在项目准备完成后，采购机构需要对采购人提交的项目资料进行审查，在确定最终的项目采购方案后，就需要开始准备谈判工作。这个阶段要完成30个步骤中的（4）~（14）共11项工作。

 

　　（4）审查项目资料

 

　　集采机构接到采购人提交的采购项目资料后，应根据财政部门审批下达的政府采购计划和采购人提出的采购需求（或采购方案），从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析，必要时可邀请专家或技术人员进行论证，也可以组织有关人员对采购项目实施现场考察，或者对生产、销售市场进行广泛调查，以提高综合分析的准确性和完整性。

 

　　通过项目分析，会同采购人及有关专家确定最终的采购方案和采购清单及有关技术要求。对有些较大的项目，在确定采购清单时，可根据项目具体情况进行分包。

 

　　经过审查，如项目资料不完整，集采机构应要求采购人补充和完善；对采购人提出的一些与有关法律法规不相符的资格或技术要求，应要求采购人更改。

 

　　审查结束后，应完善项目采购方案，并编制项目采购清单，经采购人确认后形成正式的项目采购方案。

 

　　项目资料审查，项目资料完整且具备采购条件时，集采机构应与采购人签订委托代理协议，约定代理事项，明确双方的权利和义务。

 

　　（5）编制竞争性谈判采购文件

 

　　竞争性谈判采购文件（以下简称“谈判文件”）是载明项目内容和要求，向供应商告知谈判程序、评审办法以及有关要求的书面文件。采购人委托集采机构实施竞争性谈判的，集采机构应当根据采购项目的特点和采购人的实际需求编制谈判文件，并经采购人书面同意；采购人应当以满足实际需求为原则，不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。

 

　　谈判文件应当包括：供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、首次提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、谈判组织程序和评定成交的标准等。谈判文件还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。

 

　　在谈判文件中，不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

 

　　（6）邀请谈判供应商

 

　　竞争性谈判采购邀请供应商的方式有三种：

 

　　第一种：发布公告

 

　　集采机构应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体发布竞争性谈判公告。竞争性谈判公告是谈判文件的组成部分，主要内容包括：采购人、采购代理机构的名称、地点和联系方法；采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍；采购项目的预算；供应商资格条件；获取谈判文件的时间、地点、方式及谈判文件售价；响应文件提交的截止时间、开启时间及地点；采购项目联系人姓名和电话。

 

　　第二种：随机抽取

 

　　集采机构可在省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向供应商发出谈判邀请函。

 

　　第三种：采购人和评审专家书面推荐

 

　　采购人和评审专家分别书面推荐，邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性谈判采购活动。其中采购人推荐的供应商比例不得高于推荐供应商总数的50%。集采机构可根据采购人和评审专家出具的书面推荐意见，向供应商发出谈判邀请函。

 

　　（7）发售谈判文件

 

　　竞争性谈判公告或谈判邀请函发出后，集采机构应向受邀请的供应商提供谈判文件。谈判文件需要收费的，售价应当按照弥补谈判文件制作成本费用的原则确定，不得以营利为目的，不得以项目预算金额作为确定谈判文件售价依据。

 

　　谈判文件的发售期限应当在谈判文件中予以明确，从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于3个工作日。

 

　　（8）组织现场考察或召开答疑会

 

　　集采机构可视项目具体情况，会同采购人组织供应商进行现场考察或召开谈判前答疑会，但不得单独或分别组织只有一个供应商参加的现场考察和答疑会。

 

　　（9）对谈判文件进行澄清和修改

 

　　提交首次响应文件截止之日前，集采机构可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或修改，澄清或修改的内容作为谈判文件的组成部分。澄清或修改的内容可能影响响应文件编制的，集采机构应当在提交首次响应文件截止之日3个工作日前，以书面形式通知所有接收谈判文件的供应商；不足3个工作日的，应当顺延提交首次响应文件截止之日。

 

　　★注意：谈判文件发出后需澄清和修改的情形有两种：

 

　　一是，谈判文件发出后，采购人、集采机构发现谈判文件某些章节中的内容不完整或某些规定条款表述不清，可能会影响供应商准确理解并编制响应文件的，需要进行澄清修改和补充完善；

 

　　二是，谈判文件发出后，供应商对谈判文件中的有关内容进行询问或提出质疑，集采机构需要会同采购人对谈判文件进行澄清和修改，并给提出询问或质疑的供应商以书面答复。

 

　　（10）供应商编制响应文件

 

　　供应商应当按照谈判文件的要求编制谈判响应文件（以下简称“响应文件”），并对所编制的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

 

　　响应文件主要应包括：谈判响应函、供应商法定代表人身份证明及其授权书、谈判报价、技术和商务响应方案、资格证明文件以及应提供的其他有关资料和证明文件等。

 

　　需说明的是，资格证明文件是响应文件的重要组成部分，如果谈判文件要求供应商提供资格证明文件原件，供应商就应当按照谈判文件的要求，将资格证明文件的复印件加盖公章后按顺序分别装订于响应文件正副本中，以保持响应文件的完整性。同时，还应当将资格证明文件的原件单独封装，与响应文件一并提交，以备评审之用。

 

　　（11）供应商提交谈判保证金

 

　　集采机构可以要求供应商在提交响应文件截止时间之前交纳保证金。保证金应当采用支票、汇票、本票、网上银行支付或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式交纳。保证金数额应当不超过采购项目预算的2%。供应商为联合体的，可以由联合体中的一方或者多方共同交纳保证金，其交纳的保证金对联合体各方均有约束力。

 

　　集采机构在谈判文件中，对供应商交纳谈判保证金的时间、方式以及金额，应当有明确要求。

 

　　（12）供应商提交首次响应文件

 

　　供应商应当在谈判文件要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。集采机构应当确定工作人员在指定地点负责接收供应商递交的响应文件。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，集采机构应当拒收。

 

　　（13）供应商补充修改或者撤回响应文件

 

　　供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知集采机构。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。

 

　　（14）成立竞争性谈判小组

 

　　集采机构受采购人委托组织实施竞争性谈判采购的，应当成立竞争性谈判小组（以下简称“谈判小组”）。谈判小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成，其中评审专家人数不得少于竞争性谈判小组成员总数的2/3。达到公开招标数额标准的货物或者服务采购项目，或者达到招标规模标准的政府采购工程，谈判小组应当由5人以上单数组成。采购人不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审，集采机构人员也不得参加本机构代理的采购项目的评审。

 

　　在谈判小组中，评审专家应当从政府采购评审专家库内相关专业的专家名单中随机抽取。技术复杂、专业性强的竞争性谈判采购项目，通过随机方式难以确定合适的评审专家的，经主管预算单位同意，可以自行选定评审专家。技术复杂、专业性强的竞争性谈判采购项目，评审专家中应当包含1名法律专家。