在政府采购的招标活动中，不少政府采购代理机构都遇到过“投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间后才送达投标文件”的情况。对于在投标截止时间后送达的投标文件是否应该接受，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十一条已经作了明确规定，许多地方政府采购代理机构的招标文件也有类似“投标截止时间后送达的投标文件将被拒绝”的规定。业界从业人员也不止一次就该话题进行过讨论。目前，对于在“招标文件要求提交投标文件的投标截止时间后送达的投标文件应当拒收”这个问题，业界已经达成了共识。不过，笔者认为，拒收的工作还以做得更细致一些。

　　近日，在某市政府采购代理机构发生一件这样的事情，也许会对从业人员有所启发。某市政府采购代理机构在一个办公用品的招标后，就因为拒收投标截止时间后送达的投标文件遭到了投诉。投诉人在投诉中称其投标完全符合招标文件的要求，但代理机构却当场拒绝了其投标。由于投标现场没有录像，代理机构也没有相应的文字证明材料，搞得非常被动。

　　鉴于上述事例，笔者建议，在拒绝“投标截止时间后送达的投标文件”时，最好附上一个说明函，说明投标人送达投标文件的具体时间。为了做好这项工作，政府采购代理机构的招标人员事先就应该做好准备，如制作一个格式性的说明函，内容包括招标的项目名称、编号、投标截止时间、投标人、投标人送达投标文件的时间、投标人代表签字确认、政府采购代理机构接受投标文件的工作人员签字确认等内容。其中，招标的项目名称、编号、投标截止时间等内容可以在准备接受投标文件时就填好。而投标人、投标人送达投标文件的时间、投标人代表签字确认、政府采购代理机构接受投标文件的工作人员签字确认等内容则留空。该说明函一式两份，由代理机构和投标人分别保存。这样一旦出现投标人的恶意投诉，招标代理机构就可以拿出证据来抗辩。