在政府采购活动中，采购效率一直是各方关注的焦点，深圳市宝安区政府采购中心（以下简称“宝安采购中心”）总结梳理了近年来影响采购效率的各种因素，其中法定时限和沟通消耗的时间最多，而受限于法律法规的约束，宝安采购中心关注更多的是如何减少沟通时间。从统计来看，沟通消耗的时间平均占项目整体采购时间的50%左右，重大项目沟通消耗的时间会更多。

 

　　政府采购涉及采购人、供应商和财政部门各方当事人，与各方的沟通必不可少，沟通顺畅则事半功倍，沟通不畅则会引起误解，甚至影响项目的推进，对政府采购的形象造成不良影响。宝安采购中心在如何提升沟通效率方面进行了研究和实践，效果明显，从实践反馈的数据看，通过若干措施提升沟通效率后，项目采购时间可被缩减25%左右，主要有以下措施。

 

　　培养独当一面能手

 

　　工作人员对法律法规和项目情况的熟悉程度,直接影响了与采购单位的沟通效率。为此，宝安采购中心开展了业务能手培养活动，组织工作人员对以往经典案例进行剖析、参与重大项目的采购工作、参与招标文件模板修订工作讨论，并让每一位工作选定专业发展方向，有规划地对工作人员进行培养，提升其业务把握能力，让每一位工作人员至少在某一领域能独当一面。

 

　　培养工作人员高效沟通技巧

 

　　宝安采购中心邀请资深专家，为工作人员开展高效沟通专题培训，结合实际工作，直接指出沟通中的误区，并传授工作人员高效沟通的方法和技巧。同时，要求工作人员在与服务对象沟通时做到“4个了解，要有4心”。4个了解，即了解项目进展情况、了解涉及的法律法规具体内容、了解项目的市场情况、了解问题的关键所在；要有4心，即要有同理心、包容心、欣赏心和愉悦心。这些沟通方法和技巧的掌握，让工作人员能迅速把控沟通的主动，并能在轻松和谐的氛围中清晰传达意图，以此提升沟通效率。

 

　　推行痕迹化、主动性、多样化沟通

 

　　从以往沟通遇到的问题来看，工作人员与采购单位一线人员进行口头沟通后，采购单位一线人员因为缺乏必要的专业知识，在向其领导传达时，往往出现传达不完整，甚至相矛盾的情况，一来一去严重影响沟通效率。为简化和规范沟通形式，宝安采购中心要求与服务对象的沟通，一律采用痕迹化，通过协同办公系统、采购系统、书面形式等，将需表达的意图，一次性全部反馈给服务对象，从而避免了反馈信息不完整、不准确等问题。

 

　　同时，增强主动服务、主动沟通的意识，根据项目的复杂和紧急程度，推行主动沟通、提前沟通等做法，在采购人尚未申报项目的时候，让业务骨干提前与采购人沟通，了解项目情况，并采取主动上门沟通、召开使用人意见征集座谈会的做法，主动帮助采购人解决项目采购的前期问题，让沟通走在项目的前面，避免了采购人后期的不必要沟通，为项目采购节省了大量的时间。