集采机构如何管好用好政府采购档案
[ 集采机构如何管好用好政采档案专题报道 ]
深度利用潜力大 电子存档是方向
各级集中采购机构政府采购档案管理做得如何？使用档案主要涉及哪些领域？存在哪些问题？有哪些经验可供分享？在电子化政府采购的背景下，政府采购档案如何实现电子化？围绕这些问题，《政府采购信息报》记者采访了诸多业内人士，形成专题报道，以飨读者。
按照要求，批量集中采购将逐步在全国推开。实行批量集中采购的前提是归集采购需求，归集采购需求的前提是统一配置标准。出台资产配置标准，参考因素之一是历史成交记录。查询历史成交记录，就得综合分析政府采购档案。可以说，管好用好政府采购档案是推行批量集中采购乃至做好政府采购工作的重要基础。
业界专家表示，完整妥善地保存政府采购活动过程中的文件记载，可以为政府采购统计分析、总结经验教训、降低采购成本、节约财政支出、接受监督检查、处理纠纷等工作提供客观真实的依据。
图为湖南省省直机关政府采购中心工作人员归类管理项目档案。摄影 / 鲁晓晨
管理：专职人员统一编号
根据《政府采购法》的规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少包括：采购项目类别、名称；采购项目预算、资金构成和合同价格；采购方式，采用公开招标以外采购方式的，应当载明原因；邀请和选择供应商的条件及原因；评标标准及确定中标人的原因；废标的原因；采用招标以外采购方式的相应记载。
正因为政府采购档案内容丰富，管理上就存在分类的问题，各级集中采购机构是如何做的呢？
湖南省省直机关政府采购中心主任胡晓宏介绍，对于政府采购档案管理工作，该中心以时间为序，对每个项目进行编号，安排专门场所、专职人员负责保管档案，既严格落实法律规定，又满足了实际工作需要。
西宁市政府采购中心主任杨献民介绍，虽然该中心2013年操作项目数不到360个，但在档案管理方面，不论采用的是哪一种采购方式，都统一按合同进行编号，由专人负责管理。2012年年底，该中心将原来放置档案的木质柜全部换成专用档案柜，解决了防潮的问题，使得档案管理工作更加安全规范。
陕西省宝鸡市渭滨区政府采购中心负责人邹萍介绍，该中心也安排有专人负责政府采购档案管理工作，目前做到了事无遗漏。需要说明的是，推行国库集中支付改革前，渭滨区政府采购资金大多是通过采购中心支付的，因此该区政府采购档案中还有相应的财务档案。
使用：为其他部门提供服务
关于政府采购档案的用途，胡晓宏表示，一是查询取证，遇有供应商质疑，这些材料是最好的证据；二是为其他部门单位提供服务。"比如最近广受关注的康泰疫苗事件，我们通过档案查询，很快得到了近五年来的相关数据。"胡晓宏举例说。
杨献民介绍，审计部门对采购单位进行项目例行审计，纪检监察、反贪部门开展相关工作时，一般都会到该中心调取项目档案。该中心在组织一些重大项目或者民生项目（如医疗设备）采购活动时，也会查阅以前操作过的同类项目档案，一是参考设定资质条件，二是查看中标供应商的履约情况。"遗憾的是，因为人手有限，我们对政府采购档案的深度分析还做得不够，今后需要加强这方面的工作，以总结优点查找不足，提高采购效益。"杨献民说。
邹萍表示，区县一级政府采购项目数量有限，合同使用情况不多。只有一些延期付款的项目，当支付项目资金时，相关各方一般会事先调阅政府采购档案。
业内人士分析并建议，档案管理是集中采购机构分析、总结、评价采购活动，提高自身综合素质的重要依据，可以为规范采购行为、提高采购质量提供经验借鉴。这是政府采购档案深层次的应用，集中采购机构应该加大力度，追求更好的档案管理成效。
建议：电子存档是发展方向
杨献民认为，在电子化政府采购快速推进的情况下，实行电子档案管理是发展方向。目前青海省级刚刚开始，地市和区县基本全是人工管理纸质档案，今后需要向电子化发展较快的兄弟单位看齐。
胡晓宏表示，由于集中采购机构人员编制少，其他岗位缺员情况更加严重，档案管理工作基本上由其他人兼任，主要工作是负责整理、接收已经开标的项目，很难有时间进行档案归类整理和数据抓取，依据数据开展科学性研究更是难上加难。
"从我们中心的实践情况看，档案保存内容应该更加明确。例如，哪此项目档案需要保存所有投标供应商各项材料的正本？哪些项目只需进行报价和中标供应商正本留存？近年来，集中采购机构电子信息化平台建设发展较快，相关资料的收、留、存及相应款项应作更加明确、具体的规范，从而达到精简而实用的效果。"胡晓宏说。(记者 张斌伟)
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