招标采购，作为市场经济体制下一种经过实践证明，能够充分体现公平、公正、公开原则的，科学合理又积极有效的交易模式，在高校物资采购中被积极推广。招标文件是招标投标活动中最重要的法律文件，它不仅规定了完整的招标程序，而且还提出了各项具体的技术标准和交易条件，规定了拟订立的合同的主要内容，是投标人准备投标文件和参加投标的依据，是评审委员会评标的依据，也是拟订合同的基础。编制出完整、严谨、科学、客观公正，集针对性、合理性与保护性一体的招标文件，是招标成败的关键环节。招标文件制作不科学，往往会纠纷、投诉增多，影响高校采购的效率。为此，本文试就招标文件的编制，发表一些浅见。

 

　　所谓招标文件，是指招标人向投标人提供的为进行投标工作而告知和要求性的书面性材料。招标文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。招标文件应至少包括下列内容：招标公告(或投标邀请函);投标人须知;招标项目的名称、数量、技术参数、性能(配置)和售后服务要求;投标报价的方式及计算方法;评标的标准和评标的办法;交货、竣工或者提供服务的时间;投标人应当提供的有关资格和资信证明文件;投标保证金的要求;提交投标文件的方式、地点和截止时间;开标、评标、定标的日程安排;采购合同的基本条款及订立方式等。

 

　　一、编制招标文件的依据和原则

 

　　1.遵守法律法规

 

　　招标文件的内容应符合国内法律法规，如招标投标法、政府采购法、政府采购货物和服务招标投标管理办法、合同法、知识产权法、商业竞争法等多项有关的法律，遵循国际惯例、行业规范等。如有的招标文件中要求必须有本省的某行业领域资格证书，限制外地供应商竞争的区域规定，就与我国法律相背离。

 

　　2.全面反映使用单位需求

 

　　招标的目的就是为需求服务，招标文件全面反映使用单位需求是编制招标文件的一个基本的要求。技术规格书是对拟采购产品的技术描述，是反映招标采购产品具体而详细的内容要求，是招标采购产品的一个比较清晰的框架。技术规格书提供的要求越详细、越接近采购人合法的实际要求，才能使采购结果更符合采购需求。招标文件应能全面准确反映用户的需求，功能描述准确，技术指标、工艺方法、质量水平档次要求、验收标准明确，当投标人阅读招标文件时，知道应该以什么档次的产品报价可满足用户的要求;商务条款、使用环境、地理位置条件也应明确，这些因素会影响到产品的配置和质量，影响到投标人的正常报价和投标方案。这些问题没有明确，招标文件就不能贴近用户需求，不仅给投标人编制投标文件带来很多困惑和疑问，最终影响了招标成效和质量。

 

　　3.公正合理

 

　　公正是指公正、平等对待使用单位和供应商。招标文件是具有法律效力的文件，双方都要遵守，都要承担义务。合理是指采购人提出技术要求、商务条件必须依据充分并切合实际。技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高标准、提高设备精度等，否则会多花不必要的钱。

 

　　4.公平竞争

 

　　公平竞争是指招标文件不能存有歧视性条款。招标的原则是公开、公平、公正，只有公平、公开才能吸引真正感性趣、有竞争力的投标厂商竞争。招标文件应载明配套的评标因素或方法，尽量做到科学合理，这样会使招标活动更加公开，人为因素相对减少，也会使潜在的投标人更感兴趣。还应该注意的是招标文件的各项规格，不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家，不得有倾向或排斥某一有兴趣投标的法人或者其他组织的内容。

 

　　5.科学规范

 

　　以最规范的文字，把采购的目的、要求、进度、售后服务等描述得简捷有序、准确明了。招标文件的用词、用语一定要准确无误，表述清楚，不允许用大概、大约等无法确定的语句以及表达上含糊不清的语句，尽量少用或不用形容词，禁止使用有歧义的语言，防止投标人出现理解误差。一份招标文件要做到五个统一，即格式统一、字体统一、语言统一、数字运用统一、技术要求使用标准统一。

 

　　6.维护政府、学校、企业利益

 

　　招标文件编制要注意维护使用单位的秘密，如高校网络设备采购就要考虑安全问题。不得损害国家利益和社会公众利益，如噪音污染必须达标。

 

　　二、编制招标文件的几个重要环节

 

　　1.前期论证工作应充分

 

　　论证主要解决三个方面的问题。首先是为了避免设备购置的盲目性，克服重复购置、利用率低下等弊病。第二，统筹设备投资规划，优化资源配置。第三，通过论证，充分挖掘大精设备的使用潜力，促进资源共享、专管共用。