5.1 供应商采购寻源

　　

　　采购寻源是确定能够为联合国项目事务署提供所需货物、服务或工作的适当供应商的过程。采购寻源还提供有关产品和规范的有价值信息，并用于确定适当的招标方法和竞争类型（见第6.3节“招标方法”）。

　　

　　从可持续性的角度来看，采购寻源流程至关重要，因为其有助于确定以下供应商：

　　

　　i. 将更好地提供采购过程的可持续性；

　　

　　ii. 更好地管理自身供应链中的可持续性影响。

　　

　　采购寻源主要采用两种方法，如下所述：

　　

　　a） 市场调查，包括通过内部和外部渠道进行的市场调查；

　　

　　b） 通过公开竞争招标或通过采购方法（信息邀请书（RFI）、意向书（EOI）、资格预审）发布商机广告。

　　

　　5.2 市场调查

　　

　　市场调查是收集和分析有关工业部门能力和总体市场供应的信息的过程。它有助于确定货物、服务、工程和供应商；协助制定技术规范、工程参考条款（TOR）、工作说明（SOW）、设计文件、雇主对设计和建造的要求以及工程咨询服务的工程参考条款；并允许收集有关可用技术的产品和定价信息。市场调查是寻求满足组织需求的一项基本工作，是任何成功的采购过程的第一步，特别是对以前没有采购过的货物、服务或工程。

　　

　　市场调查可以通过外部和/或内部渠道进行。它不应仅仅依赖这些来源中的任何一个；在决定招标方法和竞争类型之前，必须结合使用几个来源。市场调查的结果，即确定的合适供应商名单，必须记录在采购案例文件中。

　　

　　5.2.1 外部渠道

　　

　　以下外部渠道是寻找潜在供应商的宝贵信息来源：

　　

　　■ 联合国全球市场网站（UNGM）www.ungm.org；

　　

　　■ 联合国采购年度统计报告，可通过联合国全球市场网站（UNGM）查询：https://www.ungm.org/Public/ASR；

　　

　　■ 因特网参考资料，如Kompass（可通过www.ungm.org查阅）、地区贸易目录和国家及产品特定目录；

　　

　　■ 专门采购某一领域内货物或服务的其他联合国组织/牵头机构（如采购难民用品的联合国难民署（UNHCR）、采购疫苗的联合国儿童基金会（UNICEF）、采购避孕药具的联合国人口基金（UNFPA）、采购药品和医疗设备的世界卫生组织（WHO））；

　　

　　■ 商业/专业杂志，如《柳叶刀》等；

　　

　　■ 商会、联合国使团、贸易代表团、大使馆；

　　

　　■ 受益政府、最终用户、客户、资金来源；

　　

　　■ 商业研讨会，供应商目录，专业期刊，贸易出版物。

　　

　　作为市场调查的一部分，我们应参考以下资料来源，以找出重视可持续发展的供应商：

　　

　　■ 全球契约参与者名单；

　　

　　■ 国家和区域全球契约网络；

　　

　　■ 国家清洁生产中心等地方技术机构；

　　

　　■ 地方企业社会责任网络；

　　

　　■ 妇女拥有的商业部门或协会；

　　

　　■ 青年拥有的商业部或协会；

　　

　　■ 社会和环境标签产品生产商的公开名单；

　　

　　■ 根据社会和环境标准认证的供应商公开名单。

　　

　　此外，还应注意确保将中小型企业、非营利和/或少数民族企业纳入市场调查，因为这些企业往往有能力触及人口中最脆弱的部门。应适当考虑当地语言的沟通渠道，以覆盖这一特定的受众。采购官员应根据其提供可持续采购的能力，评估其供应商基础的成熟程度。市场调查应包括但不限于可持续产品的可用性、成本、实际影响和供应商的可持续性做法。必须定期重新评估可持续产品和服务的市场，因为这些产品和服务在某些地理区域和行业正在迅速发展。

　　

　　5.2.2 内部渠道

　　

　　以下内部渠道也是寻找潜在供应商的良好起点：

　　

　　■ 现有的联合国项目事务署长期协议（LTAS），UN Web Buy Plus网站的电子目录，一揽子采购协议（BPA）和供应商资格预审清单；

　　

　　■ 支出分析指示板（可在联合国项目事务署采购组的内网获得）；

　　

　　■ 已建立的名册（例如本地名册、特定产品的名册等）；

　　

　　■ 曾与联合国项目事务署签订合同的供应商；

　　

　　■ 同一领域以前的短名单；

　　

　　■ 与同事协商；

　　

　　■ 实践社区（COP）和其他邮件列表。

　　

　　5.3 商机广告

　　

　　商机广告可以通过以下方式进行：

　　

　　a）报价邀请书（RFQ）、招标邀请书（ITB）或建议邀请书（RFP）公开竞争性招标的广告；

　　

　　b）信息邀请书（RFI）-见第5.4节“信息邀请书”；

　　

　　c）意向书（EOI）请求-见第5.5节“意向书（EOI）请求”；

　　

　　d）供应商资格预审-见第5.6节“供应商资格预审”。

　　

　　必须在联合国全球市场网站（UNGM）上宣传商业机会。还应在项目协议中规定为强制性的任何网站/媒体（如DgMarket）上进行宣传。此外，应根据所需产品的性质和情况，以最有利的方式进行宣传或分发，即在当地广播电台、其他组织或客户的网站、当地报纸或专门期刊上发布广告。还鼓励商业单位与有关的特殊利益集团分享采购机会，包括但不限于妇女拥有的商业协会、青年拥有的商业协会和地方商会。

　　

　　在公开竞争性招标中使用广告时（与有限竞争相反，见第622 条：有限国际竞争和有限国家/地区竞争），将不会有短名单选择；所有希望提交投标和参与竞争的合格供应商都将被邀请这样做。公开竞标广告可能导致：

　　

　　a） 由于收到大量报价，评估过程将更加广泛；更广泛的竞争带来的好处往往超过了报价审查次数增加带来的额外负担；

　　

　　b） 如果广告发布在供应商社区不熟悉的媒体上，则响应率较低。在这种情况下，要向所有已知的潜在供应商通知广告的存在。采取这种做法，必须同时通知所有潜在投标人，有关通知的信息（如何识别通知的供应商、何时和如何通知供应商等）必须保存在案例文件中。

　　

　　5.4 信息邀请书

　　

　　信息邀请书（RFI）是一种进行市场调查的工具，目的是获取可用于确定满足已确定需求的可用或潜在解决方案的信息。信息邀请书（RFI）可能包括有关成本和交货时间的信息。

　　

　　收到的对信息邀请书（RFI）的响应信息不是为了对供应商进行资格鉴定。首先，它有助于确定可用的或潜在的替代品的通用描述，以满足定义的需求或结果，以及此类替代品的成本和交付时间。与寻求市场或行业以报价形式的直接响应相比信息邀请书（RFI）更倾向于寻求技术替代、选择或解决方案、成本范围和其他条款与条件。

　　

　　信息邀请书（RFI）是一种有效和高效的工具，有助于联合国项目事务署确定一项具体要求的可能解决办法。但是，由于供应商必须有足够的时间对信息邀请书（RFI）做出响应，因此需要额外的时间来执行该过程。供应商不认为信息邀请书（RFI）是竞争过程的必要先决条件，且响应成本高昂；因此，不应将信息邀请书（RFI）用作对供应商进行资格预审或短名单的方法。

　　

　　应在联合国全球市场网站（UNGM）以及采购授权（PA）人员认为适当的任何其他媒体上公布信息邀请书（RFI），如第5.3节所示。除第6.10节的规定外，在发布信息邀请书（RFI）过程中，并不强制使用联合国项目事务署电子采购系统。例外情况下，如果采购授权（PA）人员批准（例如在紧急情况下或低价采购），可以直接信息邀请书（RFI）发送给供应商，而无需发布广告。

　　

　　5.5 意向书（EOI）请求

　　

　　意向书请求是一个广告，以确定希望参与招标的供应商。供应商应在规定的截止日期前提交详细信息，证明其在提供相关货物/服务/工程方面的经验和资格，以表达其兴趣。对感兴趣的供应商提供的信息进行评估，并考虑将供应商列入邀请提交详细报价/建议书的公司的短名单。

　　

　　意向书请求是一种具有较高成本效益的方法，可用于确定合适的供应商。但是，它要求分配额外的时间，因为供应商必须有足够的时间间隔来响应意向书的要求，该时间间隔不得少于10个日历日。如果指定了较短的截止日期，则必须在案例文件中适当解释并记录原因。

　　

　　当潜在投标人供应过剩时，应使用意向书；该意向书允许审查供应商的资格，以确保邀请最合格的供应商投标。意向书通常用于咨询任务和/或技术专长至关重要的任务。

　　

　　意向书应在联合国全球市场网站（UNGM）和采购授权（PA）人员认为适当的任何其他媒体上公布，如第5.3节所示。

　　

　　意向书的评估必须由至少一名采购官员和一名主席组成的评估小组进行，具体定义见第8.2节“评估小组”。

　　

　　5.6 供应商资格预审

　　

　　资格预审是根据预先确定的标准对供应商进行评估的正式方法，只有符合既定标准的供应商才被邀请投标。

　　

　　这一过程保证招标文件只适用于具有足够能力和资源的供应商。必须留出足够的时间让潜在供应商准备响应性申请。资格预审邀请函与提交资格预审邀请函回复截止日期之间的期限不得少于十个日历日，除非采购授权（PA）人员提供了较短期限的书面理由并已包含在采购文件中。资格预审邀请必须在联合国全球市场网站（UNGM）和任何其他相关媒体上刊登广告。

　　

　　资格预审是在发布招标文件之前对供应商进行评估的正式过程。如果对特定采购活动进行了资格预审，则应邀请提交申请并符合资格预审标准的所有供应商投标。资格预审并不意味着预先签订合同。

　　

　　以下情形建议进行资格预审：

　　

　　a）正在采购复杂或专门的货物或服务（例如排雷服务或设备）；

　　

　　b）定期采购一种特定类型的货物或服务，对这种类型的采购，建立长期服务协定（LTA）并不是一种适当的采购策略（例如，不会使采购价格具有竞争力）；

　　

　　c）采购涉及高风险（如安保和安全设备及服务）；

　　

　　d）编制详细投标书的高昂成本可能会阻碍竞争（如定制设计的设备、设计和建造项目或专业服务）；

　　

　　e）货物或服务为关键项目投入（即延迟交付或交付错误的产品或服务将带来昂贵的影响）；

　　

　　f）该要求适用于具有复杂技术部件的施工工程，供应商需要具备最低的技术能力来完成工程，达到要求的质量标准。

　　

　　资格预审可能有助于降低合同失败的风险，因此对于复杂工程的采购是可取的。承包商资格预审所需的时间应与降低风险和减少采购过程后期评标所需的时间相平衡。如果有几个合格和合格的供应商，资格预审也可以降低采购成本。

　　

　　资格预审邀请函的评审必须由至少一名采购官员和一名主席组成的评审小组进行，详见第8.2节“评审小组”的定义。

　　

　　资格预审有效期最长为两年。一旦这段时间过去，采购授权（PA）人员必须确认初始资格预审所用的标准仍然适用。

　　

　　关于医疗卫生采购，请参阅附件A：质量保证手册，该手册反映了联合国项目事务署对药品和医疗器械采购实行健全质量体系的承诺。该手册包括联合国项目事务署在影响或受这一质量体系影响的所有事项上的政策，包括其管理责任。在手册中，联合国项目事务署承诺根据公认的国际最佳做法，确定和支持质量管理系统所需的程序及其在整个组织卫生采购中的应用，尤其是世卫组织制定并发表在技术报告系列中的规范和标准以及世卫组织国际药典和全球医疗器械协调工作组（GHTF）的专著所建议的。

　　

　　5.7 创建简短的供应商名单

　　

　　5.7.1 供应商选择短名单

　　

　　在进行市场调查时，可能会导致潜在供应商名单过长。如前所述，可能有理由说明为什么只邀请数量有限的供应商（短名单上的供应商）提交报价是有意义的。建立邀请供应商短名单的目的是保障合格供应商之间的成本效益竞争。短名单选择应遵循以下原则：

　　

　　a）列入短名单的实体应尽可能代表潜在市场的公平份额和公平的地域分配。应适当考虑吸收发展中国家和新兴市场的供应商，以及妇女拥有的企业等特殊利益集团的供应商；

　　

　　b）对于重复性要求，应定期更新短名单，例如每六个月更新一次，以考虑市场上潜在的新供应商；

　　

　　c）如果对某一特定采购活动进行了资格预审，则应列出符合资格预审标准的所有供应商；

　　

　　d）如果对某一具体采购活动采用意向书（EOI）或信息邀请书（RFI），联合国项目事务署没有义务邀请所有通过意向书请求或答复了信息邀请书而表示有兴趣的公司。同样，联合国项目事务署没有义务将短名单限制在表示有兴趣或答复信息邀请书的公司。如果增加了其他公司，评估小组应按照意向书或信息邀请书的要求，评估每个供应商的相同信息；

　　

　　e）如果市场上只有有限数量的供应商（寡头垄断市场条件），尽管进行了充分的市场调查，采购官员仍未能确定所需的最低短名单受邀者数量，则在要求批准短名单时，以及最终要求批准合同授予时，必须清楚地记录并向采购授权（PA）人员解释这一点。当不存在这样的条件时，短名单必须包括被邀请者的最低要求数量，否则合同授予将

　　

　　被视为使用正式招标方法的例外（见第6.8节“竞争招标或正式招标方法的例外”）；

　　

　　f）除满足前款规定的条件外，（i）对于估算价值为50,000 美元或以上但低于250,000美元的采购活动，必须至少有三个实体入围：（ii）对于估算价值为250,000 美元或以上的采购活动，必须至少有六个实体入围。但是，如果需要实现竞争，则必须列出超过这些最低数量的实体；

　　

　　g）在可能的情况下，短名单应至少包括一家合格的妇女拥有的企业；

　　

　　h）如果供应商必须满足有关采购活动的特定要求（例如特定产品要求，如ISO 认证/质量标准，根据与客户签订的项目协议，供应商在接受国的代表和/或客户的具体要求），只有满足这些要求的供应商才应被选入短名单。要求可包括供应商根据国际标准（如ISO 14001、SA8000、OHSAS 18001或同等系统）的社会和环境绩效，或其他可持续性绩效要求（如接受国企业收回计划的可用性）。药品、医疗器械的采购行为，参照附件A的资格要求；

　　

　　i） 一般来说，供应商的技术和财务能力应与合同的估计规模、范围和价值成比例和/或适当对比；

　　

　　j） 必须考虑到供应商的能力。特别是，如果同时进行多个投标，或者在执行合同所需的时间范围内，有可能向同一供应商授予多个合同。这对于有效交付基础设施工程尤其重要。承包商的现金流和资源管理问题会对基础设施工程的质量和及时性产生严重影响。因为可以评估这种具体的能力和技术标准；

　　

　　k） 不合格的供应商不得列入短名单（参见第3.3节“供应商不符合资格”）。在大多数情况下，短名单是根据公开宣传的意向书（第5.5节）或资格预审邀请（第5.6节）编制的。虽然这两个过程具有相似性（即最短投标时间、广告方式、评估团队要求），但它们有以下差异：

　　

　　- 根据第5.5节和第5.6节中的指导，提供的货物、服务或工程的性质不同。

　　

　　- 如果公告表明应包括供应商的最大数量以及排名标准，对意向书请求可能会限制将被列入短名单中的供应商数量。但是，在资格预审邀请过程中，必须将符合标准的所有供应商列入短名单。

　　

　　- 对根据意向书请求过程编制的短列表，如果评估小组确认该供应商符合意向书中包含的标准，且采购授权（PA）人员批准了该标准的理由，则可将未提交意向书响应的供应商添加到短名单中。

　　

　　- 资格预审邀请产生的短名单可用于一个以上的招标过程（如公告中有规定），即在短名单的期限内可用于一系列即将进行的招标过程，根据第5.6节，该期限不得超过两年。

　　

　　5.7.2 短名单的批准

　　

　　必须为在有限竞争过程中被邀请投标的所有供应商填写一份短名单模板（见第6.2.2 节“有限竞争”），包括供应商识别来源的详细信息，并且必须在采购授权（PA）人员批准前由采购审核员预先批准。如果适用，必须包括一个适当的理由，解释未能获得最低数量的入围供应商的原因。

　　

　　如果项目协议要求合作伙伴、最终用户或资金来源对短名单没有异议，也必须在发布招标文件之前获得。（来源：财政部国库司）