为什么经常只有一家物业供应商递交投标（响应）文件？只有一家供应商实质响应采购文件怎么办？需求不清晰，反复发布更正补充公告怎么办？为什么物业服务项目十次采购六次废标，废标率居高不下？......这些与物业服务采购相关的问题曾困扰着众多采购人或代理机构，甚至如今还有很多采购人或代理机构深感困扰。

 

　　“2010年以来，我们操作的物业服务项目采购越来越多，我们经常遇到诸如满足采购文件要求的供应商太少、供应商异常低价中标导致采购失败等问题。”天津市政府采购中心副主任刘文泉告诉《政府采购信息》报记者，“到2015年，随着承接的物业项目越来越多，我们意识到如果不能把废标率控制在合理的范围就会对工作效率产生很大影响，所以我们下定决心研究解决方案。”

 

　　让采购人像做填空题一样提需求

 

　　如何帮助采购人提出清晰、具体的物业项目采购需求？如何选出优质优价的物业服务供应商？为了解决这些问题，天津市政府采购中心的给出的答案是--物业服务团队标准化。“要将物业服务内容以量化标准衡量太难，但是服务类项目采购的是一个团队提供的服务，采购需求归根结底是对人和团队的需求。没有标准的服务内容，但可以有标准的团队。”天津市政府采购中心招标部副部长杨光介绍了中心的操作思路，“标准化的部分，包括人员、岗位职责、工作时长、费用和费用分割。”

 

　　“采购人提采购需求时，首先需要根据项目的物业服务面积确定总人数以及每个岗位的人员数量，然后需要明确每个岗位的工作内容、职责以及服务标准，还需要计算相关工具、耗材以及设备的费用。”据杨光介绍，采购人进行项目委托前，都需要填写一份由该中心制定的物业类的项目需求书。

 

　　历经5年的打磨，该项目需求书要求非常细致，基本囊括物业服务团队人员和费用的方方面面：人员方面包括是否需要项目经历驻场，每个岗位是否接受退休人员，每个岗位工作时间和倒班制；工作内容和职责方面要求写明专项服务是否允许外包，特种作业需要持证上岗的资格证书等；费用分割部分除了要明确物业服务中使用的工具、耗材与零配件等由谁提供，还包括是否为物业服务人员提供服装与免费食宿、物业用房等。

 

　　五年磨一剑让需求提出更高效

 

　　“在物业采购领域研究出这样一个解决方案，一方面帮助解决采购人不知道怎么提采购需求的问题，只需要按照项目需求书的要求填表格或做选择就行，帮采购人节省时间和精力。”天津市政府采购中心招标部部长鲁志强向记者介绍，“采购人需求明确合理，也有助于提高采购中心的工作效率，因为配合、沟通更加顺畅了，很多时候只需要一次沟通就能形成明确需求、开展后续的招标文件制作工作。”

 

　　据了解，除了方便采购人合理提需求，项目需求还对采购人编制以及申请预算具有重要指导意义。经过5年时间的不断完善，该项目需求书还结合《劳动法》、国务院关于职工工作时间的规定、天津市最低工资标准，给出了月度预算参考公示，月度预算≥3800×非退休人员数量+2300×退休人员数量，同时提醒采购人编制采购预算时应考虑人员工资、人员社保、住房公积金、加班费、福利费、物业工作中需物业公司投入的工具费和耗材费、服装费等费用。

 

　　“投标供应商最关心的其实是成本，包括人员成本和费用分割，因为他们要确定报价多少才有钱可赚。”杨光向记者补充道，“‘你就告诉我这个项目需要多少人，需要我们承担哪几块的费用、总额多少’，曾经参与投标的一位论证专家曾这么对我说。其实他们对派驻人员驻场后采购人如何使用并不是特别关注。”

 

　　据悉，人员和费用相对确定，也有助于供应商估算成本并为其报价提供依据，让供应商可预期。因为有了参考的成本计算方式，供应商的报价差距缩小，一个项目报价差距极大的情况很少再出现，更容易选出真正能提供优质服务方案的供应商。