随着政府采购电子化的逐步推进，越来越多的集中采购机构取消了纸质招标文件的制作，潜在投标人都可以登录集中采购机构的网站，免费下载招标文件。
　　
　　这可以说是一个“双赢”：集中采购机构的招标成本降低了，供应商的投标成本也减少了。但在具体的操作中，一些集中采购机构却不时会出现“开标场地太小、容纳不下参与投标的供应商的代表”、“截至投标时间，参与投标的供应商不足三家却未做好转变采购方式的相关准备”、“租用的评标场地只租了一天，而根据参与投标的供应商数量，项目评审需要两天的时间”等问题。原因是对参与投标的供应商数量没有一个相对精确的估计（因为招标文件公布后，并非只有潜在投标人会去下载招标文件），没有做好相应的准备。因此，如何避免这些问题就是一个值得探讨的问题。
　　
　　笔者认为，江苏省省级行政机关政府采购中心的做法值得借鉴，那就是在公布招标文件的同时，发布一个“供应商参加投标确认函”的Word文件，基本内容为“江苏省省级行政机关政府采购中心：本单位将参加贵中心于    年    月    日开标的采购编号为       的             项目的投标。本单位已在你中心网站（或“江苏省政府采购网”）成功下载标书，特发函确认。            （单位公章）    年    月    日”。然后在此文后面附上一个包括单位名称、单位地址、法定代表人、单位电话、项目联系人、联系人电话、联系人手机、所投分包等内容的“供应商联系表”。表格后面还有“备注”内容：请准备参与本项目投标的供应商如实填写（以上信息均为必填内容）后传真至我中心（传真号码：025-83286920）；因投标人填写有误，造成以上信息资料的不实将由投标人承担责任。
　　
　　为了避免“供应商只下载招标文件，而未下载投标确认函，导致最终未提交确认函”的现象发生，笔者建议，集中采购机构把下载并向集中采购机构提交投标确认函写入招标文件，并通过加粗、标红等方式引起潜在投标人的注意。这种做法有利于引起供应商对填写并提交确认函的重视，有利于集中采购机构推测有多少潜在投标人下载了招标文件，有投标的可能，并做好相应的准备工作。