要求确定开工日期和竣工时间。不应指定合同到期日；
7. 工程和服务合同必须规定关键人员的姓名，及其工程投入（按估算人日/周/月计算）；
8. 对于因合同执行而发生的任何争议事项，双方应当首先通过友好协商解决争议。如果争议不能友好解决，则应按照现行的联合国国际贸易法委员会仲裁规则解决。除非经过总法律顾问的特别授权，否则合同文件中不得包含法律选择条款。相反，仲裁条款应规定：仲裁庭在裁决争议时应遵循国际商法的一般原则；
9. 如若与联合国项目事务署开展业务，其中一条强制性规定是：供应商及其子公司、代理人、中间人和负责人必须与联合国内部监督事务厅（OIOS）、联合国项目事务署内部审计和调查组（IAIG）以及经联合国项目事务署ED授权的其他调查机构合作，并在需要和必要时，与联合国项目事务署道德操守干事（在根据联合国项目事务署举报人政策进行初步审查期间）合作。此类合作应包括但不限于以下内容：接触供应商的所有雇员、代表、代理人和受让人；以及编制所要求的所有文件的，包括财务记录。未能全力配合调查的，联合国项目事务署将有充分的理由拒绝和终止合同，禁止将供应商纳入联合国项目事务署登记的供应商名单中，或将其从中除名。
11.2.2 专用条款
加入专用条款必须得到联合国项目事务署法律顾问的批准。在某些情况下，如果联合国项目事务署通用合同条款或协议书需要进行修改和/或增补的，则应将其纳入其中，无论是在签发招标文件之前（见第6.5.6条“合同信息”），还是在招标流程中收到投标人答复后而做出的举动。
11.2.3 联合国项目事务署合同通用条款（GCC）
联合国项目事务署为货物、服务、货物加服务以及工程（视采购性质而定）制定了合同通用条款，确立了构成每项合同的法律框架。合同通用条款不得更改。如需修改或增补，应与法律顾问协商后，以专用条款的形式修改或增补。
联合国项目事务署含有关于采矿、童工、性奴役和工人基本权利的具体规定。签署联合国项目事务署合同的供应商自动视为同意遵守此类条款。采购官员应在签署此类合同时提请供应商注意此类条款。
合同通用条款适用于联合国项目事务署的所有合同，并构成联合国项目事务署与供应商之间签订合同协议的一部分。合同通用条款可作为合同附件随附，或者供应商可在联合国项目事务署网站上查阅合同通用条款。就建设工程而言，合同通用条款被纳入到专为联合国项目事务署调整改编的全部六个FIDIC合同中，是固定且不可变更的部分。货物和服务使用通用条款不适用于工程承包。
联合国项目事务署一般不同意采用另一方的通用条款和条件。如果要求联合国项目事务署采用另一方的通用条款和条件，而且如果在与客户签署的协议中没有具体规定的，则必须向法律顾问征求意见。
11.2.4 工程合同的技术规范、任务大纲、工作说明书、设计文件和附表
技术规范、任务大纲（TOR）、工作说明书（SOW）、设计文件和其他规范必须始终作为合同附件或作为合同的内容包含在合同文件中。
就联合国项目事务署的工程合同而言，对技术规格进行了解释，并将其列入合同附表当中。附表根据合同的复杂性，应反映需要包括的技术规范，并应包括所有必要的设计详情、图纸、工程量清单（BOQ）等。在联合国项目事务署设计和建造施工合同中，技术规范是作为业主的要求而编制的。
如果附表中需包含的信息太多，则可在附表中通过引用的方式加入适当的文件（例如图纸、通用/专用/技术规范和联合国项目事务署内部准则和程序手册，并附于合同中。在此类情况下，附表必须按作者、标题、日期和版次号明确地对文件进行标识。必须注意附表的内容与合同的通用和专用条款相一致。附表还载有特定形式的协议、保证和保修条款。附表的数目和内容将因不同的合同类型而异。附表还包括所需的详细指导说明。
11.2.5 合同文书的类型
联合国项目事务署编写了标准合同。以下各节将包含下列内容：
■ 第11.3条：采购订单；
■ 第11.4条：长期协议；
■ 第11.5条：一揽子采购协议；
■ 第11.6条：工程合同：工程咨询服务合同、小型工程合同、简明格式合同施工合同、计量价格施工合同、总包施工合同、设计和建造施工合同；
■ 第11.7条：服务合同：专业服务合同、小型服务合同；
■ 第11.8条：货物合同。
11.3 订单编号
采购订单（PO）在联合国项目事务署有两大用途：
1. 签发给供应商的一种合同类型，用以记录货物和/或简单服务的采购情况。
• 需使用的模板是oneUNOPS生成的采购订单的打印件。但UN Web Buy Plus生成的采购订单模板或现场采购订单模板（价值低于2,500美元）。
• 当作为合同本身使用时，采购订单必须附有相关附件，包括合同通用条款（或在联合国项目事务署网站上参考合同通用条款）、合同专用条款（如适用）、规范的副本、包装和装运指示（如适用）等。注：不得将采购订单用作采购工程的合同文件（意图替代第11.6条中包含的任何工程合同，但得到IPMG书面批准的除外）。
2. 根据第11.1.7条规定，承诺出资的方式。这适用于向供应商签发的单独合同（货物、服务或工程）且采购价值等于或高于2,500 美元（即当oneUNOPS 采购订单不作为合同本身使用时（根据上文第1点）），因此适用于下文第11.6条、第11.7条和第
11.8 条中所述的合同。如果交易是在经核准的业务预付款情况下进行，或因为此等机制下交易采用不同的对账机制而采用公司信用卡时，则不需要在oneUNOPS 生成采购订单。
采购订单也指以下内容：
■ 基于长期协议的分订单-见第11.4.6条：
■ 根据一揽子采购协议下达的订单-见第11.5.1条。
11.4 长期协议（LTA）
长期协议是联合国体系内的任一组织与供应商签署的在规定的时间内、以规定的价格或定价规则采购特定的货物或服务的书面协议，并且没有法律义务规定任何最小或最大采购数量。长期协议旨在根据预先定义的条款和条件，以有竞争力的价格保障货物和服务的可靠供应来源。
由于通过长期协议采购是非常有效的采购方式，因此所有采购官员必须随时关注了解现有的长期协议（即包括在联合国项目事务署内联网和联合国全球采购网中的长期协议），并评估长期协议是否可用于满足其需求。采购官员还应检查UN Web Buy Plus的电子目录中是否增加了相关的条目，以此建立长期协议。
联合国项目事务署已制定了多项长期协议，涵盖各种需求。现有的长期协议的概述，以及关于如何使用长期协议单独的指令和用户指南，可详见IPAS 采购内网的“长期协议”网页。必须特别注意遵守各长期协议的具体指示，因为制定长期协议的依据各不相同。
注：鉴于所涉及需求的特殊性和复杂性，长期协议不得用于工程的采购。
11.4.1 制定长期协议的优势和风险
长期协议可以实现显著的效益，其中包括：
■ 有竞争力的价格：根据规模经济的原则，长期协议有效期内，总量合计达到一定数量的，允许降低某些类型的商品/服务的价格。长期协议可使联合国项目事务署充分利用其规模、采购体量和地域业务优势，充分利用其市场地位，以实现“物有所值”目标最大化。例如，长期协议可能规定供应商必须将通过批量采购的方式，将任何降价利益转而惠泽于联合国项目事务署。这同样适用于折扣方案——如果联合国项目事务署购买了一定数量的商品或服务，即可享受合同中预先规定的折扣计划；
■ 简化业务流程，降低交易成本：通过单一选择流程建立的长期协议，可在长期协议有效期内随时分订单，从而避免因重复采购相同商品或服务而浪费不必要的时间和资源；
■ 供应源质量和可靠性的一致性：在长期协议中制定质量标准，减少了检验时间，降低了货物/服务拒收的可能性；
■ 需求标准化：促进各办公室需求的标准化，这有助于降低运营和维护成本，提高其他效率；
■ 缩短交货期：由于长期协议做了许多方面的预先约定和规定，则份订单和交付之间的交货期明显缩短，这在紧急情况下尤为重要。长期协议对于可储存的货物或为立即动员或部署所需服务的特别有意义。
但是，如果没有适当建立、使用或管理长期协议，长期协议可能无法达到其应当实现的“物有所值”目标，减少供应来源，并使联合国项目事务署面临下列其他风险：
■ 对供应商的依赖：超过最初确定时间的延期可能会导致不健康的关系或垄断行为、偏好、供应商之间的串通行为，导致价格缺乏竞争力，从而降低服务质量，为其他供应商的市场准入创造壁垒；
■ 对冲：如果需求在长期协议的整个有效期内为固定价格，供应商倾向于对冲价格，并以更高的利率将其固定，以补偿长期协议有效期内商品或服务可能出现的价格上涨。如果在长期协议期间价格下跌，这种方法可能存在弊端；
■ 机会丧失：由于其长期性，长期协议可能不再是“物有所值”的资金来源，也不能代表最佳解决方案。例如当新的市场参与者和/或更好的解决方案在长期协议有效期内进入市场时，和/或当发生技术改进和/或价格下跌时，长期协议的优势就将受到损害。此外，在长期协议中，数量大于设立时的最初估算，如果货物/服务的交易量折扣并未在长期协议中考虑，则长期协议无法实现最大的“物有所值”目标。
11.4.2 长期协议的类型
联合国项目事务署设立的长期协议主要有三种类型：
1. 单一供应商长期协议。一个供应商满足给定类型货物/服务的全部需求；
2. 无需二次招投标的多供应商长期协议。两个或两个以上的供应商满足相同需求。采用多个长期协议的其中一个原因可能是由于通过多种供应来源、供应商的地理位置（到岸成本、较短的运输时间等）、提供售后服务和货物支持的能力或在指定地点提供服务，以及提供不同的方案（例如在UN Web Buy Plus建立产品目录），满足大需求量的供应。只要联合国项目事务署与不同的供应商就同一产品或服务建立了多项长期协议，采购官员应确保其选择最适合各自经营领域具体要求的长期协议。应在采购文件中记录选择特定长期协议以发布分订单的原因，包括评估“物有所值”的性质。
3. 需要二次招投标的多供应商长期协议。满足相似或相同需求的两个或多个供应商，通过二次招投标确定各份订单的最终下达。如果考虑二次招投标，则其应仅适用于长期协议中未确定价格（如运费）或受最高价格制约的需求组成部分。其他方面（如供应商能力、交货时间和请求时的进场时间）也可进行二次招投标。
二次招投标必须按照第6.6.7条“根据长期协议征求报价书”的要求进行。
注：有些长期协议可能包括上述2类和3类的组合，即可以直接向其中一位长期协议持有人之一下达订单时或进行二次招投标时的特定项目、地点或条件。必须清楚地提供此类长期协议的使用说明。
以上类型的长期协议可根据其地理覆盖范围进一步分类：
■ 特定国家的长期协议：由特定业务部门（PC、OC、OH）建立，用于向本地或全球供应商采购仅用在国内的货物或服务。长期协议由各自的业务部门建立和管理。为一国内制定的在本国境内采购货物和服务的长期协议不得用于其它国家，因为两国之间的市场条件可能会有所差异，而且各国之间的使用长期协议可能不会反映“物有所值”的原则；
■ 区域长期协议：供联合国项目事务署业务特定区域（如亚洲区域、拉丁美洲和加勒比、非洲等）的业务部门或次区域集团使用。可由相关区域中心或该区域或次区域内的业务部门设立和管理该等长期协议；
■ 全球长期协议：供所有业务部门使用。此类长期协议通常由总部单位（通常为SSC）或在全球范围存在经营业务部门（如和平与安全集群）集中创建和管理。这一类别通常用于为UN Web Buy Plus电子目录提供信息的长期协议。
11.4.3 订立新的长期协议
采购规划阶段应考虑长期协议的潜在需求。如果联合国项目事务署内的一个业务部门经历或预见到对标准服务或产品的持续需求，或经常需要紧急用品，则可以考虑订立长期协议。
IPAS采购部门必须提前（即在开始采购程序之前）了解所有即将订立的长期协议，并在必要时就订立长期协议提供指导。由于长期协议涉及的时间较为漫长，且需要前期和长期资源和专业知识才能有效地建立和管理，因此应当简化创建长期协议的决定流程，将其提交给IPAS采购部门审批。长期协议应当说明以下要素：
■ 所需货物/服务说明；
■ 长期协议类型和地理覆盖范围；
■ 各类别以往的支出以及计划支出；
■ 长期协议的预期时间；
■ 价格调整方法（如有）；
■ 长期协议的预期收益和风险；
■ 市场调查结果：潜在供应商数量、地点等；
■ 采购策略：招标方式、竞争类型；
■ 采购流程的时间表；
■ 可持续采购考虑因素；
■ 负责采购流程和合同管理的联合国项目事务署人员。
根据财务条例和细则的规定，长期协议是与承包商签署的书面文件，按照竞争性选择程序发布。因此，所有长期协议必须采用第6 章所述的正式招标方法订立，但下列情况除外：在未使用正式招标方法的例外情况下订立长期协议（见第6.8 条“竞争性招标或正式招标方法的例外情况”）。在这种情况下，必须得到总法律顾问的事先批准。
在订立正式招标方法以外的长期协议时，招标文件必须明确以下几点：长期协议的类型和地理覆盖范围；有效期限；价格调整方法（如适用）；以及授标方法，特别预计授标的供应商不止一家时。
所有长期协议的订立必须由合同和财产委员会总部审查（见第9.4 条“合同和财产委员会审查范围”），并经行政首席采购官批准。解释用途和适用性的指示必须与各订立的长期协议共同存在。
为了推进联合国项目事务署的可持续性目标，建议尽可能将功能相同但可持续性内容更多的替代产品纳入其中，例如提高能源效率，以便向长期协议用户提供一系列更可持续的替代产品。
11.4.4 长期协议的期限
通常长期协议的有效期为一至三年。通常长期协议的有效期为一至三年。如果合同中有相关规定，且供应商履约令人满意（将在供应商绩效评估中记录，见第13.2条“供应商绩效监控”）、所涵盖的货物和服务存在持续要求，长期协议可延长24个月。如果报价在目前的市场范围内，例如，信息技术设备的成本往往随着时间的推移而下降，此类延期的延期可能不符合本组织的最大利益。超过该5 年（3+2）的最长期限必须在商业案例中概述（见第11.4.3条“订立新的长期协议”），并附带此等延期的必要证明，并经PG负责人事先批准。
长期协议可能包括价格调整机制，且该机制须在采购规划阶段加以考虑，在原始招标文件中加以规定，并纳入长期协议。以下审批程序适用于有年度价格调整规定的长期协议：
■ 如果价格涨幅低于10%，PA必须批准采购官员在文件注释中记录的加价；
■ 如果价格涨幅超过10%，需经合同和财产委员会总部审核、行政首席采购官批准；
■ 在所有情况下，批准加价的理由必须记录并存档。
在下列情况下，长期协议修改之前，无需合同和财产委员会总部的审查：当此等调整是由于特定国家的修改、或包装尺寸、方案、备件和同一品牌的后续型号的变化导致时，对长期协议中包含的项目进行调整。在此类情况下，不需要提交给合同和财产委员会总部，除非国家特定具体修改或后续型号的产品价格涨幅超过10%。由于发生此等情况无需在进行修订前提交合同和财产委员会总部审查，但并不能免除长期协议管理单位评估“修订中添加的项目是否符合技术要求、价格是否合理”的义务。
11.4.5 其他联合国实体长期协议的用途
请参阅第14.1.3条“联合国实体长期协议”。
11.4.6 基于长期协议的分订单
分订单是指根据现有长期协议签发的订单。分订单不受合同和财产委员会的审查和建议，但需要根据第2.5.2条表1中所述的门限值获得相关PA的批准。需要注意的是，累计/合计金额原则不适用于分订单或其修正。
当要求对分订单进行审批时，必须向PA 提供一份解释性说明，以便于决策。如果经授权人员（PA）已经批准了分订单，但由于未在现场而无法签署原始文件，则可以由任何PA签署。
除了确保PA拥有批准分订单所需的权限外，PA还必须确保已遵循与长期协议适用性相关的指示。特别是：
a）如果分订单是在二次招投标之后签发，PA 必须确保没有超过长期协议中规定的最高价格；
b）如果在没有二次招投标的情况下基于多供应商长期协议签发分订单（例如，当分订单依据UN Web Buy Plus目录中包含的产品时），则实现“物有所值”的目标；
c）PA 必须确定满足长期协议的任何具体条款，例如，存在分订单的最大值、每年的最高累计值等；
d）如果由联合国项目事务署或其他联合国实体订立的长期协议是基于正式招标方法以外的方法，则PA必须在审查分订单时确认标准化、加速交付等有效的原因。
分订单必须说明相关长期协议的详细信息，如长期协议参考号或便于将来参考的其他内容。
11.5 一揽子采购协议（BPA）
一揽子采购协议（BPA）是联合国项目事务署与供应商之间签署的书面协议。对于明确规定的商品/供应品或固定价格或费用的可量化服务，应当订立既定时间的一揽子采购协议。虽然没有要求须从供应商订购任何最低或最高数量的法律义务，一揽子采购协议往往包含供应商必须遵循的交货或其他时间安排。
一揽子采购协议通常在本地级别签发，以满足直接且经常性的经营需求，以作支持。一般情况下，一揽子采购协议应适用于文具或清洁用品等用品的供货，以支持联合国项目事务署现场办公室的运行；适用于向各地点提供饮用水；提供洗车服务或其他类似要求。
联合国项目事务署订立的任何一揽子采购协议均须有明确的合同上限，不得超过50,000美元。约定的合同上限在12个月合同期内是固定的，不得提高。如果一揽子采购协议仍然有效且仍有需求的，达到合同上限之后，则必须组织新的竞争性采购活动，即使上限早于12个月期限结束之前达到。例外情况是，如果在12个月内未达到最高限额，则一揽子采购协议合同可再延长12个月。
需要指出的是，采购官员应密切监控根据一揽子采购协议下达的订单和相关支出。采购官员应提前告知PA 一揽子采购协议超过规定门限值的任何风险。超过一揽子采购协议的合同最高限额之后，采购官员不得根据一揽子采购协议下达任何订单。PG负责人可酌情自行决定，要求就现有的一揽子采购协议及据此下达的订单（审批）价值提供报告。
对于一揽子采购协议的招投标，采用正式和非正式招标方法的规定门限值应适用：鉴于50,000 美元的上限，采用报价请求（RFQ）即可。根据该上限授予的一揽子采购协议低于合同和财产委员会（CPC）的审查门限。
11.5.1 根据一揽子采购协议下达的订单
审批是指根据现有的一揽子采购协议签发的订单；审批需要相关PA 的批准。在申请审批时，为了便于PA 的决策，采购官员必须提供包含根据一揽子采购协议的签发审批最新数量和总价值的说明。
审批必须引用相关一揽子采购协议的详细信息，如一揽子采购协议参考号、批准的合同上限或其他便于将来参考的内容。如果达到批准的最高总合同限额，则不可能针对一揽子采购协议做出其他审批。
11.6 工程合同
2010年，联合国大会再次确认了联合国项目事务署作为联合国系统在采购和合同管理、土木工程和基础设施开发（包括相关的能力开发活动）方面的核心资源的角色。
当联合国项目事务署为合作伙伴或代表合作伙伴实施工程时，双方签订的协议中应明确定义联合国项目事务署及其合作伙伴的角色和相关责任（即：联合国项目事务署负责向其合作伙伴或代表其合作伙伴交付工程？联合国项目事务署负责工程设计？联合国项目事务署仅担任顾问？）
若联合国项目事务署负责部分或全部工程的交付，则联合国项目事务署可根据相关风险决定直接执行工程，或将部分或全部工程的执行工作授权给承包商和/或咨询公司进行。在这种情况下，应采用UNPOS的工程合同（除非与联合国项目事务署合作伙伴另行达成协议）。
联合国项目事务署目前有六个工程合同模板（注：在发布本采购手册时，IPMG 正在审查现有的工程合同。采购人员应始终参考最新版的工程合同，按照内联网上OI 联 合国项目事务署工程合同和相应的模板。），以国际咨询工程师联合会（FIDIC）合同
标准为基础：
■ 工程咨询服务合同（依据FIDIC白皮书）；
■ 小型工程施工合同（依据FIDIC绿皮书）；
■ 简明格式施工合同（依据FIDIC绿皮书）；
■ 计量价格施工合同（依据FIDIC红皮书）；
■ 总包施工合同（依据FIDIC红皮书）；
■ 设计和建造施工合同（依据FIDIC黄皮书）；
必须选择正确的合同，适当考虑合约的性质和工程的风险状况。
选择工程合同时要考虑的因素包括工程的技术复杂性和价值、联合国项目事务署项目负责团队和目标承包商或咨询公司的精细度和技术能力，他们对合同中分配的风险的评估和管理能力以及根据合同实施工程的能力。
以下章节提供了各类合同的选择标准。偏离选择标准，须得到IPMG标准负责人的批准。
11.6.1 工程咨询服务合同
咨询服务合同应用于基础设施相关的设计工作或其他技术服务的提供，例如：岩土工程调查、地形测量、专业结构分析或施工活动监理。
若为设计服务，必须参考招标文件和合同中适用的联合国项目事务署设计规划手册，以确保咨询公司遵守最低适用标准。还应注意，对于设计服务而言，合同中的结束日期应尽可能是基础施工活动的结束时间，以确保设计所需的任何变更由负责设计的咨询公司（而非联合国项目事务署）进行，从而不会将设计责任转移给联合国项目事务署。更多指南，请参考基础设施工程的OI设计审查。
11.6.2 小型工程施工合同
小型工程施工合同应用于雇用能力较低和/或在总包价格或计量价格的基础上进行基本施工工程的承包商。该合同应用于授予价值低于250,000美元的工程。
标准小型工程合同背后的概念是使承包商与联合国项目事务署之间能够简单地达成正式协议。大部分的承包商管理工作由联合国项目事务署根据常识进行，联合国项目事务署管理合同并为承包商履行合同义务提供支持。
承包商很可能在正式协议方面缺乏经验，因而没有足够的能力在没有帮助的情况下从自己的角度管理合同或交付预期水平的质量控制。该合同无法处理价格调整。具有简单的变更和应变能力，对于简单和小型工程而言足够。
采用更有力的合同的指标（例如简明格式）是承包商经验丰富、工程中的技术或物流部分不常见、现场条件具有挑战性或工程期间其他因素易于发生变化。
11.6.3 简明格式施工合同
简明格式施工合同应用于雇用承包商进行以总价或计量价格计价的常规/重复性施工工程。
该合同应用于授予价值介于250,000美元和1,000,000美元之间的工程。
该合同对计划表中的变量有默认阈值，这些变量需要联合国项目事务署的主管技术人员在项目经理的指导下输入项目特定数值。具有针对工程变更的整体应变能力，作为应采用的标准。若需要，可便于进行价格调整，尽管不建议将其作为默认设置。
若合同采用总包形式，文件必须包括详细的费率表，以便对合同的任何变量进行有效管理。
若按部分接管工程，应通过里程碑付款的方式管理接管工程部分的时间。对于需要更严格的部分接管流程的工程（即：如果需要各部分工程的竣工日期和延迟损失赔偿），则应使用更复杂的计量价格或总包施工合同。
采用更有力的合同（全面计量价格合同或总包合同）的指标是：具有技术和性能风险的技术性或复杂工程、不可预见的条件发生变化的可能性高、承包环境要求极高、国际设计或承包商的使用。
11.6.4 计量价格施工合同
计量价格施工合同应用于雇用承包商进行以再次计量为基础定价的施工合同。
计量价格施工合同应用于合格承包商进行的复杂工程，需要联合国项目事务署有经验的人员对合同条款进行管理。
计量价格施工合同应用于授予价值超过1,000,000美元的工程。
该合同对计划表中的变量有默认阈值，这些变量需要联合国项目事务署的主管技术人员在项目经理的指导下输入项目特定数值。具有针对工程变更的整体应变能力，作为应采用的标准。若需要，可便于进行价格调整，尽管不建议将其作为默认设置。
该合同需要经验丰富的专业管理，严格遵守基于时间的承诺。若用于规模过小或过于简单的工程，可能造成管理繁琐；然而，若用于适合的工程，则可降低风险、减少混乱，比使用简单的合同更加有效。
若工程以一次性总付的方式定价，则必须使用联合国项目事务署的总包施工合同。
11.6.5 总包施工合同
总包施工合同应用于雇用承包商进行以一次性总付的方式定价的施工合同。
总包施工合同应用于合格承包商进行的复杂工程，需要联合国项目事务署有经验的人员对合同条款进行管理。
总包施工合同应用于授予价值超过1,000,000美元的工程。
该合同具有全部功能，明确规定各方的义务。旨在用于合格承包商和经验丰富的联合国项目事务署人员参与的复杂工程。
该合同对计划表中的变量有默认阈值，这些变量需要联合国项目事务署的主管技术人员在项目经理的指导下输入项目特定数值。应注意，总包合同并不是固定价格合同，若投标时的预期工程范围或条件与工程执行过程中的不同，价格可发生变化。
该合同必须有详细的费率表支持，以确保可对变更进行公平估价，并有完整的工程量清单，以便对工程范围进行全面认识。
总包合同具有针对工程变更的整体应变能力，作为应采用的标准。若需要，可便于进行价格调整，尽管不建议将其作为默认设置。
虽然付款流程将基于分段完工里程碑，使工程的测量更加直接，但项目团队应保持警惕，以确保交付的工程达到要求的质量标准，但不会降低管理工程所需的努力水平。
该合同需要经验丰富的专业管理，严格遵守基于时间的承诺。若用于规模过小或过于简单的工程，可能造成管理繁琐；然而，若用于合适的工程，则可降低风险、减少混乱，比使用简单的合同更加有效。
11.6.6 设计和建造施工合同
如标题所示，设计和建造合同将设计和建造责任交给了承包商。由于其复杂性，在投标设计和建造施工合同之前，需要进行设计审查，并获得设计审查合格证书。设计和建造合同应用于雇用承包商，承包商应负责工程的设计和建造。
鉴于其复杂性，使用这种合同模式需要事先获得IPMG聘用保证负责人的批准。
在发布招标程序之前，“业主要求”，即工程设计要求，应由IPMG 设计审查小组审查和批准。一经批准，IPMG将发放临时设计审查证书。承包商完成设计后，在工程实施之前，应由IPMG 设计审查小组对设计进行审查和批准。关于该点，IPMG 将发放设计审查合格证书。更多指南，请参考基础设施工程OI设计审查。
11.6.7 工程合同中的重要规定
■ 业主和业主代表：在联合国项目事务署工程合同中，业主为联合国项目事务署，通常由聘用机构代表。业主代表是业主委任的对工程实施情况进行监管的个人或实体。通常是联合国项目事务署的项目经理（因此，应该是具有适当技术专长的个人，例如：土木工程师或建筑师），除非联合国项目事务署将这一职能委托给一家咨询公司。
■ 保留金和履约保函：保留金系指从每笔支付给承包商的款项中扣留的钱款（以合同中的百分率表示，通常是5-10%），作为业主（联合国项目事务署）确保承包商圆满完成工程的手段。接管工程后，业主（联合国项目事务署）通常将保留金的一半返还给承包商。剩余的保留金通常在工程最终完工后返还给承包商。另一种履约担保形式是联合国项目事务署持有承包商提供的无条件且不可撤销的即期银行保函（或类似票据），以确保工程的实施（详情参见第6.5.2条“细则和投标人须知”，第p款和第11.1.5条“履约保函”）。若业主（联合国项目事务署）承包商的表现不符合要求，应与IPAS协商，根据合同规定执行相关合同程序。联合国项目事务署可将银行保函兑现，作为承包商违约的补偿。银行履约保函（或类似票据）直到工程最终完工均应有效，通常会规定，其价值在工程接管后将减半，并于工程最终完工时到期。注意，可要求提供保留金或银行保函（或类似票据）作为履约保函，或要求同时提供两种，只要总担保金额在10%的最大要求范围内。对于偏离上述阈值的情况应得到批准，由项目经理、聘用保证负责人、IPMG和IPAS之间讨论和商定。
■ 预付款银行保函：可向承包商支付预付款，使其能够开工，并在其经济能力范围内，坚持到第一次期中付款。然而，尽可能不鼓励使用预付款。另一个提高承包商现金流的选择方案是定期付款。对于工程合同，预付款通常不宜超过总合同价值的10%。偏离10%阈值的批准应征求雇用保证负责人的同意，并与雇用机构协商。
此类付款需要银行保函，以避免相关风险。联合国项目事务署接受的所有此类担保均应为无条件的即期担保，合同中提供了必要模板。联合国项目事务署条例规定超过250,000美元的预付款必须有银行保函，但仍建议采用较小金额的预付款（详细信息，参见第11.1.4条“预付款”）。
为了收回预付款，联合国项目事务署将在合同中规定每笔中期付款中扣除的百分率，直到预付款金额还清。建议在工程进行一半前后收回预付款，即：应规定最低金额，使得承包商能够进场并达到第一次付款。
■ 价格调整：系指在整个合同期限内有一种机制来提高单价的惯例，用以反映通货膨胀。
更常用于通货膨胀严重地区的大型合同中。这在某些地区的一般建筑行业中非常常用，这些地区有明确的机制对此进行管控。情况可能是，如果不把这种机制包含在合同中，将无法吸引到有竞争性的投标。
如果这是您所在区域的标准惯例，您最好采用价格调整来避免承包商抬价递标以涵盖未知的通货膨胀和不熟悉的合同条款和条件。
鉴于联合国项目事务署运作的工作环境不稳定，而且随着时间的推移价格有可能大幅上涨（很少下降，但有时会，例如灾后恢复），针对18 个月以上工期的价格上涨条款被认为是谨慎的。
如果有明确的迹象表明未来成本会大幅上升，则可假定承包商在制定相关合同费率时已经将点考虑在内。请注意，这实际上是对未来材料和劳动力价值的有效投注，项目经理需要评估，与在合同中建立一个价格调整机制来减少猜测相比，此种方法的潜在成本。
联合国项目事务署的简明格式、计量价格和总包施工合同均可应对价格调整。价格调整方法的详细说明将插入到合同价格表中。默认的FIDIC条款可用，或者，许多国家都有完善的标准价格调整方法，如果情况是这样，建议您使用它们。
联合国项目事务署的小型工程施工合同不提供价格调整功能，亦不宜调整为提供价格上涨。若您希望使用价格调整，您则要使用简明格式施工合同。
■ 应急费用和变更：基础设施工程的专业规划和实施需要应急准备金，这是总体范围内针对必要、不可预见和未知工程组成部分的可管理的确定预算。
基础设施工程的规划和实施很复杂。始终包含未知因素。在任何工程合同中不包含应急准备金通常都疏忽造成的，或者至少会令联合国项目事务署因需要批准应急相关工作而面临不必要的额外风险和延误成本。
授标申请中应包含6%至12%的应急费用（关于该百分比的例外情况，请参考第10.1条）。应急费用应当与工程本身一起构成采购流程的组成部分。所需的应急费用水平应基于对潜在未知因素（如：地面和气候条件）、承包商的完备性以及其他风险因素的了解。项目经理必须根据工程预算平衡此类风险（以及应急费用价值），因为这确实会锁定资金。相反，由于应急费用不足导致对后续提交时间表的影响是一个须考虑因素。
应急费用的价值不在合同中予以规定（仅规定管理变更的机制），但是会反映在授标金额中。项目经理（业主代表）可在没有额外采购流程的情况下使用该应急费用来管理变更。任何使用应急费用但未包含在工程量清单费率中或费率表中的变更都将受到合同修订的约束。关于更多详细信息，请参见第13.6.2 条“工程变更管理”。
■ 当指定的认证机构认为整个工程（或部分工程）已经完工并做好使用准备时，颁发接收证书。
接收通常被称为实际完工；并非总是指工程100%完工，工程的次要部分可在缺陷通知期内完成，但必须得到业主代表的批准。此时，联合国项目事务署颁发接收证书，联合国项目事务署有效接管工程。项目经理应确保此时可立即移交给受益人。
如果受益人不想接受资产所有权，这有时会给联合国项目事务署造成麻烦。应注意，若联合国项目事务署要在任何一段时间内保持工程归其所有，已经做了足够的预算和规划，以支付有关时间段内工程的安全和保险费用。
通常在接管时，联合国项目事务署将保留金和银行保函的一半返还给承包商，另一半在最终完工时返还。这将与合同中规定的实际价值保持一致。联合国项目事务署的最佳做法是规划接管流程，使得联合国项目事务署可以立即将工程移交给最终用户/客户。这将减少联合国项目事务署在任何时期保留工程的风险。
提前与客户和用户规划该流程，令其做好准备，在我方向承包商颁发接收证书的同一天接管工程。
■ 缺陷通知期（DNP）是工程（以及合同本身）接收和最终完工之间的时间段。缺陷通知期是为了有时间让任何缺陷为人所知并得到修复。理想情况下，这段时间足以让工程度过一个季节性周期或一个完整使用周期。
在整个缺陷通知期内，联合国项目事务署必须定期检查，突出标记任何缺陷，并确保承包商自费进行修复。如果这些缺陷较大，使工程无法使用，则应考虑重新开始该项的缺陷通知期，从而延长总的缺陷通知期和合同长度。
在大部分情况下，这将影响联合国项目事务署/客户协议，需要在延长缺陷期之前予以考虑。不鼓励延长任何项的缺陷期，除非这是一个非常重大的问题，有可能导致缺陷重复出现。
为期12个月的缺陷通知期是工程合同的强制性要求。根据工程的情况和性质（例如，当工程是短期临时营地或小型工程时，如院落的边界围栏），采用不同的缺陷通知期可能是合适的，但在这种情况下，需要事先获得聘用保证负责人的书面批准。
但是，请注意，当联合国项目事务署与其客户签订项目/融资协议时，应首先在聘用层面讨论这一问题。理想的情况是，项目/融资协议应保持开放，以涵盖联合国项目事务署监测缺陷通知期的费用。若无法找到一个解决方案涵盖此类费用，应避免缩短缺陷通知期，并且只有在获得聘用保证负责人的批准后方可做出决定。
■ 最终完工是承包商对联合国项目事务署和工程的义务或责任的结束。此时，工程由联合国项目事务署负责，直至联合国项目事务署最终移交给最终用户或客户。还建议在最终移交给客户的同时协调此事。
联合国项目事务署在最终完工时返还银行履约担保，向承包商进行最终付款，并退还最后剩余的保留金（若适用）。当然，这取决于任何履约问题，代表承包商整改缺陷的过程中产生的费用。所有这些事项都必须根据合同条款进行商定。
11.7 服务合同
11.7.1.1 专业服务合同
专业服务合同用于与实体签订合同以提供服务，通常价值在50,000美元以上。合同必须附有作为附件的联合国项目事务署服务合同通用条款的副本，以及任何其他相关附件（如职权范围、合同专用条款（若适用））。
11.7.1.2 小型服务合同
小型服务合同用于与实体签订合同以提供价值低于50,000美元的小型服务。合同必须附有作为附件的联合国项目事务署服务合同通用条款的副本，以及任何其他相关附件（如职权范围、合同专用条款（若适用））。
或者，对于小型或简单服务，可签发oneUNOPS采购订单，代替小型服务合同。更多信息，请参见第11.3条的规定。
11.8 货物合同
货物合同应用于任何价值的货物和相关服务的供应，如果将合同作为单独文件发布更方便，而不是基于oneUNOPS采购订单生成的格式。更多信息，请参见第11.3条的规定。
11.9 资产采购
在采购财产、装置和设备（个人防护装备或简单资产），如IT 设备或车辆时，必须在oneUNOPS采购订单中注明。在为个人防护装备创建oneUNOPS采购订单时，必须遵守额外的步骤。在oneUNOPS支持网站商提供了明确说明。
另外，采购官员必须确保在oneUNOPS采购订单中注明正确的资产类别。根据联合国项目事务署财务条例和细则，在采购和接收阶段正确识别资产将保证在财务报表中有效追踪和报告组织资产。关于正确的资产类别，买方必须参考OI固定和无形资产管理。（来源：财政部国库司）
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