《政府采购法实施条例》（以下简称《条例》）明确规定：“采购人或者采购代理机构应当按照国务院财政部门制定的招标文件标准文本编制招标文件。”由于我国的招标投标制度发韧于国际机电招标，成熟于国内工程招标，所以采购文件的编制大都有国际机电招标文件或国内工程招标文件的影子，这影响了我国采购文件的依法制定，也不利于采购文件的规范化管理。笔者现结合《条例》有关规定以及多年的政府采购一线操作经验，谈谈规范采购文件编制的四个注意事项。

 

　　沟通

 

　　就是采购代理机构应及时做好与采购人的沟通工作，真正了解采购人的需求，并在此基础上协助采购人制定出科学、合理、贴切的采购需求。对此，《条例》也提出明确要求：“采购人、采购代理机构应当根据政府采购政策、采购预算、采购需求编制采购文件，采购需求应当符合法律法规及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。政府采购向社会公众提供的公共服务项目，应当就确定采购需求征求社会公众的意见，除因技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求外，采购需求应当完整、明确。必要时，应当就确定采购需求征求相关供应商和有关专家的意见。”所以，做好采购需求确定的沟通工作，既是采购代理机构的义务，也是政府采购代理工作的职责所在。只有采购需求标准清晰、明确，最终的采购效益才能有最基本的保障。

 

　　协调

 

　　①采购需求与服务需求之间矛盾的协调。作为采购标的最终使用方的采购人，他们希望配置更好的产品以满足工作需求，但政府采购作为公共采购的一部分，既要实现采购人良好的办公需求，也要节约财政资金，使采购结果物有所值。这就形成了采购需求与国家标准配置间的一种矛盾，这需要代理机构在项目实施前与采购人做好协调工作，使采购人的需求标准与公共采购标准尽量一致。②做好评标办法与法律冲突的协调工作。代理机构编制好采购文件后，在送采购人审查的过程中，由于部分采购人对我国政府采购法律法规政策了解得不是十分透彻，往往会在评分设置中提出各种各样的要求，有的是合理要求，有的却明显与法律法规相冲突。作为代理机构，应耐心解释，以理说服采购人，必要时组织专家评审会以确定评标办法。特别是《条例》第二十条中有关差别待遇和歧视待遇的禁止性规定，在招标的评标办法中绝对不能出现。如果采购人有不明白或不理解的地方，代理机构应耐心解释或说明。

 

　　审核

 

　　采购文件的审核制度要讲究“两个三审”制度。首先是代理机构内部要建立采购文件的三审制度，即采购项目的采购文件编制人员自己负责初审，项目经理负责采购文件的二审，公司政府采购总负责人负责三审。第二个“三审”制度是指完成的采购文件初稿送采购人审查，采购人审查完毕后，交由相关职能部门审查备案。对技术含量高、环节复杂的项目，代理机构还要按照有关要求，组织好采购文件的专家评审工作。

 

　　政策

 

　　就《政府采购法》及其实施条例而言，政府采购政策的范围比较广泛，但就采购文件编制而言，具体操作中应该把握好四个政府采购的基本政策:一是国家节能要求，包括国家强制推广有关节能产品的要求；二是把握环保产品的有关政策，对环保产品优惠政策要落实到位，在综合评分中也要体现环保产品的价格折扣和计分办法；三是落实中小企业政策，并将价格折扣和综合评价的具体标准在采购文件中予以明确；四是进一步支持监狱企业，这也要在采购文件有所体现。

 

　　当然，采购文件的编制要求远不止这四点，其他的还有采购文件的组成、采购方式的专用术语运用等，都是采购文件编制的基本要求。总之，只有在熟悉法律法规的基础上，按项目的特点要求编写采购文件，才能使采购文件更具科学性、实用性，而不是千篇一律的套话、重复话，这也是政府采购代理机构执业能力和专业化水平的体现。（作者单位：湖南省国鼎招标咨询有限公司）