管理与效率兼顾  制定招标代理业务管理规范

 

　　荆贵锁介绍说，国信招标集团股份有限公司成立于1999年，是国内最大的招标采购咨询综合性服务企业之一。据了解，国信招标集团业务涉及面较杂，内部机构多，本部有18个业务部门，42家遍布全国的分公司，还有6个控股子公司，管理难度较大。

 

　　“提到管理，大家都有这样的体会：管理是要牺牲效益的。管得过严，效率就会变低，对于企业而言还意味着成本增加。国信招标集团从成立初期起，就非常注重业务质量的风险控制，也曾经历过业务部门和管理部门矛盾增多的阶段。不过经过十多年的磨合和探索，集团已经形成了基本的管理体系，制定了一系列招标代理业务管理规范。”荆贵锁表示。

 

　　据了解，国信招标集团最重要的规范文件是《招标业务管理规范》（以下简称《规范》），该《规范》明确了一系列基本制度。例如：分管领导负责制、项目经理负责制、质量负责人负责制、定期协调制度、动态监管和定期抽查相结合的质量监管制度、重点监管制度、业务督导制度、不良行为记录制度、用章制度等。《规范》从项目开发到资料归档，都做出了较具体的规定和指导，其中不乏一些好的经验和做法。

 

　　分享好经验好做法  分析“实质性响应不足三家”原因

 

　　在培训过程中，荆贵锁还结合实践工作经验，分享了实质性响应不足三家、编制招标文件的注意事项、有关法律法规之间规定不一致的处理技巧等实务操作的经验和心得。

 

　　《政府采购法》规定，符合专业条件的供应商或者对招标文件实质响应的供应商不足三家的项目，应予废标。这意味着项目要重新组织招标，不仅增加工作量及成本，也耽误采购人的时间。如何避免这个问题的发生？荆贵锁介绍说，国信招标集团在《规范》要求，为避免被邀请单位临时决定不参加投标，导致投标人不足3家，项目经理应向委托人提出建议，向多于3家的潜在投标人发出投标邀请书。如果仍然出现投标人不足3家需要重新招标或取消项目的，项目经理应通过“招标变化情况”节点送审，并对不足3家的原因做出分析；需重新招标的，还应提出拟采取的解决措施，并作为附件上传。

 

　　编制招标文件，是招标投标组织过程中一项重要的关键程序。招标文件的质量对项目招标效果有直接影响，也是导致投诉质疑的主要因素之一。国信招标集团提出，各业务单位应充分重视招标文件的编写工作，并严格按照国家、行业、地方以及集团公司有段规定和要求执行，并总结了14个方面编制招标文件的注意事项。由于招标文件涉及面广，审查起来十分费时，荆贵锁还介绍了“AB角审核”的做法：项目经理A编制完成招标文件后，由项目经理B进行检查，以避免文件中出现违法违规条款、文字瑕疵和错漏等问题。

 

　　对于质疑和投诉的处理，《政府采购法实施条例》规定，采购人或者采购代理机构应当在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复。为避免3个工作日内没作出答复而导致的质疑处理程序违法，《规范》明确规定处理质疑或投诉应当遵守的“三个当日”原则。即一线项目经理收到质疑或投诉后当日要跟总部的综合管理部报告并递交资料，综合管理部收到资料以后必须当天跟主管质量的领导汇报，公司主管招标业务质量的领导收到相关文件后，必须当天作出处置方案。

 

　　荆贵锁表示，国信招标集团经过十多年的不断完善，已经确立了成熟的现代企业制度，形成了一套完整的管理制度和管理方法，《规范》对招标业务质量控制和保证项目顺利运行起到了重要作用。