■ 服务类项目怎么采·物业管理

    厘清采购范围 合理选择评分方法

     编者按 《国务院办公厅关于政府向社会力量购买服务的指导意见》施行后，政府购买服务工作正在全面铺开，各地政府在探索中不断扩大了政府购买服务的范围，也取得了一定成效。据了解，对于政府购买的服务类项目，各地一般采取政府采购的方式来完成。本报特邀业界人士对此类项目在政府采购过程中的制度、流程及操作等方面进行积极探索，并陆续推出不同服务项目怎么采的探讨。本期刊发物业管理服务采购方面的探讨，与读者分享。

    准确界定物业管理采购范围

    物业管理是指通过服务外包的方式实现采购单位（主要是机关办公场所）的保洁、保安、会议、绿化、维修、餐饮、车辆组织等日常综合性的服务。

    住宅类的物业管理范围主要指对业主的共有部分进行管理服务，对业主的专有部分并不负责。若业主需要，须专项委托。而政府采购类项目物业产权往往属单个业主所有即政府所有，物业使用人仅是为数不多的几个或单个，专有与共有服务部分区别并不如住宅物业那样明显，若物业管理服务范围仍按原界定进行划分，显然是服务范围过窄。若采购单位对专有部分又须另行委托显然不可取，也有可能背离采购单位之初衷。

    因此，公共物业管理范围除了大楼共有部分还包括由业主指定的专用部分。要准确界定政府采购的物业管理服务范围，采购单位须熟知物业管理与后勤管理的区别与类同，将一些物业管理未包含但属后勤管理的内容进一步归入物业管理范围，使原先后勤管理中服务职能全部归入物业管理，例如各办公室室内清扫、清洁，办公设备维修，会议室的服务，传达室服务等。

    考量投标文件、业绩和答辩

    在评标过程中，比较通行的做法是将投标文件、业绩、答辩按不同的分值进行分配，有的还要加权平均计算。笔者认为，物业管理评审中，上述三要素每一项所占的比例缺少一个科学的标准，所以要重视各个环节的评价。

    对于投标文件，首先要评价其对招标文件的响应程度，要看各个工种配置的合理性，各工种工作程序的科学性及实效性。当然，投标文件的报价也是非常重要的评价因素。

    业绩评价就是对一个投标公司已有业绩的评价，一般通过现场考察来完成。目前有些项目的评标对现场的考察做得比较仓促。笔者认为，对项目的考察不但要看外表，还要注重诸如其设备内在质量控制记录、检修检测记录、保洁、会议、要人服务标准及各种反馈记录的完整，各种应急预案实效的检查以及直接与被服务的业主的访问、交谈，从而确定投标公司的经验、公司文化以及服务水准。

    物业管理服务是一种人对人的直接服务，选择好服务队伍重点是选择好人。在评标中安排有答辩的环节，在多数情况下要求投标公司的领导及项目经理参加，这是一个重要的考察步骤。这一环节要有较充足的时间。通过答辩可以进一步了解投标单位的文化理念、服务意识，对物业管理后勤改革特点理解的深度，可以通过拟定一些问答题考察项目经理处理问题的态度、经验及个人的素质能力。不过分地讲能选择到一个政策水平高、责任心强、服务有经验、与业主易沟通、好配合的项目经理，招标工作及今后的物业管理服务工作就成功了一半。

    根据需求和定位合理选择最低价格

    在物业管理采购中，不少单位采用最低评标价法进行评标。最低评标价法在降低采购成本、节约采购预算及减少采购单位干预等方面具有一定成效，但片面或者一味地追求低价，也会带来一些弊端。

    首先，由于目前大多数物业管理服务采购需求无衡量标准，资金预算没有一个确定的依据，服务方案、内容和要求不具体、不准确、不统一，有时服务人数甚至都无法确定。如果此时坚持采用最低评标价法评标，则物业管理供应商很可能会通过"挑字眼"、"擦边球"、"钻空子"等方式，直接或间接提供不合理的低价谋求中标或成交。

    其次，即使物业供应商以略高于成本价的低价中标或成交，但为挖掘有限的利润空间势必大幅压缩成本或变相调整价格，例如，减少承诺的人员配置、对理应支付较高工资的特殊人员仍然按国家最低工资标准支付、降低服务档次等。这样不但物业管理项目不能吸引高素质的人才，也留不住原有的优秀员工，管理和服务人员流失严重，长此以往，也必然导致管理与服务质量下降，给采购单位带来损失。

    因此，在物业管理政府采购过程中盲目使用最低评标价法，片面追求中标或成交价绝对最低化是一种短视行为。只有在不断推进物业管理采购需求明细化、预算准确化和采购规范化的过程中，根据采购单位自身的物业定位与服务要求，客观分析和合理比较，才能让最低评标价法真正合理可信，进而通过竞争遴选出真实的最低中标或成交价格。

    综合评分法不利于拉开档次

    公开招标中的综合评分法为目前物业管理政府采购过程中比较常用的评标方法。作为服务类采购项目，放弃对服务质量的要求，一味认同绝对最低价，显然是不合理的，因此，通常价格分设置为20-30分。物业管理政府采购中执行的综合评分因素应以价格、服务、业绩、财务状况、信誉、对招标文件响应程度等六方面为主。其中，对服务方案的评价可添加岗位专业人员上岗证书等客观量化的评分细则，使评分因素更具体、更可比、更统一。综合评分法的各个条目，仍有偏主观、好中差界定不明等问题，印象分所占比例仍较大，评审专家的自主权限和自由发挥的余地过多，有时凭几条主观分差之和，即可抵消投标价差异所带来的分差。

    根据相关政策法规，物业管理采购还会选用谈判中的综合评分法。此种方法先把供应商的最终报价搁置一边，对服务方案、业绩、信誉等其他方面进行综合评分，与最高综合得分相差10% 的均为第一档次，在此档次内再选取相对的最低价确定为成交价。在此种方法中，由于除去了价格分，因此其他打分因素的分值相应提高，每一项所占的权重也更大，但因为核定的拉分档次设置为10%，决定了采用此种方法的最终结果，是根本拉不开高中低档，几乎所有供应商的综合得分均在同一档次内，最终仍然只能靠价格确定成交，基本失去了使用此种方法的意义。

    选择评审专家须避免三种情况

    目前，各地房地产主管部门均已建立物业管理评标专家库，但政府采购职能与住宅类项目招标职能并不是统一归口，在政府采购物业管理过程中不时会借调住宅类项目物业管理评审专家。对此，在采购类物业管理评审专家选择环节上往往会存在以下三个问题。

    一是评审专家选取不当，知识不对口。评审专家知识结构偏向住宅类项目物业管理，往往按住宅物业管理思路套用采购项目物业管理，对采购项目的要点与重点定位不准，无法体现采购项目的个性化特点。

    二是时间仓促，短时间内不能吃透采购文件精神。评审专家在评标过程中必须对投标文件实质性响应招标文件情况，项目明细报价表与招标文件对应情况等严格把关，详细评定，并且在短时间鉴别清楚对评审专家来说确实比较苛刻，往往都是当天开标评标，评标结果不能令人信服。

    三是评标经验不足。目前，公建类物业管理招标数量要远远少于住宅类项目，对评审专家的培训工作也未有效展开，一些评审专家在接到评标通知以后就匆匆上阵，对政府采购相关的法律、规章制度和方针政策等方面的规定，对评标程序、步骤、方式、内容及评分规则等方面缺乏深入了解，评标现场显得茫然而无所适。

    笔者建议，较重大项目的评标应由政府物业主管部门、物业管理协会、有关大学物业管理专业等单位中抽取专家组成，并对其进行必要的引导和培训，以体现政府招标采购的公信度。

    采购单位应妥善安排物业衔接

    采购单位应特别注意新老物业管理服务公司的交接问题。有些采购单位在参加物业政府采购之前，物业服务主要交由本单位职工负责，一旦新的物业服务商通过政府采购流程中标或成交，则需要妥善处理好原有物业人员问题。

    通常物业服务公司会将这部分人员经培训、调整后，仍纳入服务人员的行列。如果物业管理项目不是新建项目，已经有物业管理服务公司入驻管理，那供应商在制作投标方案时，还要考虑前期如何与原服务公司做好交接，以及详细的应急预案等内容，这些势必会对物业方案中的人员配备及经费预算安排等产生一定影响。这部分影响虽然较小，但也是不可避免要考虑的重要因素。

    另外，合理确定采购合同也很重要。由于政府采购的物业服务费用由财政部门负担，实行先申请后使用，采购单位须每年向财政部门申报审批物业服务费用，可能会出现每年物业服务费用的金额不尽相同的现象。采购单位往往会采用一年一签的方式来处理，但这种方法与物业管理工作的长期性、稳定性不符。对此，笔者建议，采购单位如对物业管理服务满意，可在原服务合同的基础上续签1-3 年，由此解决了服务周期过短、采购过于频繁带来的弊端。

    经过深入调研、探讨，根据《劳动法》及国家关于最低工资标准的规定，采购单位可逐步推行新的物业续签合同的价格认定模式，即下一年度采购单位拟与原物业管理服务公司续签合同时，如遇国家最低工资标准上涨等因素，在其他条件不变的情况下，允许供应商按新标准核定人员工资等经费支出，同比例增加相关税费部分。此外，还可按原合同总额上浮不超过10%的标准签订新的物业管理服务合同。