济南采购站:用户至上 创新服务做精品
"提供优质、高效服务,让机关和部队满意,是我们开展物资采购工作的出发点和落脚点。"济南军区济南物资采购站一名工作人员介绍说,自2001年推行物资采购改革以来,该站高质量地完成了500余项采购保障任务,不断提高物资采购保障管理水平,努力打造"阳光采购平台"。
建章立制促规范 分段管理明权责
为了建立全方位、全过程、无死角的管理制度,济南物资采购站多次到兄弟单位学习取经,到地方政府采购部门参观考察,引进先进的标准化、精细化、责任化管理理念,结合本单位实际,认真分析,查漏补缺,着力构建用制度管权、用制度管事、用制度管人的长效机制。为此,该站先后制定、完善了《竞争性谈判采购组织实施细则》、《物资集中采购廉政建设管理办法》等17项规章制度;完善、细化了采购工作流程,严格了评审工作纪律。
该站相关负责人告诉记者,从2006年开始,济南物资采购站对岗位设置、科室划分进行了重新梳理、调整,将原有的采购室分为综合计划室、采购一室、采购二室和业务财务四个科室,并按业务需要设置了计划管理员等6类岗位,分归不同科室,各科室、岗位之间职能明确、权责清晰,实现了采购业务分段运作"六分离"。
为了提升新制度的执行力,该站结合分段管理需要,制定《岗位目标管理细则》,将岗位目标、职责任务、工作效果落实到岗位个人,形成了一个履行职责有规范、绩效评估有标准、追究责任有依据的岗位管理责任体系,同时以《岗位目标管理细则》为基本依据,每月结合办公会对各职各类人员集中考评,并及时兑现奖惩,使之与职级晋升、评功评奖、福利待遇挂钩。
承担重大项目 提升应急能力
自2005年起,济南物资采购站开始承担全区大中型医疗设备集中采购任务。针对医疗设备采购项目技术复杂、种类繁多、批次集中、市场变化迅速的特点,该站通过不断摸索实践,形成了一套"深入市场摸情况、分类分工增效率、多轮会审订参数、多方监管保阳光"的基本模式,既充分满足了医院使用要求,又有效引入市场竞争,取得了显着军事、经济效益。
截至2011年年底,该站共采购各类医疗设备652台,累计金额近2.87亿元,节约经费7538.81万元,平均节支率达26.2%。
为提升应急采购能力,确保第一时间"采得来、供得上、用得好",该站对济南战区内可用的物资资源分布、企业生产能力、运输保障能力等情况进行摸底调查,共收集整理1200余家注册供应商信息和50余家大型物流运输企业信息,建成济南战区物资采购网数据库。该站与57家政治可靠、实力强、信誉好的骨干供应商建立战略合作伙伴关系,签订物资应急采购协议,协议采购物资包括4大类53个品种,初步形成了层次明晰、权责对等的军地一体采购保障格局。
在"5·12"汶川地震救援当中,因原有的采编设备无法满足前线恶劣条件下的采访报道需要,军区报社需要紧急采购一套野战采访以及配套通信设备。在接到任务后,济南物资采购站立即启动应急采购预案,向协议供应商发出紧急供货要求,仅用6个小时就完成了该项目的采购工作,并将采购产品送达救灾一线。
依托信息化 研发自动化档案管理
2006年济南市市政改造,济南物资采购站的办公楼也在改造范围之内,该站瞄准建设契机,按照设计规划,一方面不管是日常的办公场所,还是候标大厅、评审专家休息室等业务场所,在土建施工过程中都充分考虑信息化建设需要,预留空间、线路和终端;另一方面根据业务实际需要,先后投入100余万元扩充站内局域网的信息承载容量,购买了服务器、安全监控设备和电磁屏蔽装置等先进信息化设备。
2008年之前,济南物资采购站对采购档案资料使用传统手工存放、查阅的方式,然而,随着采购任务的不断拓展、入库供应商和评审专家的不断增加,原来资料室的16个铁皮柜已无法满足日益增长的存储需求,落后的手工查阅方式也降低了工作效率。针对这些问题,该站于2008年自主研发了《军队物资采购资料档案管理系统》,变单层存放为双层立体循环存放,2个自动档案柜就能容纳原来16个铁皮柜的资料,其余7个自动柜,保守预计能满足未来10年的档案存放需求,有效节省了存储空间;变手工查阅为电脑自动调阅,工作人员查阅资料只需要原来1/3的时间,大大提高了查阅效率;变专人管理为系统自行管理,节省了人力资源,提升了档案管理水平。
该站相关负责人介绍说:"这套系统在2009年全军区域联合采购评估与推广座谈会上得到了一致好评。正是得益于这种务实的建设理念,自2006年至今,我站开发的采购场所安全管理系统、采购评审远程监控系统、资料档案管理系统以及采购业务管理系统共4次获得全军科技进步三等奖。"
常想常问常跑 用户悉数满意
"能不能给部队排忧解难,是对我们服务能力水平的重要检验。"济南物资采购站相关负责人介绍说,该站始终坚持"用户至上"的服务理念,要求业务人员做到"三个经常",即经常想一想,还有什么工作没有到位;经常问一问,服务保障还能怎样提高;经常跑一跑,检查各项工作落实情况。切实将用户需求作为工作的基本依据,通过定期组织交流活动、发放调查问卷、设置服务热线,全方位倾听部队用户对物资采购站的意见。
2008年,济南军区某合同战术训练基地因参与跨军区对抗演习需要购买一套机动导购系统。在接到任务后,该站会同评审专家一行15人,驱车800余公里奔赴系统测试现场。在组织采购的过程中,为论证系统方案,工作人员顶着35度的高温,忍受着蚊虫叮咬,背着10余公斤重的检测设备,用了近3天时间掌握了方圆数百公里山区的微波传输情况,并根据情况对技术指标进行多次修改,最终决定在原来的技术方案上增加一套卫星地面系统,保证了系统的信号传输效果。
2011年5月,济南物资采购站开展了针对军区机关和驻济部队的采购质量问卷调查。调查显示,该站的部队用户满意率、所购产品的合格率、采购合同执行率都是百分之百。(通讯员 任广涛 曾思宽)