联合国《采购指南》修订版6.1-第八章《投标文件的评估》
作者：网络转载 发布于：2020-08-18 16:46:51 来源：政府采购信息网
8 投标文件的评估
8.1 概况
评标是根据招标文件中规定的评标方法和标准进行评估和比较投标文件（注：投标文件，以及报价书或标书，均为标书、报价和建议书的通用术语，是供应商提交的响应招标文件的文件。在联合国项目事务署，“投标文件”一词也常用于指代提交给合同和财产委员会的授标申请书。）的过程。其目的是确定最符合评价标准的报价书，从而为联合国项目事务署创造最佳价值。客观、公正和执行良好的评估过程至关重要，因为会形成建议和授予合同的请求。
总体而言，联合国项目事务署根据最高物有所值的原则（即技术和商务因素的理想结合）对所有报价书进行评估。物有所值可以包括获得、使用、持有、维护和处置货物或服务（如果在招标文件中有此规定）的价格、生命周期成本和交易成本。也可以考虑非成本因素，如目的适合性、质量、服务和支持，以及社会和环境效益。
在收到和开启报价书后，必须按照招标文件编制过程中确定的、并在此等文件中明确规定的评标标准和方法对报价书进行评标。在任何情况下，均不能在报价书评标过程中引入新的或修订后的评标标准，也不能改变评标方法。
评标过程包括以下主要步骤（在本章后面介绍）：
■ 成立评标小组；
■ 初步筛选；
■ 技术评审；
■ 对于征求建议书：编写技术评审报告和财务标开启；
■ 财务评审，包括价格合理性的理由（如适用）；
■ 澄清（如果需要）；
■ 谈判（如适用）；
■ 评标报告定稿；
■ 背景调查（如适用）。
由于报价书必须在合同发布时有效，因此对报价书的评标必须在报价书有效期届满前完成。采购官员还必须考虑获得PA 批准和签发合同所需的时间。如果无法满足此等条件，可以要求投标人延长其标书或建议书的有效期。必须向所有投标人发出书面通知。
8.2 评标小组
评标小组的目的是核实供应商及其报价书是否满足招标文件的要求，并根据预先确定的评标标准对报价书进行评标。
为了对投标文件进行公正和公平的评估，评估必须由至少两名成员组成的小组执行。评标小组的实际人数将取决于采购活动的性质、复杂性和价值，但通常不应超过五人。在所有情况下，除了采用采购招标方法进行的采购外，评标小组必须包括第2.4 条中定义的采购官员（通常是从招标阶段起开始管理采购过程的人员）和主席。
评标小组成员应由PA 以书面形式（例如通过电子邮件）任命，根据其对具体标的的了解提供客观、独立的建议。PA 可咨询项目经理/申请人，以确定满足此类要求的潜在成员，特别是在需要和建议具备技术知识的情况下。仅在需要的情况下，PA还可以任命一名具有财务知识的人员（如财务官），负责在财务评审期间为评标小组提供支持。评标小组成员应仅为PA正式任命的成员。考虑到评标成员应提供独立的咨询意见，PA应尽可能避免在评标小组中安排联合国项目事务署人员对其他评标成员进行监督，且不得组成仅存在监督人及其被监督人的评标小组。
评标小组主席必须由PA 任命的经验丰富的人员担任。被任命领导评标小组的主席应具有至少五年的采购经验、深入了解有关要求、具备与各利益相关方有效互动所需的人际交往技能。
评标小组为合议机构，应始终尽力达成最终决定的共识。如果做出所有努力之后仍无法协商一致的，评标小组主席可组织进行简单多数表决，以解决问题或分歧。如果表决票数均等，评标小组主席应投出决定票。一旦作出最终决定，小组成员应支持和贯彻评标小组作出的最终决定。
在特别复杂的采购过程（如规格复杂、投标价值高、复杂的资格后审标准等）中，外部标的专家可与评标小组签约。与联合国项目事务署签约的任何此类外部标的专家应被视为是联合国项目事务署官员，以确定联合国项目事务署在评标小组中是否占据多数。资金来源方、客户组织或国家相应机构的代表可被任命为观察员或正式评标成员（即具有表决权）。对于后者，联合国项目事务署应在评标小组中占多数。
评标小组成员和观察员必须及时指出其是否与任何供应商存在潜在的利益冲突（如拥有供应商公司的股份、与供应商的家庭关系等），在这种情况下，他们应申请进行撤换。所有评标小组成员和观察员必须在开始评标程序之前签署保密性和无利益冲突的宣誓书。
评标期间主席的主要任务：
■ 在评标小组中起到推动作用，解决问题或分歧（如适用）；
■ 提醒评标小组审议结果是严格保密的：有关投标文件内容或评标程序的信息不得在评标小组之外透露。特别是：（i）在评标期间，仅评标小组和观察员方才有权查阅报价书；（ii）与投标人的通信必须经过采购官员，不得在评标小组之外共享。
采购官员在评标期间的主要任务：
■ 从评标小组处获得保密性和无利益冲突的宣誓书签名；
■ 向评标小组简要介绍其职责，确保评标小组熟悉招标流程和评标标准；
■ 编制评标矩阵和报告；
■ 与投标人共同管理评标交底（如适用）。
8.3 评标标准
评标标准分为以下类别，在第6章“招标”中有具体说明，并在评标过程中进行运用：
■ 正式和资格标准（见第6.5.3.1条“正式和资格标准”）-在初步筛选期间评估（见第8.5条“初步筛选”）
■ 资格和技术标准（见第6.5.3.2条“资格和技术标准”）-在技术评审期间评估（见第8.6条“技术评审”）
■ 财务标准（见第6.533条“财务标准”）-在财务评审期间进行评估（见第8.7条“财务评审”）。
8.4 评标方法
存在三种不同的评标方法，其使用取决于所选的招标方法，如表6所示。
8.4.1 价格最低且技术上最可行的报价书
当通过非正式方式进行招标时，使用该评标方法：采购或报价请求（见第6.3.1条“采购”和第6.3.2条“报价请求”）。
对于较低价值的采购项目（低于50,000美元），可以提供更为灵活的方法选择供应商，评标方法允许考虑各种因素。价格最低且技术上最可行的报价书方法包括以下步骤（此等步骤主要适用于报价请求，因为对于采购而言，所有此等步骤均进行了压缩简化）：
1. 初步筛选报价，包括评估报价是否符合招标文件中规定的正式标准和合格；
2. 对报价进行技术评审，确定哪些报价实质上符合资格标准（如果包含在招标文件中）和技术标准；
3. 财务评审：技术合格的报价应按最低价格进行评标。然而，在某些情况下，较高定价的报价书能够提供最低报价所没有的技术优势，是应当考虑选择的。此外，如果收到的全部报价书均未能实质上符合相关要求规范（在这种情况下，根据ITB的要求，可以选择重新投标），则报价请求的方式可以选择技术上最合理的报价书；
4. 如果选择的供应商不是提供最低报价方案的供应商，则需要适当的理由证明：理由必须记录在这必须记录存档，未选择最低价格方案的理由必须在授标申请书中载明，并经过相关的PA签署。
8.4.2 价格最低且基本符合要求的报价书
当通过ITB（见第6.3.3条“投标邀请书”）进行招标时，使用这种评估方法，价格作为是否授予合同的首要评标标准。选取价格最低、基本符合要求的报价书的方法包括以下步骤：
1. 标书的初步筛选，包括评估标书是否符合招标文件中规定的正式标准和合格标准。在本阶段基本上符合要求的所有标书均将进行以下后续评标；
2. 对标书进行技术评审，确定哪些标书实质上符合资格标准（如果招标文件中规定了资格标准）和技术标准，拒绝不符合要求的报价书。只有符合或超过标准的标书才被视为实质上符合要求；
3. 根据招标文件中规定的财务标准，通过在实质上合格的标书中选择报价最低标书作为授标依据，从而进行标书财务评审。
8.4.3 累积分析
当通过征求建议书（见第6.3.4条“征求建议书”）进行招标时，应使用这种评标方法。评标基于除价格以外的多种标准，以确保资金的最大价值。累积分析方法包括以下步骤：
1. 初步筛选建议书，包括评估建议书是否符合招标文件中规定的正式和合格标准。在这一阶段基本符合要求的所有建议书将进行以下后续评估；
2. 技术评审（资格标准），确定哪些建议书实质上符合资格标准（如果在招标文件中规定了资格标准），并拒收不合格的建议书。只有符合或超过资格标准的建议书才被视为实质上合格；
3. 技术评审（技术标准），根据招标文件中包含的各项标准所分配的最高分数，确定每个建议书所达到的技术点。只有满足招标文件中规定的最低技术门槛（通常为60%或70%）的建议书才方被视为实质上符合要求；
4. 财务评审。财务标仅对达到最低技术门槛的报价人开放。应检查评分高于门槛值的建议书是否存在任何计算错误（见第8.7 条“财务评审”）。财务标的最高分数如招标文件中所述。最低报价的财务标将获得最高分。其他报价人的财务标将按以下公式根据反向比例计分：
示例：财务标的最高得分是30分。报价人A的报价最低，为10.00美元。报价人A得到30分。
报价人B的价格是20.00美元，因此报价人B得到（10.00美元/ 20.00美元）× 30=15分。
5. 综合分析。在技术标和财务标得分相加后，总得分最高者将视为最物有所值的报价书，建议将其选为授标报价书。
8.5 初步筛选
为了避免为无效报价书的评标花费更多资源，评标小组应在评标过程尽早对照招标文件中的正式标准，预先对报价书进行审查，剔除包含重大偏差的报价书。
此外，在此阶段，评标小组应根据招标文件中的资格标准检查投标人的资格。
第6.5.3.1条包含了正式合规标准的示例。
在下列情况下，评标小组应拒收报价书（见第8.8.1条“偏差”和第8.8.2条“供应商的澄清”，特别是缺失了关于投标人必须有机会提供的信息类型）：
1. 根据第3.3条的规定，投标人不再具有资格；
2. 在适用的情况下，缺少所需的标书/建议书保证金，或者如果已提供，但其金额或有效期方面不符合要求。措辞方面发生变动，只要符合规定格式的，均不认定为实质性偏差。如果对标书/建议书保证金的真实性有所存疑，评标小组应直接与开证行联系。若开证行无法确认其是否已签发了保证金，或以其他方式确认其为欺诈性文件时，评标小组主席必须立即按照第8.8.6条的规定向内部审计和调查组报告；
3. 若招标文件中明确要求，但仍未照此提供标书或建议书提交表格或投标函未签字。措辞方面发生变动，只要符合规定格式的，均不认定为实质性偏差。经正式授权的签字人必须在供应商的报价书上签字，以使其具有法律约束力。如果投标函没有规定的签字，但只要在送文函或所附的其他文件上由授权代表签字，以及在ITB的情况下，只要在规定了投标总价的文件上签字，联合国项目事务署应认定为无意疏漏。但是，评标小组应要求正式授权的签字人立即确认报价书具有法律约束力，并取得所需的签字。
提供签字后，联合国项目事务署则将接受该报价书；
4. 未按照招标文件要求提交非历史文件。非历史性文件是指专门与标书有关的文件，是在招标文件签发之前，投标人不可能拥有的文件，例如投标保函。如果需要提供授权书（POA）的，在标书签署之日没有提交有效的授权书，将导致标书实质上不符合要求。如果没有提供授权书或授权书存在技术缺陷或无效的，采购官员必须确定投标人是否拥有可认定标书本质上合格的历史文件（即先前存在的以其为受益人的有效授权书）；
5. 报价书不包括接受联合国项目事务署有关合同一般条款或其他重要条件的证据，例如履约保函、保修、交货时间表和付款条件；
6. 在执行征求建议书流程时，财务信息包含在技术标信封中。
8.6 技术评审
实质上符合第8.5条“初步筛选”的正式和资格标准的所有投标文件将进行技术评审，该评标包括两个步骤：（i）资格标准评估（如果包含在招标文件中）；和（ii）技术标准评估。
i. 资格标准评定
如果招标包含资格标准（例如，见第6.5.3.2条“资格标准”），则必须在此阶段进行评定。这是为了确保投标人有资格并有能力成功完成合同，即该实体满足法律和法规要求，具有规定的最低技术能力和经验，并有财务能力。
若招标文件规定了资格标准，则将按照通过/不通过的原则进行评定，无论此等标准是否包含在报价请求、ITB或征求建议书中。
ii. 技术标准的评定
为响应ITB而收到的标书必须根据招标文件中规定的技术标准（规范、任务大纲、工作说明书和其他要求）进行评定，即判定为通过/不通过。当标书包含重大偏差时，即当所报价项目的规范在一个或多个重要方面与最低要求的技术规范和其它要求存在差异时，必须予以拒收。
如果收到响应ITB的大量标书，使得无法所有标书进行技术评审，则可以分批次对标书进行评估，以减少评标时间。在这些情况下，应在初步审查时对收到的所有标书进行计算检查，并编制包含投标价格和修正投标价格的表格。价格修正后，评标小组可决定接受由若干最低报价标书组成的一批技术评审。最低报价的标书数量由评标小组决定，通常由三到五个最低报价的标书组成。此等标书中技术响应的报价最低标书也是所有标书中技术响应的报价最低标书。如果第一批标书中没有挑选出至少三份技术响应性标书，则应允许下一批最低报价标书进入技术评审过程，以此类推，直至形成至少有三份技术响应性标书。
在征求建议书中收到的建议书必须根据招标文件中规定的各项标准最高得分，对照技术标准评分。
如果任何投标人提交的标书没有获得招标文件中规定的最低及格分数（通常为60%或70%），则其技术标将被拒收。相应的财务标应原封保存在采购文件中。但是，必须退还任何投标保函或保证金。负责招标工作的采购官员必须确保在向选定的投标人授予合同之后，将立即将任何未中标的投标文件中包含的投标保函退还给该投标人。
8.7 财务评审
所有实质上符合第8.6 条“技术评审”中的资格和技术标准的投标文件均将进行财务评审。财务评审是将报价书与招标文件中规定的财务标准进行比较，并确定评标基准价格的过程。
价格是一项重要的财务评审标准，但价格的权重取决于评估方法（第8.4 条）和招标文件中规定的财务标准，其中可能包括生命周期成本分析。
除非按照第6.5.2条第i款的规定包含在招标文件中，否则财务评审不得考虑税收和关税。
在财务评审之前，必须在以下基础上纠正计算错误：
a）如果单价与单价乘以数量后得到的行分项合计之间存在差异，则应以单价为准，并应更正行分项合计，除非联合国项目事务署认为单价中的小数点明显错位，在这种情况下，应以所报的行分项合计为准，并应更正单价；
b）如果与小计的增减相对应的合计存在错误，则以小计为准，同时应当改正合计；
c）如果小写金额和大写金额之间存在不一致，则以大写金额为准，除非大写金额所表示的金额存在算术错误（这种情况下，根据上述a）和b）之规定以小写金额为准）。
价格修正完成后，必须评估折扣（如适用），并将货币换算为一种基础货币（如招标文件中所规定）。
如果供应商对提前订购/安排，或提前付款折扣进行报价，则除非招标文件中明确说明，否则不作为评标的衡量因素。如果报价了折扣，则可以使用折扣，但必须根据常规价格选择供应商，而不考虑折扣。下单时，应考虑任何可用的下单折扣。
在评标中考虑数量折扣，且必须作为单独的报价书进行评标。单一货币的最终价格比较必须考虑更正后的错误、数量折扣和任何必要的调整。
就货物采购而言，如果报价书既有《国际贸易术语解释通则》规定的FCA，又有CPT，则评估报告必须解释评标小组如何确定选定的授标国际贸易术语最有利于联合国项目事务署。
在财务评审过程中，存在下列情形之一的，偏离将被视为重大偏离：
■ 投标人不接受招标文件条件规定的价格修正；
■ 规定的价格组成部分缺失；
■ 投标人报价的数量少于规定数量。
使用累积分析评估方法（在征求建议书中）时，财务标的得分根据分数分配公式进行计算（见第8.4.3条“累积分析方法”）。
8.7.1 价格合理性的理由
应进行财务评审，以证明推荐授标报价书的合理性。
一般而言，价格的合理性始终被视为是确定“物有所值”的依据。但是，如果收到的实质上合格的报价书少于三份时，价格的合理性则成为强制性根据。这是为了确保在适当的比较对象之间进行价格比较，即不符合要求的投标人（即货物或服务质量较低，交货时间长于固定时间等），但唯一的例外情况是在ITB的情况下，以及不符合要求是非价格影响因素或对价格影响轻微的因素所致。
除了与标书中收到的其他实质上符合要求的报价书进行比较外，还可以使用以下比较对象，以确定价格是否公平合理：
■ 与相同或相似产品或服务的市场价格进行比较；
■ 与产品目录或所列价格进行比较；
■ 与有效的长期协议价格进行比较；
■ 历史价格，即将当前价格与近期相同或类似产品支付的价格进行比较；
■ 报价书是否与其他类似客户的报价近似；
■ 如果报价书是定制的，则报价书的成本明细是否表明价格公平合理。
下列价格合理性规定还适用于具体采购流程：
- 在采购药品时，必须将仿制药的价格与其他仿制药进行比较，这是因为虽然仿制药的价格低于原创药/原专利药的价格，但这本身不足以证明成本的合理性。
- 当与多个供应商建立长期协议时（见第11.4.2条），必须对每个中标人进行价格合理性评估。
如果在价格/成本分析之后，评标小组认为价格不公平、不合理，联合国项目事务署应再寻求竞标者，或与供应商商议，以期降低价格。
8.8 评标的其他方面
8.8.1 偏差
8.8.1.1 重大偏差
联合国项目事务署必须保持公平性和透明性，并确保只有且无论何时与相关要求存在重大偏离时，必须对报价书进行拒收。在某些情况下，实质上符合要求的报价书可能包含非重大偏差，这将导致其不符合要求。然而，为了达到“物有所值”的要求，重要的是不要仅因为存在非重大（即微小）偏差，就轻易取消报价书的资格。
重大偏差是指：
■ 将以任何实质性方式影响到合同中规定的货物及相关服务的范围、质量或性能；
■ 由于与招标文件、联合国项目事务署权利或投标人在合同项下的义务相抵触，从而将以任何实质性方式发生限制；
■ 一经修正后，将对提交实质性响应标书书的其他投标人的竞争性地位带来不公平的影响。
为此，评标小组主席和负责相关采购工作的采购官员必须清楚地了解何为重大偏差。在对报价书进行评估的过程中，在确定偏差是否重大时，必须采用一致性标准。评标报告必须确定在评标过程的各个步骤中发现的任何偏差。
8.8.1.2 标书中的轻微不合规或不规范行为
轻微不合规或不规范仅为形式上的问题，而非实质问题。它还涉及标书中的部分非实质性缺陷，或某一标书与具体的要求存在偏差，且可在不损害其他投标人的情况下予以更正或放弃。在这种情况下，如果与所获得的货物、服务或工程的总成本或范围相比，对价格、质量或交付的影响可以忽略不计，则缺陷或偏差则视为非重要的。评标小组应放弃或给予投标人机会纠正因标书中的轻微不合规或不规范而产生的任何缺陷，以对联合国项目事务署有利者为准。
轻微不合规或不规范的示例包括投标人未能：
1. 按照招标文件要求的份数退还已签署标书；
2. 提供有关其雇员人数的必要信息；
3. 签署其投标表格，但仅根据第8.5条“初步筛选”的规定；
4. 确认收到对投标邀请书的修订版本，但前提是：
a）收到的标书清楚地表明投标人收到了修订版本，例如修订版本在邀请函中增加了另一个项目，而投标人就该项目提交了标书：
b）修订仅涉及形式方面的修订，或对项目投标的价格、数量、质量或交付没有影响，或影响可以忽略不计。
8.8.1.3 明显的笔误
开标后，评标小组应对所有标书进行错误审查。采购官员可在授标前纠正任何明显的笔误，前提是他们首先向投标人对相关标书进行核实。明显错误的笔误包括：
a）总价明显错误：当总价出现错误时，则以单价为准；
b）大写金额与小写金额如果存在明显差异的，则以大写金额为准；
c）小数点明显错位；
d）明显不正确的折扣（例如1%，10天：2%，20天：5%，30天）；
e）离岸价格目的地和离岸价格起始地明显颠倒；
f）单位名称明显错误；
g）表述投标有效期时出错。
如果评标小组认为有存在错误，并且如果投标人正式且真诚地确认发生错误，则在最终评标和授标之前，应按照以下程序进行处理。
标书更正时，应将投标人的确认附在标书正本上，将证明的副本附在标书副本上。不得在标书表面进行更正，但必须反映在授标文件中。
通过电子数据交换提交的标书的更正应通过在电子招标文件中包括标书、验证请求和投标人的验证实现。如上所述，更正必须反映在授标文件中。
8.8.1.4 明显价格错误
联合国项目事务署不对投标人的价格错误负责。但是，如果联合国项目事务署认为存在错误时，应核实价格（例如某一具体条目的价格过高或过低）。然后，应告知供应商，禁止修改原价，否则将导致报价书被拒绝。如果供应商确认原始价格正确，则可以进行评标。如果供应商承认价格不正确，则必须拒收报价书，以遵守公平和平等对待所有供应商的原则。与供应商的沟通必须以书面形式进行，并存档备查，以便于审核。
8.8.1.5 过低报价的标书/建议书
过低报价的标书/建议书是指相对于范围、方法、技术解决方案和要求，标书/建议书的价格过低，以此引起评标小组对投标人是否能够成功履行合同能力的关注。
如果发现报价过低的标书/建议书，采购官员应要求投标人进行书面澄清，包括对其标书/建议书的价格与范围、拟议方法、时间表以及风险和责任分配相关的详细价格分析。
在对投标人提供的信息和详细价格分析进行评估后，评标小组可以：
a）接受标书/建议书；
b）在适当的情况下，如果中标人发生违约，要求由投标人自费将履约保函的金额增加到足以联合国项目事务署免受经济损失的水平；或
c）拒绝标书/建议书。
8.8.1.6 缺失文件
投标人只能在评标阶段提交已经提供的此等文件的历史版本或原始版本，但必须在标书接收截止日期前以原始形式提供的文件（例如投标保函）除外，，并且必须按照第8.8.2条“供应商澄清”的要求进行。
8.8.2 供应商的澄清
报价书应根据报价书中提供的信息进行评标。但是，在提交报价书后并经初步审查后，有时需要投标人对报价书进行澄清，以便进行适当的评标过程。此类澄清的目的是澄清报价书的任何方面，而不是添加或删除报价书的任何方面，或以其他方式修改报价书的任何部分。
根据ITB（单信封体系）或征求建议书的技术标和/或财务标中是否规定了澄清的必要性，澄清可在提交审查和评标过程的各个阶段进行。只有评标小组内的采购官员才有权在评估期间向投标人寻求澄清。
本条中的澄清是指与投标人进行沟通，其唯一目的是消除提交文件中的轻微不合规、不规范或明显笔误。在澄清过程中，不得向投标人透露其他潜在供应商的报价书信息。在收到和开启报价书后向供应商寻求澄清不应被误认为是在投标截止日期前对报价的修改（见第7.2.1条“投标文件的修改”）。
在公开开标时，同一人士可能代表多家公司。在评标过程中向投标人发出询价时，不得抄送已代表投标人参加开标的人员，因为投标人代表可能将询价转给竞争对手。询价必须只发送给投标人：但是，联合国项目事务署可以通知代表，询价已发送给其所代表的投标人，以便直接跟进。但是，询价内容不得告知投标人代表。
当要求投标人提交澄清或缺失的历史信息或文件时，必须指定合理的截止日期。一旦截止日期过去而没有得到满意答复的，评标小组必须拒绝标书。与供应商的所有通信均应采用书面形式（可采用电子邮件），且必须构成采购记录的一部分。
8.8.3 标段评标
如果招标文件在细则和投标人须知章节中说明将按标段进行评标（见第6.5.2条“细则和投标人须知”），则必须按照招标文件“评标标准”一节中的规定进行评标，其中将详细说明当供应商未能符合所有表圈的全部资格标准（如能力、移交要求等）时，联合国项目事务署将如何授予标段，即按照招标文件中规定的评标方法对此类标段进行授标。有关更多详细信息，请参阅第6.5.3.2条“资格和技术标准”）。
8.8.4 审查在直接承包或独家采购情况下收到的报价书
如果独家采购项下的直接合同正当（见第6.8 条竞争性招投标或正式招标方法的“例外情况”），并且根据第6.6.6条要求提供报价书的，则必须对该报价书进行评估。
次鞥评标的目的是评估报价书是否以合理的价格达到可接受的质量。为了确保报价书的质量，应将其评估为实质上合格/不合格。只有在认为实质上合格时，才能接受报价书。评标必须由根据第8.2条“评标小组”的规定成立的评标小组进行。
除了评标过程外，通常建议在直接承包的情况下进行谈判，以确保“物有所值”最大化。
详见第8.9条“谈判”。
8.8.5 投诉和声明
如招标文件所述，对投标人在评标过程中（及之后）做出的陈述和投诉的答复必须与可能披露或可能不披露的内容一致。根据收到的投诉和陈述的性质，评标委员会主席应考虑在答复之前征求法律顾问的意见。每当投诉看来不适当时，主席应立即将投诉送交联合国项目事务署相关业务部门负责人。
8.8.6 潜在违禁行为的迹象
在进行投标文件评标时，评标小组应当充分确保部分投标人不存在欺诈、串谋或可疑行为的迹象，包括那些可能表现出存在企业联盟的投标人。
以下是表明潜在违禁行为风险的典型红旗。
潜在欺诈模式：
■ 提交的标书/建议书证券显示出明显的违规行为（如徽标或名称或开证行）；
■ 注册证书显示不一致，例如日期、注册机构等方面的信息，或公司名称频繁变更；
■ 质量证书由可疑供应商签发；
■ 供应商表格上提供的银行账户信息是以个人名义而非公司名义提供。
共谋形式很难被发现，因为他们之间的约定本质上是秘密的。共谋模式可能包括串通投标（竞争对手事先同意由谁提交中标）、固定价格（由竞争对手同意提高、固定或维持货物或服务的价格），如下详述。
潜在串通投标的方式：
■ 相同的供应商提交标书，且每家公司似乎轮流成为中标人；
■ 部分标书远远高于公布的价格表、相同公司以前的标书或成本估算；
■ 公司在某些标书中的报价似乎远高于其他标书中的报价，且此等价格便宜没有明显的成本差异做为证据支持；
■ 当新投标人或不经常投标人提交标书时，标书价格下降；
■ 中标人将工程分包给为同一项目中标书未中标的竞争对手；
■ 公司撤回其中标的标书，随后由新中标承包商分包工程；
■ 附投标人之间划分进度计划；即进度计划一取报价最低的投标人，而进度计划二再取另一个报价最低的投标人，以此类推；一个投标人仅对进度计划一进行报价，而另一投标人仅对进度计划二报价等等；
■ 不同投标人提交的银行保函已由同一家银行出具，参考号基本相同：如A-123 和A-124；
■ 关于部分投标人的所有权和管理详细规定表明，此等投标人拥有相同的关键人员，如董事、合伙人、业主等。
潜在定价模式：
■ 多个投标人报价相同，特别是价格长期保持相同，但过去价格却不一样；
■ 价格上涨似乎不是因为成本增长造成的；
■ 取消折扣，但曾经该市场曾有过提供折扣的记录；
■ 不同投标人提交的建议书或投标函包含不规则之处（如相同的计算或拼写错误）、类似的手写体或信纸。这可能表明，指定的低价投标人可能编制了部分或全部未中标投标人的报价书；
■ 标书或价格文件包含涂改或其他物理变更，表明紧急关头做出的价格变更；
■ 当公司无法成功履行合同时仍提交标书（可能是补充标书）。
如果有迹象表明存在潜在的违禁行为，采购官员必须按照第1.5.4.2条的规定和报告机制进行报告。除非所宣称的违禁行为是显而易见的，否则在内部审计和调查组对案件进行首次评估之前，评标小组不得拒绝收到的标书。如果内部审计和调查组决定进行正式调查（因为有足够的证据证实指控），那么评标小组在与PA（和PG负责人，如果相关）商议后，可以决定拒绝此类标书，而无需等待内部审计和调查组全面调查的结果和供应商审查委员会的决定。
8.8.7 最佳和最终报价书（BAFO）
“最佳和最终报价书”（BAFO）是选择报价书时的可选步骤，其目的是加强竞争，从而确保联合国项目事务署的最高“物有所值”原则。
最佳和最终报价书只能在以下情况中应用：
■ ITB（基于“最低报价、基本符合要求的报价书”的评标方法）：当最低报价、基本符合要求的标书的价格完全相同且联合国项目事务署无法确定中标人时；
■ 征求建议书（基于“累积分析”方法）：当多个建议书在累积分析中所得分数完全相同时，即在技术标和财务标总分相加之后。
在这种情况下，根据第8.9 条的规定，最佳和最终报价书的目的是使联合国项目事务署能够作出选择决定，而且不应与谈判相混淆。
当满足要求最佳和最终报价书的条件时，采购官员应向所有合格投标人发出书面请求，以提交其最佳和最终报价书，作为其初始标书/建议书的后续行动，直至共同规定的截止日期。应告知供应商，他们不允许更改所报价的产品/服务/工程的规格或任何标书条件（交货时间/条款、特殊条件等），只能修改价格。提交最佳和最终报价书的请求不得包含任何有关评标的信息或任何有关合同授予机会的信息。投标人必须有合理的时间来提交最佳和最终报价书，考虑到采购行动的复杂性，并且必须以所指示的方式提交对最佳和最终报价书的请求的响应。
在收到投标人的最佳和最终报价书后，评标小组应根据需要更新标书的财务评审，并根据招标文件中规定的评标方法对竞争报价书进行最终比较。
8.9 谈判
谈判是在选定后但在授予合同之前与潜在供应商进行的讨论，目的是在不损害公平和平等对待所有供应商原则的情况下，确保联合国项目事务署实现最大的“物有所值”目标。
（注：在少数情况下，即授予合同后进行价格谈判或范围发生缩减，则必须通过提交谈判记录或其他书面讨论文件的方式，向合同和财产委员会和/或授标PA通报谈判结果，以确保谈判不会严重改变投标人原来的范围和定价方法。此类书面文件使记录完整，并确保适当的审计追踪。在这种情况下，如果最初的授标是针对需要协商的X 美元做出的，并且谈判导致价格降低了Y美元，则该授标应被视为已经确认为X-Y美元，且如果后来打算将授标提高到高于X-Y美元的金额，则有必要根据正常规则寻求进一步的授标。）
通常，联合国项目事务署不进行谈判，但可能有情况证明本条所述做法是正当的。
进行谈判时必须遵循以下程序：
■ 在与供应商的所有谈判过程中，必须至少有两名联合国项目事务署人员参与。在这两位人员当中，其中一人必须是采购官员或被任命为采购流程评标小组的主席，并对要求具备技术知识，特别是出于风险管理目的的工作过程，因为可能需要考虑专门的技术问题；
■ 建议在谈判开始之前，谈判小组准备一份预期谈判结果的简要大纲（不与投标人共享），并在谈判流程中每个人均承担特定的角色和责任；
■ 联合国项目事务署和供应商之间的谈判是保密的，任何一方都不得透露与谈判有关的信息。在开始谈判时，应将此事通知供应商；
■ 谈判结果必须记录在文件备注中；
■ 谈判地点应尽可能设在联合国项目事务署所在地。
1）进一步谈判，就正式招标方法（ITB或RFP）或竞争性征求建议书流程达成一致。
谈判的目的是确保技术报价书符合要求，并且财务标在价格的各个方面均具有竞争力。在谈判中，报价书中的任何不足之处都必须提请供应商注意。必须允许供应商对建议书进行调整，以便改进，更清楚地说明报价书的内容。但是，在任何情况下均不得更改要求（规范/任务大纲/工作说明书）。如果要求发生重大变化，则必须取消竞争程序，并必须根据修订后的要求启动新的招标流程。
应当尽量减少采用正式招标方法（ITB 或RFP）或将正式招标方法除外（通过使用竞争性报价请求流程）这一事宜的谈判，这种谈判只能在下列条件下进行：
i. 只能与推荐中标的供应商一起进行，即：
・ 对于报价请求：针对投标人提供最低报价的、技术上合格的报价书；
・ 对于ITB：针对投标人提交最低报价的、基本符合要求的标书；
・ 对于征求建议书：针对在对技术标和财务标进行累积分析后，提交的得分最高建议书的投标人。
不允许与其他投标人进行谈判。
ii. 如果存在正当的原因。必须提供适当的理由，合理解释在特定情况下进行谈判的原因。在任何情况下，谈判均不得仅出于降低价格之目的，因为这将违反平等和公平对待所有供应商的原则；
正式招标方法后开展谈判的正当理由包括以下情况：
a）预算受到限制，即可用预算不足以购买所需物品，但这不包括大幅减少所需物品，即由于范围的缩减，实质性地改变了投标人采取的原始范围和定价方法；
b）中标的标书或建议书报价提供招标文件未要求的附加服务或设备；
c）边际数量增加导致数量折扣，即招标数量可能会增加，将需要与选定的供应商进行谈判。但是，如果数量增加幅度较大，或者如果货物的市场价格在标书投标截止日期至评标完成日期之间很可能或也许已经大幅度下降，则应考虑重新招标；
d）DSA费率、差旅费等不符合标准费率要求；或或
e）符合要求的标书或建议书少于三份，根据第8.7.1 条“价格合理性”所述的理由进行分析后，评标小组认为所报价格不合理；
f）在直接承包下单独采购的情况下谈判拟定合同。
2）直接承包的进一步谈判
如果直接承包的理由是使用正式招标方法的例外（见第6.8.1 条），通常建议进行谈判，以确保资金的最大“物有所值”的原则。由于没有开展竞争性招标流程，联合国项目事务署没有直接证据表明该产品提供了可接受的价格和质量。由于在评标流程中没有对报价书进行比较，联合国项目事务署需要尽一切努力证明选择的合理性，并尽力获得最有利的条款和条件，以确保供应商报价书各个方面的价格合理性。适当的成本研究、市场研究、专家咨询和核实客户参考资料是谈判之前的关键活动。
8.10 建议
8.10.1 评标报告
评标结果应记录在评标报告中。评标报告的详细程度应与过程的复杂性相匹配，并应使用联合国项目事务署模板。虽然使用评标表是最佳做法，但对于采购和报价请求等非正式的招标方法，它并不强制性采用。
评标报告必须注明日期，确定与之相关的流程，必须在签名下打印每个签名人的姓名。应由评标小组所有成员签字，并由评标小组至少两名成员在每页（历史附件，如ITB/征求建议书、修订、澄清说明等除外）上进行简签，存档备查。
评标报告将在稍后用作推荐授标的依据。评标报告应包括评标流程的汇总，以及执行评标步骤的具体情况以及其中的关键标准，即初步审查、技术评审和财务评审。特别是需要指出的是，当采用征求建议书作为招标方法时，技术评审部分必须包括明确说明每个技术标得分分配的理由。对报价书的任何拒绝、不合格和澄清都必须清楚说明，包括报价书的最终排名和选择中标报价书的理由。
所有未中标的标书必须保留在采购文件中。但是，必须退还任何投标保函或保证金。负责招标工作的采购官员必须确保在向选定的投标人授予合同之后，将立即将任何未中标的投标文件中包含的投标保函退还给该投标人。只有在授予合同并正式签署所有合同文件后，才会通知未中标者。
如果评标方法是“最低报价、且技术上最可接受的报价书”或“最低报价、实质上符合要求的报价书”，则必须特别注意确保报告中明确说明为何报价低于中标报价书的报价书仍被取消资格的原因。
此外，适用时，报告还必须包括一份确认价格合理性的声明（见第8.7.1条“价格合理性的证明”）。
评标报告是一份机密文件，不得分发给参与各自采购流程人员以外的其他人员。
8.10.2 背景调查
在评标完成后但在授标之前，联合国项目事务署应对建议授标的投标人进行背景调查/尽职调查，以核实该投标人是否符合招标文件中规定的标准，或（适用时）根据采购过程的性质进行核实，并可根据此等调查结果拒绝该投标人。调查和核实结果应记录在案。
负责采购过程的联合国项目事务署采购官员必须在授标申请文件中记录所采取的具体背景调查行动及其结果，以便PA 权力机构在批准授标时核实是否已进行了供应商背景尽职调查。
背景调查将按照分级风险办法进行，对联合国项目事务署的所有合同都提出最低要求，高风险情况须进行高级检查。在这种情况下，“较高风险”通过下列指标定义：供应商国家的全球清廉指数（CPI）；当前授标的金额（加上过去12个月授予同一供应商的金额）；以及特定的市场条件，例如供应商在联合国的欺诈、串通历史及公共采购招投标。对于以下授标情况，必须进行高级背景调查：（a）以消费物价指数为50 或以下的国家为依据，对供应商或业务部门的授标；（b）当前授标金额等于或高于25万美元；（c）这是联合国项目事务署首次聘用供应商。然而，如果适当的话，也可以对较低金额和其他情况进行高级背景调查。
最低背景检查要求：
■ 通过互联网搜索，检查公司网站，核实投标人是否存在和状态，或者如果适用时，请拨打其申报的办公电话号码查询；
■ 通过要求供应商提供书面证明或其他文件证据，核实供应商是否经过合法注册（如果在报价书的技术评审期间未经核实，或未以其他方式已包含在联合国全球采购网或联合国项目事务署的供应商简介中）；
■ 根据第3.3条“供应商不合格”的规定，确保供应商并非为不合格供应商（如果在标书初步审查期间没有进行确认的）：
■ 检查投标人是否有任何未决索赔、争端和争议问题（见第8.10.3条“有未决索赔、争端和争议问题的供应商”）。
高级背景调查可能包括以下任何/所有内容，视情况而定，并在与PA协商后，必须正式记录：
■ 核实公司登记册中包含的信息，包括重要的商业信息，如成立日期、初始和当前股东、股本、法定代表人详情、公司名称变更；
■ 向发行人核实标书/建议书保函的真实性；
■ 根据关于供应商利益冲突的规定（见第1.5.4.3 条），验证投标人所有者和管理层相对于其他投标人的独立性。
■ 向制造商核实提交的制造商授权表；
■ 验证提供的其他文件，如质量管理体系证书或对供应商可持续性调查问卷的回复；
■ 核实提供的财务报表，包括通过下列手段进行核实：（a）检查是否有指定的审计师，并已进行过此类审计：（b）检查在过去标书中提供的财务报表与本标书中所提供的财务报表是否一致，如果适用的话；
■ 验证公司的财务稳健性，包括通过外部报告（如邓白氏咨询公司）；
■ 检查投标人过去对联合国项目事务署合同的供应商绩效评估（SPE）（见第13.2.7条“供应商绩效评估”）。注：如果由于投标人之前的记载的不当业绩，而该投标人未被正式暂停与联合国项目事务署的业务往来（根据第3.3.e 条），则评标小组必须确保其与采购的价值和风险相称。
■ 检查以往工作的参考资料；
■ 对投标人场地进行实地考察，确保其拥有相关设备（例如用于工程采购的施工设备，或用于IT/软件要求的IT基础设施）。投标人应允许联合国项目事务署代表在任何合理时间进入其设施，检查投标人的场地（如适用），并按要求提供相关文件；
■ 检查诉讼历史记录；
■ 如果被推荐授标的供应商在其标书中声明其为妇女所有的企业（或其他特殊利益集团），且这是中标的因素，则核实该声明的准确性。
8.10.3 有未决索赔、争端和争议问题的供应商
如果联合国项目事务署与供应商存在争端、索赔或其他有争议的问题悬而未决，包括在调查据称存在违禁做法时（见第1.5.4.2条），会损害或质疑供应商的履约能力，或当履约与任何争端的有效解决不一致，PG负责人在与总法律顾问协商后，可指示联合国项目事务署所有人员避免参与与该供应商的采购行动，直到问题解决为止已经解决或者以其他方式被认定不再具有争议。
每个PA 均有责任确保联合国项目事务署的采购行动不包括此类供应商，也不向该供应商授予合同。联合国项目事务署各业务部门的各负责人有责任将供应商与联合国项目事务署各业务部门之间的任何争端、索赔或其他有争议的问题通知PG负责人。PG将把这类索赔、争端或有争议的问题列入联合国项目事务署的《索赔记录》中。
PG 负责人将采取必要措施解决问题。一旦争端、索赔或有争议的问题得到解决，PG 负责人应通知联合国项目事务署所有相关人员以及有关供应商，说明供应商为今后联合国项目事务署采购行动而可能考虑的时间和程度。（来源：财政部国库司）
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