如何进行澄清和说明
开标、评标环节是采购代理机构进行项目代理采购的关键环节，往往稍不留意就会引发供应商的质疑甚至投诉。由此，开标、评标环节严格按照规定操作显得非常重要，作为开标、评标环节的前置程序--投标文件的澄清和说明虽然不是每个政府采购项目都会遇到，但其是否严谨、细致和规范也应引起采购代理机构的重视。
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十四条规定，对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容，评标委员会可以以书面形式（应当由评标委员会专家签字）要求投标供应商作出必要的澄清、说明或者纠正。投标供应商的澄清、说明或者补正应当采用书面形式，由其授权的代表签字，并不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。虽然只有寥寥几句话，但真正把握其内涵也需费一番思量。
首先，评标委员会是评标环节的主体。作为开标、评标环节的组织者，采购代理机构应始终把握自己在这一环节的定位，不能越俎代庖，做费力不讨好的事。关于采购文件的澄清和说明，应由评标委员会决定是否需要澄清，并确定需要澄清的内容，由委员会签字后确认。采购代理机构的职责在于通知相关投标供应商，收集其澄清或说明的内容，提交评标委员会裁决。
其次，澄清和说明应采取书面方式。采购代理机构作为采购项目的执行者，有义务防范违法违规行为的发生。如提醒评标委员会以书面方式进行征询，要求投标供应商同样以书面方式进行澄清和说明，并由其代理人签字确认。
再次，对于招标文件的“明显文字和计算错误”，评标委员会可按相关的规定进行修正，但这也需要得到投标供应商的认可以及书面确认。
如此繁琐的规定并非将简单的问题复杂化，而是出于对程序公正的保护，这同时也是对采购代理机构的保护。如果采购代理机构不能按规操作，如果澄清和说明不采用书面方式，不仅让采购过程无据可查，且招标文件的修改也有受主观倾向影响的嫌疑。
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