会场准备

 

　　选择场地：要根据人数规模选择适当会场，场地灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件，尽量选择入口处在会议后方的会场。

 

　　场地布置：开标会场要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要及参加开标有关人员的活动需要布置会场，会标（横幅）、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置，要根据需要随时调整。

 

　　物料准备

 

　　会务方面所需的物品，主要是开标过程中所需的一些物品用具，包括以下几方面：

 

　　工作人员需要的用品，如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等；

 

　　参加开标会的其他人员需要使用的用品，如记录笔、记录纸等；

 

　　评委会成员在评标时需要使用的物品用料，如记录笔、记录纸、计算器等，也应在开标前准备齐备；

 

　　开标过程如需要照相、摄像、监控，则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备。

 

　　后勤服务

 

　　从开标到评标是一项连续性的工作，一环套一环，中间不能有停顿和间歇，这个过程有可能是半天，也有可能是一天或者几天，如果开评标在短时间内不能结束，有必要为有关人员做好后勤服务准备工作。

 

　　比如说，工作人员及评委会成员的用餐，应该提前做好安排，避免人员远离，造成现场涣散或者相关信息的泄露。

 

　　标前预备会

 

　　在开标前，代理机构应当组织召开一个预备会，以了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况，研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作，重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任问题，以进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位，查漏补缺，充分考虑各种环境和因素的应急预案，确保开标前的各项准备工作万无一失。

 

　　其他准备

 

　　在招标采购活动中，特别是在开标的前期准备过程中，招标组织机构及其工作人员要充分考虑各种可能出现的情形和变故，提高预见和应对各种复杂问题的能力，并根据经验和预案进行临场控制。

 

　　不论是可以预见的还是不可预见的情形，在开标前，都是可以由工作人员根据经验提前做好各项准备，最大程度将不可确定性变为可确定性。对于不可以预见的因素和情形，要提高预测和防范能力，变不可控为可控，充分做好开标前的各项准备工作，以确保招标采购活动顺利进行。