《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”

 

　　为此做好政府采购档案的管理，是做好政府采购系统工程中必不可少的一项重要的工作。政府采购档案文件是反映政府采购活动过程及各项决策的真实记录，既记载着在政府采购系统工程中执行落实《政府采购法》各项条款的情况，又记载着地方各级政府机关为推行政府采购制度制定的各项规定、细则、方法、政策等，同时它还记载着在政府采购活动过程中，政府采购人员遵循公开透明原则、公平竞争原则、平等公正原则和诚实信用原则的情况。完整妥善地保存政府采购工作这些文件记载，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、提高政府采购人员素质、处理政府采购纠纷等项工作提供客观真实的依据。

 

　　内蒙古敖汉旗政府采购中心（以下简称“采购中心”）自2003年成立以来，始终遵循政府采购文件的形成规律，科学合理地对政府采购文件进行分类立卷，保持文件之间的有机联系、并区分不同价值、便于保管和利用等原则 ，最大限度地确保政府采购档案文件齐全完整，保证质量，节省人力、时间，提高工作效率。截止到目前为止，采购中心共建立各类政府采购档案5000余卷，从规范采购档案的管理入手，并充分运用电子化的科技、政府采购专门网站、电子信箱的传递功能以及网上下载报名表或者询价通知书等手段的综合利用，使一个简洁、高效、正规且最大限度符合“公开、公平、公正”原则的采购平台搭建而成，从而为高效采购、和谐采购以及廉洁采购而奠定基础。

 

　　一是对采购文件科学分类。

 

　　从政府采购的项目范围分货物、工程和服务 三大类；从政府采购的方式分公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式五大类；从政府采购资金范围分政府采购预算内资金、预算外资金两大类。

 

　　二是制定严密的归档流程。

 

　　随着政府采购工作的不断纵深发展,采购范畴日益扩大,采购数量显著增加,随之而来的采购档案也越来越多，每一次采购行为从开始到结束,严格按照《政府采购法》的要求,制定严密的归档流程，具体如下:

 

　　采购单位提出采购委托--------政府采购委托文件(函)

 

　　政府采购管理部门审批----政府采购申请审批表、采购方式批复

 

　　政府采购中心具体执行--------政府采购项目论证

 

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　　招标公告（谈判邀请函）

 

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　　招标文件（竞争性谈判文件、询价通知书）

 

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　　标前答疑（谈判前集中发问）记录

 

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　　投标（谈判签到册）

 

　　投标仪式（公开报价仪式）记录、工作人员花名册、监察组名单、评标委员会（谈判小组）成员名单，仪程程序文件及监察结论

 

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　　供应商提交的投标（谈判）文件

 

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　　专家评审记录及评审结论表以及结论表所推荐中标（成交）前三名供应商的投标（谈判）文件

 

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　　中标（成交）通知书

 

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　　政府采购合同

 

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　　验收报告

 

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　　合同有效期内跟踪记录

 

　　三是加大监督力度，确定专人负责收集、整理、保存工作，并提供采购文件保存场所和必要设备。建立采购文件档案管理制度，全面保存每项采购活动的采购文件。 加强采购文件的安全管理工作，防止调换、涂改、遗失、损坏等情况的发生，确保采购文件的完整性、安全性和保密性 。