在与广大政府采购从业人员接触的过程中，笔者发现，很多从业人员在编制采购文件时，都会参考或套用之前同类项目的采购文件。这原本无可厚非，毕竟参考和套用的初衷都是为了提高效率、做好政府采购工作，但可怕的是“套用”时粗心大意。毕竟每次采购都有每次采购的特殊性，即便是同一采购人的同类采购也会因为采购时间不同，在采购文件的制作上存在差异。因此，在套用采购文件时，从业人员必须格外小心，否则，一不留神就会给采购活动留下隐患。
　　
　　不久前，某地采购代理机构的项目负责人就在套用招标文件上栽了跟头。
　　
　　据了解，这件事发生在一物业管理项目的招标中。由于是第一次做物业管理项目的招标，采购代理机构借鉴了兄弟省市去年采购的经验，尤其是在招标文件的编制上，更是大量套用。但采购合同由于大同小异，该项目负责人便没有套用对方的合同，而是套用本单位常用的采购合同文本，适当修改后，便组织采购人和中标供应商签合同了。
　　
　　没想到，在履约结算环节就出问题了：招标文件中没有任何一个地方提到过“优惠价”的问题，但是，采购人和中标供应商签订的合同中却赫然写着“结算价以优惠价为准”。
　　
　　采购人代表原本就想从中捞点好处，而中标供应商没有任何表示。于是，采购人代表便以“供应商实际结算价不应是供应商的投标报价，而应是供应商在报价基础上的优惠价”为由来克扣合同价款。还声称：优惠价是口头有约定的，否则采购合同也不会有这样的内容。搞得采购代理机构相关负责人不知所措，费了很大功夫，才平息了双方的矛盾。
　　
　　根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十四条的规定，采购人或者采购代理机构应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商投标文件的约定，与中标供应商签订书面合同。因此，从业人员在套用采购文件时，一定要万分小心，必须确保采购合同中所写的内容与“招标文件和中标供应商投标文件中的约定”保持一致。