政府采购从业人员大多都知道，根据《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
　　
　　据了解，目前，绝大多数政府采购代理机构都有专门的人对采购文件进行整理并归档。归档的内容也包括了《政府采购法》第四十二条要求的采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。其中采购活动记录也包含了采购项目类别、名称；采购项目预算、资金构成和合同价格；采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；邀请和选择供应商的条件及原因；评标标准及确定中标人的原因；废标的原因；采用招标以外采购方式的相应记载等法律条文列出的七大部分内容。
　　
　　但尽管如此，还是有政府采购代理机构因为采购文件的存档问题遭遇处罚。
　　
　　今年9月，某政府采购代理机构就因为一个检测设备项目采购的投诉案而被查出了“采购文件的存档不完整”这一问题。据介绍，在这个被投诉的检测设备项目采购中，代理机构针对检测设备的技术参数集中征询过供应商的意见，专家评标过程中，又让一位投标人对其投标文件中含义不明确的内容进行过说明。但后来供应商提出投诉后，监管部门介入调查时，代理机构却无法找到这两项工作的相应文件和记载。最终，虽然此次采购活动并不存在供应商投诉的“指定供应商”的问题，但代理机构还是被处罚了，监管部门的理由就是代理机构的采购文件保存不完整。
　　
　　在当地监管部门的相关负责人看来，从代理机构对项目集中征询供应商的意见时，采购活动就已经开始，此时的相应文件就应该妥善保存；而根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十四条的规定，对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文件和计算错误的内容，评标委员会可以书面形式（应当由评标委员会专家签字）要求投标人作出必要的澄清、说明或者纠正。投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式，由其授权的代表签字。关于供应商澄清环节涉及到的书面材料也应该保存。
　　
　　法律不可能穷尽所有，政府采购代理机构在实践中应该根据其大的原则和方向去操作。
　　
　　《政府采购法》第四十二条关于采购文件的保存规定也一样，不可能把需要保存的内容全都列出来。但在这条规定中，关于采购文件的规定，立法者在列出了通常情况下采购活动涉及到的采购文件后，还附上了“及其他有关文件、资料”。因此，笔者建议，在采购活动中，根据法律规章需要采用书面形式的，一定得采用书面形式，同时，无论是哪个环节的文件，无论《政府采购法》第四十二条有没有明确列出，最好都把它们归档，毕竟它们都是对采购活动的记载、反映。