根据《政府采购法》第四十二条的规定，采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件包括采购活动记录、采购预算等内容。该条对采购活动记录也提出了明确要求--至少应当包括“（一）采购项目类别、名称；（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因……”
　　
　　据了解，在具体的采购中，对于采购项目的类别、名称、预算、合同价格、采购方式等内容，代理机构一般都会有详细的记载，但“采用公开招标以外采购方式的原因”却不时被忽略。在此，笔者想提醒代理机构，“采用公开招标以外采购方式”的项目，不仅要载明原因，而且对“根据集中采购目录及采购限额标准，应当采用公开招标，但经申请转变采购方式”的项目，还需把有关部门的审批文件一并归档保存。有备无患嘛。
　　
　　去年，在政府采购执行情况专项检查中，某地在其自查自纠时，就发现当地代理机构的部分项目没有载明“采用公开招标以外采购方式”的原因。当地组织的专项检查小组还发现，在这部分项目中，有一个不适合采用竞争性谈判方式组织采购，而应采用公开招标的方式组织。在追究责任时，代理机构表示，该项目是经当地财政部门批准后才转变采购方式的。但专项检查小组却没在采购活动记录中看到相关记录以及审批文件。而在追究责任时，当地财政部门的相关负责人也否认了对该项目的审批。
　　
　　没有审批文件，也没有人为其证明。代理机构最后只有接受批评与处分。转变采购方式是政府采购活动中常遇到的问题，根据《政府采购法》，公开招标废标后，需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得社区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。在申请转变采购方式后，请不要忘了把审批文件一并保存。