项目准备阶段，就是在项目采购计划编制和采购方案制定完成后，确定采购方式并按照规定程序进行申报和审批的过程。这个阶段的工作主要由采购人完成，是30个步骤中的（1）～（3）。

 

　　（1）确定采购方式

 

　　项目采购计划编制完成，采购方案确定后，应当根据有关法律法规确定项目采购方式。

 

　　《政府采购法》规定了竞争性谈判采购方式的四种适用情形：一是招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；二是技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；三是采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；四是不能事先计算出价格总额的。

 

　　74号令对包括竞争性谈判在内的其他非招标采购方式的适用条件作了进一步明确，规定了非招标采购方式的四种适用情形：一是依法制定的集中采购目录以内，且未达到公开招标数额标准的货物服务；二是依法制定的集中采购目录以外、采购限额标准以上，且未达到公开招标数额标准的货物服务；三是达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物服务；四是按照《招标投标法》及其实施条例，必须进行招标的工程建设项目以外的政府采购工程。

 

　　同时，74号令还进一步明确了可以采用竞争性谈判方式的情形：一是招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；二是技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；三是非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；四是因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

 

　　另外，74号令还规定，公开招标的货物服务采购项目，招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商只有两家时，集采机构在报经本级财政部门批准后，可以与该两家供应商进行竞争性谈判采购。

 

　　根据《政府采购法》及74号令，结合项目具体特点，凡是符合上述情形的，即可采用竞争性谈判采购方式，否则不能随意采用。

 

　　（2）采购方式报批

 

　　74号令规定，达到公开招标数额标准的货物、服务采购项目，拟采用非招标采购方式的，采购人应当在采购活动开始前，报经主管预算单位同意后，向设区的市、自治州以上人民政府财政部门申请批准。这就是说，如果采购数额大，超过了公开招标的限额标准，但因情况特殊不能按照公开招标方式采购的，就需要报市级财政部门审批后方可采用竞争性谈判方式。

 

　　同时，74号令还对申请采用非招标方式采购需要向财政部门提交的材料作了规定，即需要提交的材料包括：采购人名称、采购项目名称、项目概况等项目基本情况说明；项目预算金额、预算批复文件或者资金来源证明；拟申请采用的采购方式和理由。这些规定同样适用于竞争性谈判方式，即应采用公开招标方式而要采用竞争性谈判方式在向财政部门报批时，也需要提交这些资料。

 

　　另外，74号令对公开招标方式因提交投标文件只有两家，申请采用竞争性谈判采购方式时，还应当提交的申请材料作了明确：一是在省级以上财政部门指定的媒体上发布招标公告的证明材料；二是采购人、采购代理机构出具的对招标文件和招标过程是否有供应商质疑及质疑处理情况的说明；三是评标委员会或者3名以上评审专家出具的招标文件没有不合理条款的论证意见。

 

　　（3）采购人提交项目资料

 

　　采购人委托集中采购机构代理实施竞争性谈判采购的，应当在取得财政部门对采购方式的审批后，向集中采购机构提交项目资料。项目资料包括采购人法定代表人授权书、项目实施方案（项目内容和要求）、有关部门的批准文件、对供应商的资格要求等项目实施所必须的其它有关资料。