采购文件保存主体和期限规定是否应适时调整？
作者：刘锋 冉昕 李涛 发布于：2019-04-28 09:57:01 来源：政府采购信息网
近日，财政部公布了2019年立法工作安排，将《政府采购法》修订纳入立法研究范围，这是适应新形势、解决新问题的必然要求。《政府采购法》第四十二条规定了政府采购文件的保存主体和期限，但随着时间推移和新业态的出现，两项规定都暴露出不适应之处，应及时予以调整。
保存主体应明确为采购人
首先，现行规定采购人和采购代理机构都是政府采购文件的保存主体，但在实际操作中，往往都由采购代理机构负责保存。政府采购法经过了十几年的发展，采购文件越积越多，对场地、人手、管理水平等要求也越来越高，代理机构不堪重负，特别是一些社会代理机构内部管理相对混乱，且注销后容易造成采购文件遗失，而由采购人保存可有效分散保存压力，也能强化对采购文件的管理。
其次，一套完整的采购文件包括合同文本、验收证明等，一般需要较长时间才能收集齐，有的甚至长达2、3年，代理机构很容易在漫长的等待中与采购人衔接不好，从而发生遗漏，造成归档资料不齐。如果由采购人保存，则可确保采购文件及时、完整归档，也避免了代理机构和采购人在发生问题后相互推卸责任。
再次，由采购人保存方便查询，提高了采购文件的利用价值，体现了采购人的主体地位。
保存期限应实行梯度管理
现行规定采购文件的保存期限为至少15年，行业规则往往把15年作为下限标准，几乎没有采购人或采购代理机构主动延长保存期限，其主要原因还是前述保存压力大。但随着政府采购新模式的出现，15年的保存期限已明显不能满足需要，如政府和社会资本合作项目（PPP），其运营期可长达30年，对采购文件的保存提出了更高要求。
此外，《中国共产党问责条例》明确规定实行终身问责，近年来很多已退休的党员领导干部因腐败问题被追责。如果有党员领导干部插手政府采购谋取私利，那么采购文件将会是今后查办案件的重要证据，不可缺失，一旦被销毁将会对案件查办带来严重影响。因此，15年的保存期限也应作出调整，以适应反腐败斗争的新形势。
可如果所有采购文件保存期限都无限期延长也不现实，更无必要。笔者认为，应结合项目特点实行保存期限梯度管理，区别对待。对于PPP项目、涉及重大民生、关乎公共利益以及必须终身追责的项目应延长保存期限，甚至永久保存。对于通用类办公用品、采购金额较小、竞争充分、资金节约率较高的项目应大幅降低保存期限，以减少资源浪费和保存压力。
法规链接
《政府采购法》
第四十二条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：（一）采购项目类别、名称；（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因； （四）邀请和选择供应商的条件及原因；（五）评标标准及确定中标人的原因；（六）废标的原因；（七）采用招标以外采购方式的相应记载。
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