谈判准备工作完成后，按照谈判文件确定的时间和程序进入谈判及评审阶段，即召开谈判大会，组织谈判小组对响应文件进行评审，与供应商谈判，进行评审并编写评审报告。这一阶段是竞争性谈判采购的核心环节，需要完成30个步骤中的（15）～（23）共9项工作。

 

　　（15）召开谈判大会

 

　　集采机构应当在谈判文件预先确定的时间、地点，主持召开谈判大会，并邀请所有提交谈判响应文件的供应商参加。谈判大会一般在提交首次响应文件截止时间的同一时间召开，其议程如同开标仪式，主要是宣布有关纪律和注意事项以及谈判和评审工作程序，开启供应商提交的响应文件，宣读响应文件有关内容等。

 

　　在开启响应文件时，由提交响应文件的供应商或者其推选的公证机构检查响应文件的密封情况，经检查确认无误后，由工作人员当面拆封，宣读供应商名称、谈判报价和谈判文件中的其他有关内容。在谈判文件要求提交首次响应文件的截止时间前收到的所有响应文件，开启响应文件时都应当当众拆封和宣读。

 

　　集采机构应当对谈判大会进行记录，并作为采购活动记录，存档备查。

 

　　（16）召开谈判小组预备会议

 

　　谈判大会结束后，即进入谈判和评审环节。在进行谈判和评审开始前，集采机构应召集谈判小组成员召开谈判及评审预备会议，介绍项目基本情况，宣布谈判及评审工作纪律，安排谈判及评审工作。在预备会上，谈判小组成员应认真阅读并确认谈判文件，签订谈判及评审承诺书，推选谈判小组负责人；谈判小组负责人对谈判小组成员进行分工，并对谈判及评审程序、步骤和办法作出安排。预备会议之后，谈判小组则应独立与供应商进行谈判，并根据谈判文件规定进行项目评审。

 

　　谈判小组发现谈判文件内容违反国家有关强制性规定的，应当停止谈判及评审，并向集采机构说明情况。

 

　　在谈判开始前，谈判小组应当对供应商首次提交的谈判响应文件进行评审。对响应文件的评审主要从三方面入手。

 

　　有效性审查：主要是对供应商的资格、资质以及提交的响应文件进行审查，以判定其是否符合要求。

 

　　第一项内容：审查供应商资格的有效性。有些项目在谈判前已经进行资格预审，在谈判阶段就不需要再进行资格审查了；如果前期没有进行资格预审，允许进行资格后审的，或者前期已经进行资格预审，但谈判文件规定谈判阶段还要再进行资格审查的，谈判小组就应当对供应商进行资格审查。

 

　　第二项内容：审查供应商提交的响应文件是否完整，格式是否符合要求，是否有重大缺漏项，是否含有项目实施机构不能接受的条件等，以判定响应文件是否符合有效。

 

　　完整性审查：也包括两个方面的工作，即审查供应商提交的响应文件的是否完整，是否符合谈判文件对响应文件格式和内容的要求。

 

　　响应性审查：主要是审查供应商提出的响应方案是否符合谈判文件要求，其技术响应方案、商务响应方案是否对谈判文件以及项目采购方案作出了实质性响应。

 

　　谈判小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据谈判文件的规定，对响应文件进行独立审查。对未实质性响应谈判文件的响应文件按无效响应处理，谈判小组应当告知提交响应文件的供应商。经过对响应文件审查后，通过审查并符合要求的供应商家数不足法定家数不适宜再继续谈判的，谈判应予终止。

 

　　（18）供应商澄清和说明响应文件

 

　　谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

 

　　谈判小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。

 

　　（19）谈判小组与供应商进行谈判

 

　　谈判小组应当根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。在谈判过程中，谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商以平等的谈判机会。谈判小组成员应当遵守谈判工作纪律，不得泄露谈判情况和在磋商中获悉的商业秘密。集采机构应当按照《政府采购法》和74号令的规定组织谈判，并采取必要措施，保证谈判在严格保密的情况下进行。

 

　　（20）谈判小组变更采购需求

 

　　在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。

 

　　对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。

 

　　（21）供应商重新提交响应文件，并提交最后报价

 

　　供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。

 

　　供应商根据变动后的采购需求，在重新提交了响应文件后，应当提交最后报价，最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

 

　　★注意：提交最后报价的供应商家数，有三种情况需注意：

 

　　（1）谈判文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的，谈判结束后，谈判小组应当要求所有继续参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于3家。

 

　　（2）谈判文件不能详细列明采购标的的技术、服务要求，需经谈判由供应商提供最终设计方案或解决方案的，谈判结束后，谈判小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案，并要求其在规定时间内提交最后报价。

 

　　（3）公开招标的货物、服务采购项目，招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商只有两家时，集采机构在报经本级财政部门批准后与该两家供应商进行竞争性谈判采购的，最后报价的供应商最低数量可以为两家。

 

　　已提交响应文件的供应商，在提交最后报价之前，可以根据谈判情况退出谈判。采购人、代理机构应当退还退出谈判的供应商的保证金。

 

　　（22）判小组进行综合评审

 

　　供应商按要求提交了最后报价后，谈判小组应当结合谈判情况，对供应商提交的响应文件以及最后报价进行综合评审。评审结束后，谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人，并编写评审报告。

 

　　在谈判及评审过程中，谈判小组以及与评审工作有关的人员不得泄露评审情况以及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密。

 

　　（23）谈判小组编制评审报告

 

　　谈判及评审结束后，谈判小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告。评审报告的主要内容包括：邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况，以及参加采购活动的供应商名单；评审日期和地点，谈判小组、询价小组成员名单；评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；提出的成交候选人的名单及理由。

 

　　评审报告应当由谈判小组全体人员签字认可。谈判小组成员对评审报告有异议的，谈判小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人，采购程序继续进行。对评审报告有异议的谈判小组成员，应当在报告上签署不同意见并说明理由，由谈判小组书面记录相关情况。谈判小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评审报告。