5月9日，深圳市财政委员会联合深圳市政府采购中心印发《关于开展市本级政府采购合同备案工作的通知》（深财购〔2012〕7号，以下简称《通知》），旨在避免该市政府采购活动中一些不良行为的发生，例如供应商不按签订的政府采购合同履约、合同内容与标书内容不一致、供应商与采购单位私自修改或私下签订背离招标文件内容的合同等。

　　“政府采购合同承载着供应商对采购单位所承诺的服务，加强合同备案管理是监管部门后期检查和监督供应商履约情况的前提与基础。根据《深圳经济特区政府采购条例》的相关规定，我们决定出台合同备案管理文件，相信《通知》的印发对督促和指导供应商诚信履约能起到积极作用。”深圳市财政委员会政府采购监督管理办公室（以下简称“深圳采购办”）主任成放晴坦言，面对政府采购监管“管头难管尾”的现状，通过强化合同备案管理可以约束供应商和采购单位的相关行为，确保后期顺利履约。

　　《政府采购信息报》记者发现，《通知》从合同备案的管理要求、备案程序、监督管理等方面明确了包括供应商、代理机构、采购单位等在内的政府采购各方当事人的权利与义务，并要求2012年5月18日后发出中标通知书的政府采购项目，都要办理合同备案手续。

　　主合同与分包合同应同时备案

　　据深圳采购办工作人员介绍，纳入集中采购目录的市本级政府采购项目，合同均要到深圳市政府采购中心备案（通过协议供货、定点采购、商场供货等完成采购的项目除外），备案的合同应符合下列要求：签订合同的主体合法，合同内容与采购文件、中标（成交）结果等相符，符合法律法规及政府采购主管部门规定的其他要求。

　　“合同签订后，当事双方不得另行订立与合同内容不一致的其他协议，在合同履行过程中发生争议时，以备案后的合同为准。合同主要内容变更或者解除合同的，当事人要及时到深圳市政府采购中心办理变更备案手续，同时还要提交变更原因报告。”该工作人员进一步补充说，在合同备案的过程中，如果出现采购文件事先未约定分包，中标（成交）后供应商提出分包的情况，应在签订分包合同前征得采购人同意和经过深圳市政府采购中心确认，再与分包供应商签订合同，并且主合同与分包合同应该一并办理备案手续。

　　《通知》明确要求，对于相关单位不按规定办理合同备案手续的政府采购项目，财政部门将不予支付款项。

　　明确合同备案程序

　　在明确合同备案应符合相关管理要求的同时，《通知》还进一步规范了合同备案的程序。

　　《通知》规定，采购人自政府采购合同签订之日起十日内，携带合同备案的相关材料（由深圳市政府采购中心组织的项目，采购人提供采购合同副本两份、中标或成交通知书一份；委托社会代理机构操作的项目，采购人除了提供上述材料外，还应提供采购文件及中标供应商的投标文件），到深圳市政府采购中心备案。对于另行签订补充合同的，采购人也需要在补充合同签订之日起十日内，到深圳市政府采购中心办理备案手续。

　　采购人提供全部合同备案材料后，深圳市政府采购中心会在收到合同备案材料之日起三个工作日内对合同进行备案核准，并作出是否备案的决定。核准通过的，深圳市政府采购中心将在采购合同副本及中标或成交通知书上加盖“合同备案专用章”，并留存一份采购合同副本；核准未能通过的，将书面通知并要求采购人修改。

　　合同备案之后，采购人凭加盖“合同备案专用章”的中标（成交）通知书及相关材料办理资金拨付手续。

　　为了简化程序，《通知》还规定，对于通过协议供货、定点采购、商场供货等形式完成采购的项目，采购人可以凭借《供货通知书》及相关材料直接办理资金拨付手续。

　　定期开展备案执行情况检查

　　为了贯彻落实《通知》要求，确保合同备案工作稳步推进，深圳采购办将联合深圳市政府采购中心，定期对采购人就合同备案执行情况开展监督检查，公示通报采购人、供应商在合同审核、备案和项目验收中的违规行为，并按照相关规定对其予以处罚。

　　《通知》另外规定，因采购人或供应商原因造成合同送审、备案严重超期的，深圳市采购中心也将会公示通报。

　　“我们印发《通知》的目的不是为了处罚谁，加强合同备案管理，确保供应商后期顺利履约，营造健康、诚信的政府采购市场环境，才是我们追求的目标。”成放晴说。