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政采项目负责人"工作手册"

作者：陈仕伟发布于：2016-04-01 08:04:07 来源：政府采购信息报/网

　　政府采购项目负责人为组织实施政府采购项目的第一责任人。主要负责受理采购项目委托及相关资料，编制采购方案、采购文件，发布采购公告和采购文件，开评标（谈判、询价）现场组织与服务，发布中标（成交）公告及通知书，处理供应商询问和质疑（包括投诉、信访件），收集、整理、移交政府采购项目档案。

　　· 关于采购项目受理和采购文件编制——

　　受理采购项目委托

　　受理采购人委托时，认真核查并了解采购需求及相关资料，根据采购项目的特点，制定采购方案，一次性告知需要采购人补充完善的内容。受理委托时需要核查的内容主要包括：

　　（一）《政府采购项目委托书》；

　　（二）《XX政府采购执行计划表》；

　　（三）《政府采购项目需求表》；

　　（四）《政府采购项目需求论证报告》；

　　（五）《不得参加XX采购活动的供应商名单》；

　　（六）《XX采购项目应回避的专家名单》；

　　（七）其他有关资料（采购进口产品的、应公开招标而采用非招标方式的需提供政府采购监督管理部门的批文）。

　　编制采购文件

　　维护政府采购的公平竞争，采购文件的编制至关重要。采购文件应当包括采购项目的商务条件、采购需求、投标人的资格条件、投标报价要求、评标方法、评标标准以及拟签订的合同文本等。在编制采购文件过程中，对重大或技术复杂的采购项目，应邀请相关专家进行合法性和可行性论证，不偏向特定供应商或特定产品，力求采购文件科学严谨、合法合理。编制规范的采购文件，主要把握以下四点。

　　（一）供应商资格性和符合性条件合法合规

　　1、资格性、符合性条件不能有地域限制和歧视性条款

　　供应商的注册资金、资产总额、营业收入（业绩）、利润、纳税额、从业人员数量等规模条件不能作为资格条件；设置的供应商资格条件，不得以满足具体的几家供应商参与作为衡量标准，不得将只有进口产品能够满足的事项作为供应商的资格条件。供应商只有具体的几家，而大多数潜在供应商却被排斥在外的，应当予以制止和纠正。

　　2、采购项目的特殊性要求应符合国家行政机关或行业管理机构的相关规定。

　　特殊要求不应有倾向性和排斥性，要求出具的相关证明材料应合法合规或符合行业主管部门管理的相关规定。同时采购文件中应明确其评判标准和依据。供应商资格条件的设置，应当结合具体的政府采购项目确定，不得设置与政府采购项目没有直接联系的资格条件；除采购项目所涉行业有明确的强制性规定外，不得以制造厂家的条件作为参加政府采购活动的供应商的资格条件。

　　3、其他要求。无正当理由不应拒绝联合体投标，以保证国家扶持中小企业政策的落实，在采购文件中应明确联合体各方相应的义务责任。

　　对于技术服务标准统一、市场竞争充分的货物采购项目，不得将制造厂家授权书或者承诺作为资格性和符合性审查事项。如需要标的物制造厂家授权的，其约定最好放入商务条款部分，设定为加分项。

　　（二）政府采购项目需求设定科学合理

　　除政府采购法律制度明确规定以外，不得以任何方式和理由在采购文件中指定或者变相指定品牌、型号、产地等。采购需求中的技术、服务等不能要求指向特定供应商、特定产品；不得以供应商产品独一无二的技术参数、性能指标作为实质性响应内容，不得通过技术参数、性能指标设置排斥潜在供应商公平参与竞争，不得照搬照抄个别供应商产品的技术参数、性能指标。

　　1、技术、服务需求与履约要求的主要内容要完整准确

　　（1）项目名称及简要说明；

　　（2）技术规格、参数与要求、供货数量与范围、附件及零配件、备品备件的要求；

　　（3）服务内容、服务期限及服务要求；

　　（4）项目现场、验收标准、方法、安装调试及技术服务(含培训)要求、响应时间；

　　（5）伴随服务、质量保证期、售后服务的要求；

　　（6）报价要求、付款方式和条件；

　　（7）履行合同的时间、地点、违约责任、解决争议的方式（提请仲裁或向人民法院提起诉讼；

　　（8）其他事项；

　　2、对采购进口产品的要求

　　经财政部门审核同意采购进口产品的，限于进口产品可以参与该采购项目政府采购活动，但不得以此排斥或者歧视国货参加招投标活动。

　　在编制采购文件时，不得在技术参数、性能指标中标明“进口产品”、“原装进口产品”等要求，不得完全或者大部分以进口产品的参数指标作为该采购项目的技术参数、性能指标要求，不得将进口产品作为优先中标、成交的理由，也不得排斥或者限制国货成为中标（成交）产品。

　　（三）评审方法和评审标准体现项目特点

　　评审方法和评审标准应当符合政府采购法律制度的规定。技术、服务等标准统一的货物和服务项目，应当采用最低评标价法。采用综合评分法的，评审标准中的分值设置应与评审因素的量化指标相对应，确定评审因素和评审标准应当与政府采购项目有直接联系，不得以与采购项目实施无直接联系的事项作为评审因素和评审标准；不得将进口产品作为评分因素和评分标准中的加分事项；不能以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件；对于招标文件技术参数、性能指标、商务、服务等要求中未明确的事项，不得作为评分因素和评分标准。评审标准设定要注意三点：

　　1、合理设定评分因素和权重

　　综合评分法的主要评分因素应包括价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、以及对招标文件的响应程度。要区分重要和非重要评分因素，力求量化评分因素，减少主观性评分。各评分因素中分值所占比例的设定，应当按规定执行，没有规定的，应将价格、技术、服务作为主要评分因素，合理设定各评分因素的分值（价格分所占比重：服务类10-30；货物类30-60）。供应商资格条件，不得作为或者变相作为评分因素，评分标准中不得出现地域限制和歧视性的条款，交货时间、付款方式等特殊条件不宜作为加分项。

　　2、科学制定评分细则

　　评分细则在整个评分标准中占有十分重要的地位，是评分标准的核心内容。评分标准的科学、合理主要是通过评分细则来体现的，必须以客观事实为依据，减少评委的自由裁量权。同时，要执行国家规定，体现国家政策。

　　3、对中小企业按规定给予照顾

　　为了扶持中小企业，评分标准中对供应商的业绩分值不应过高，不能出现同一业绩反复给分的情况。应按照政府采购相关政策要求对提供中小企业承诺函给出明确的价格扣除值，明确享受扣除的评审标准（不低于6%）。

　　（四）合同条款与采购文件相关内容一致

　　采购文件的质量决定采购项目的成败，成功的结果首先体现在采购合同上，合同条款要与采购文件中第六章技术、商务及其他要求等章节的内容基本一致，不能前后矛盾。

　　对违反政府采购法律法规的条款，及时向采购人提出改正建议，如果不予采纳，可以报告监督管理部门。对合法合规但明显不合理的条款，要向采购人指出问题所在，提出修改建议，留下书面记录。

　　采购人确认采购文件

　　采购文件编制完成后，及时提交采购人确认，在采购人确认采购文件期间，对采购人不理解的内容多沟通交流，采购人修改较为重要的内容应以书面形式提交，最终由采购人提供《采购文件确认函》。如果在一定期限内未收到《采购文件确认函》，应发《温馨提示》催促，并要求采购人书面回函说明。

　　· 关于采购项目开评标前期工作——

　　提交审核采购文件、发布采购公告

　　采购人确认采购文件后，按照工作流程提交审核审核（如果改动较大，应交采购人重新确认）。最终审核通过后，采购项目负责人预订开标室、评标室，完善采购文件，发布采购公告和采购文件。

　　开标前相关工作

　　（一）澄清或者修改采购文件

　　对已发出的采购文件可以进行必要的澄清或者修改，应当在政府采购指定媒体上发布更正公告，并以书面形式通知采购文件收受人。该澄清或者修改的内容为采购文件的组成部分。如果采购人提出澄清或者修改采购文件，需采购人提供书面函。

　　澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人或者采购代理机构应当在投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人；不足15日的，采购人或者采购代理机构应当顺延提交投标文件的截止时间。

　　（二）处理供应商质询、质疑

　　供应商对采购文件提出质询、质疑的，应当在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复，在7个工作日内对供应商依法提出的质疑作出答复。针对质疑事项如需修改采购文件，应按照澄清或者修改采购文件的修改要求办理。

　　开标（含谈判、询价）准备工作

　　（一）安排工作人员

　　采购项目负责人应熟悉采购文件，分析开标可能出现的情况，在开标前一天安排开标会主持人、唱标人、记录人等现场工作人员。

　　（二）联系采购人代表

　　1、告知开标时间及地点（以采购文件及其修改文件为准，并核实系统上开、评标室房间预订是否一致）；要求监督人及采购人代表开标时间前10分钟到场，如监督人未到现场，将影响正常开标。

　　2、告知参与评审的采购人代表人数（公开招标300万以上2名、300万以下1名，其他采购方式1名。

　　3、商定抽取专家类别及人数（公开招标300万以上的项目抽5名专家，不足300万的项目抽4名专家,其中应包含1名经济类专家；竞争性谈判、询价采购未到达公开招标数额标准的抽2名专家，达到公开招标数额标准的抽4名专家；单一来源项目，采购人应当组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。

　　采用竞争性磋商、竞争性谈判、询价方式的政府采购项目，评审专家应当从政府采购评审专家库内相关专业的专家名单中随机抽取。技术复杂、专业性强的竞争性磋商、竞争性谈判采购项目，以及情况特殊、通过随机方式难以确定合适的评审专家的项目，经主管预算单位同意，可以自行选定评审专家。技术复杂、专业性强的采购项目，评审专家中应当包含1名法律专家。

　　（三）报送专家抽取信息

　　将抽取专家信息报送政府采购专家抽取工作人员。其内容包括：项目名称、项目编号、项目预算、采购方式、采购人名称、评审开始时间、评审地点、抽取专家类别及人数、回避名单。

　　（四）准备资料

　　1、开标资料：

　　（1）开标会议程序；

　　（2）开评标纪律；

　　（3）供应商签到表；

　　（4）投标文件密封检查表；

　　（5）报价记录表（招标项目使用）；

　　（6）不予开标（谈判、询价）的报告；

　　（7）开标资料移交清理表。

　　2、评审资料：

　　（1）采购项目有关人员签到表；

　　（2）专家评审承诺书、采购人代表评审承诺书；

　　（3）评标程序；

　　（4）资格性审查表；

　　（5）符合性审查表；

　　（6）评分表、评分汇总表（招标项目使用，含独立评分表、得分公示表）；

　　（7）评审报告；

　　（8）质询函。

　　3、其他资料：

　　（1）复核报告；

　　（2）监督报告；

　　（3）专家意见表；

　　（4）采购项目评价表；

　　（5）评审委员会成员执业情况评价反馈表；

　　（6）采购活动记录表；

　　（7）中标（成交）供应商确认函。

　　· 关于采购项目开评标服务工作——

　　开标服务工作

　　（一）组织签到

　　1、开标当天，投标/响应文件递交截止时间前30至60分钟，采购项目负责人带开评标资料、采购文件及开评标所需物品到达开标室

　　2、供应商签到

　　供应商签到，并递交投标/响应文件，工作人员接收投标/响应文件；投标/响应文件递交截止时间（以采购文件载明为准）后，停止签到、接收投标/响应文件。

　　（二）主持开标会

　　1、主持人宣布投标截止时间到、开标会正式开始。

　　2、主持人介绍递交投标/响应文件的供应商。

　　3、主持人介绍工作人员及联系电话。

　　4、监督人宣读《开标纪律》。

　　5、供应商检查投标文件密封情况并在“密封检查表”上签字确认，如有异议，由监督人按照采购文件和相关要求处理，记录人如实记录。

　　6、唱标人按照投标文件正本中的报价表唱标，记录人在“报价记录表”中作好记录，并要求供应商代表签字确认。

　　（1）投标人现场提出异议的，主持人应组织监督人和投标人共同核对相关内容，必要时应对招标文件中的报价单和分项报价等进行核对并唱读，并如实做好记录。（2）开标唱读内容与投标文件不一致时，均以公开唱读为准；投标文件的大小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价，记录人认真记录。

　　7、主持人宣布其他注意事项。

　　8、主持人宣布开标会结束、供应商离场。

　　（三）转送资料

　　开标结束后，在监督人的监督下，采购项目负责人收集整理投标/响应文件及开标资料，并当即转送至政府采购评标区预定的评标室，注意核实投标/响应文件数量，书面确认资料齐全。

　　评审现场工作

　　（一）准备工作

　　1、将评审表格（资格性、符合性审查表、打分表、汇总表）电子文件拷入评标室电脑内，并将其他纸质评审资料及工具摆放至相应位置。

　　2、指引监督人开启《政府采购评审专家抽取记录表》，核对专家身份。

　　3、指引采购人代表、评审专家进入评标区前，将通讯工具及包袋等存入物品存放柜内；由值守人员核对采购人代表、评审专家信息，采购人代表需向评标区值守人员递交《采购人代表委托书》及身份证复印件。

　　（二）评审现场服务

　　1、评审专家及采购人代表（以下统称为“评审小组”）到齐后，询问有无需要回避的专家；评审小组成员在《相关人员签到表》中对应处签到，并在《评审承诺书》上签字。

　　2、对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容，评审小组可以以书面形式要求投标人作必要的澄清或者说明。但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。相关工作在监督人的监督下协助完成。

　　3、在评审过程中，如果发现违纪情况，应如实记录，监督人签字确认。

　　（三）复核

　　评审小组出具评审报告后，在监督人员的现场监督之下，依据有关的政策制度和采购文件对评审情况进行复核，出具复核报告，复核人员及监督人签字确认。存在下列情形之一的，应当根据情况要求评审委员会现场修改评审结果或者重新评审：

　　1、资格性审查、符合性审查认定错误的；

　　2、评分分值汇总错误的；

　　3、分项评分超出评分标准范围的；

　　4、客观评分不符合评分标准的。

　　存在前述情形的，要求评审小组按照规定修改评审结果或者重新评审，重新出具评审报告，并在复核报告中详细记载有关事宜。原有的评审资料自动无效，但应当留存归档。

　　（四）检查评审资料

　　复核完毕后，记录人检查评审资料是否完整、签字是否齐全；评审报告中的供应商名称是否与其公章一致，报价金额是否正确。

　　（五）向采购人移交资料

　　评审结束后，采购项目负责人向采购人代表移交《评审报告》复印件、一套投标文件副本、中标（成交）供应商确认函及相关资料，告知采购人代表在五个工作日内确认中标（成交）供应商。

　　发布中标（成交）公告

　　接收采购人递交的《中标（成交）供应商确认函》原件后，编辑并发布中标（成交）结果公告。公告内容包括：

　　中标、成交结果公告内容应当包括采购人和采购代理机构的名称、地址、联系方式，项目名称和项目编号，中标或者成交供应商名称、地址和中标或者成交金额，主要中标或者成交标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求以及评审专家名单。

　　后期工作

　　（一）发放中标（成交）通知书

　　中标（成交）结果公告发布当日，向供应商制发《中标（成交）通知书》。

　　（二）退还投标保证金（2个工作日）

　　发布中标（成交）通知书后，5个工作日内退还未中标（成交）供应商的投标保证金；收到采购项目合同后，5个工作日内退还中标（成交）供应商的投标保证金。

　　（三）、归集、移交政府采购档案（发中标公告50天内）

　　将完整的政府采购项目资料根据统一的档案目录进行排序整理，移交档案工作人员整理装盒，经项目政府采购负责人审核合格后移交综合部整理、存档，并负责办理移交手续。不得伪造、隐匿或销毁。

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