政府采购实务操作集萃:集采机构在履约验收中应扮演何种角色
目前业界对履约验收的操作模式基本定位于采购人验收为主,集采机构的使命到了定标或签订采购合同环节便宣告终止。对此,业界人士看法不一,有人认为,集采机构只要管好采购环节就好,对履约验收这一“采购后”环节不必理会,也有人认为,集采机构不仅应该参加到履约验收中,而且应发挥其应有的作用,确保采购质量,维护集采机构的形象和政府采购的声誉。那么,目前实践中的履约验收组织模式有哪些?这些模式各有什么特点与利弊?集采机构究竟应在履约验收中扮演什么角色?
三种验收模式 集采机构作用大同小异
俗话说,编筐编篓,重在收口。“收官之战”的好坏,直接关系到整个采购项目的质量和成败。对供应商履约情况进行验收,是政府采购链条上的最后一个重要环节,履约验收做得好,可以维护采购人和供应商的合法权益,确保财政资金的使用效益,保证政府采购的高质量,维护政府采购的社会形象,体现集中采购机构优质的工作效果。可以说,履约验收是客观评价集中采购工作质量优劣的最直接依据。
但就目前的政府采购实践来说,许多地区“重采购、轻验收”的现象屡屡发生,各集采机构在采购环节严把各种关口,做到规范操作、公开透明,却对履约验收没有给予足够重视,给不良供应商可乘之机。加上《政府采购法》对履约验收的主体与职责规定相对模糊,实际操作中的验收模式多种形式并存,扰乱了验收市场,采购人与供应商得不到应有的管理与约束。
《政府采购信息报》记者在调查中发现,目前各地对集中采购项目的履约验收,大致可以分为以下3种组织模式。
模式一:采购人组织验收
某行政事业单位日前正在进行一项仪器设备的采购履约验收活动,作为该项目履约验收的牵头人,该单位王华(化名)在3天前就开始对验收小组进行了组织,由于该项目专业性强,王华按规定邀请了有关专家以及单位领导作为验收小组成员,参与验收活动。
据王华介绍,该项目的整个采购过程中,集中采购机构的职责履行至合同签订环节就结束了,对于验收环节,只要不出现质疑投诉,采购中心完全不需要介入。“实行集中采购的这几年,验收都是我们自己组织,小项目本单位自己验收,专业性强的项目,我们邀请专家或专业检测机构进行验收。”王华说。
《政府采购信息报》记者在采访中发现,由采购人组织验收活动,采购中心不加干涉是目前广泛存在的一种验收模式。
西北某省省会城市政府采购中心综合处处长在接受《政府采购信息报》记者采访时介绍,该市政府采购项目由使用单位组织验收,采购中心根据使用单位的验收单办理相关支付手续。“我们签完采购合同,就算履行了采购的全部环节,不参与验收”。
东南沿海某市政府采购中心综合部部长在谈到该地的履约验收时,话语中透露出许多无奈与无助。据其介绍,前两年,该市财政局发文明确规定,采购中心发完中标公告后,采购职责便宣告结束,采购人与供应商直接签署采购合同,履约验收由采购人组织进行。
模式二:集采机构参与验收
“对于履约验收,我们的做法比较灵活。”某省采购中心主任说,“该地区的集中采购项目履约验收分两种情况,一般项目的履约验收由采购人单位自行组织,对于社会意义重大,受关注程度高的项目,采购中心也会参与验收。”据介绍,近期,由该采购中心操作完成的一个大型文化设备项目的验收活动,采购中心有关人员加入了验收小组,对最后的履约情况协同采购人及专业机构进行了把关。
采访中,大多数地区采购中心的工作人员表示,采购中心曾经有参与验收的经历,但经过几年的发展,参与验收的积极性在减弱,愿意参与验收的行动更是变得越来越少。
某市政府采购中心副主任在接受采访时告诉《政府采购信息报》记者:“我们内部早在3年前就出台了一个规定性文件,对于本中心操作的项目,有协助采购人进行验收的权利与义务,但这几年的执行情况不太理想。一方面,采购人很少邀请我们参与验收,另一方面,即使参加了验收,也是走走过场而已,实质性的验收情况还是采购人与供应商直接沟通,我们基本不知情。”
模式三:集采机构组织验收
《政府采购法》第四十一条规定,采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商的履约验收。中共中央直属机关采购中心法律顾问王国平对该条文进行了如下解读:根据此条规定,采购人是履约验收的第一主体,只有在采购人授权委托的情况下,集采机构才能作为验收主体组织履约验收活动。
广东省某市政府采购中心的招标文件范本已经经过了3轮修改,各种规定与条款都在不断完善,但其中有一个始终不变的规定,就是“采购人可以书面委托采购中心就所操作项目进行履约验收”。“但我们采购中心成立8年来,还没有一家采购人愿意将履约验收交由采购中心来做。”该主任表示。
“就目前全国的情况来看,集中采购项目由采购中心组织验收的情况少之又少。但协议供货采购的履约验收方一般都是集采机构。”王国平如是说,“从现行政府采购法律制度的规定来看,采购中心对协议供货和定点采购组织验收,符合法律的有关精神,但对于其他集中采购项目来说,是否能组织履约验收工作,决定权不在采购中心,而在采购人,采购人委托则有,不委托则无。”
履约验收 集采机构应有所作为
对于目前存在的履约验收环节采购人唱主角的现象,多数集中采购机构人士表示,作为采购需求方,采购人提出采购需求、使用所采购的产品,理应成为履约验收的第一责任方。但这并不意味着集中采购机构可以做“甩手掌柜”。集采机构也应在履约验收中有所作为,这是一种权利,也是一种责任与义务。那么,集采机构在履约验收环节应该履行哪些职责与权利?
互通信息 完善采购链条
中央某集中采购机构的法律顾问表示,从目前的政府采购制度建设来看,采购环节的主要责任方为集中采购机构,履约验收环节的主要责任方为采购单位。从严格意义上说,这种规定将采购环节与履约环节分离开了,因而从提出需求到履约验收完毕的整个采购链条是不完整的。“这很容易引发各种问题。”该法律顾问说。
如何弥补这点不足?上海市政府采购中心综合管理部副部长徐舟认为,集中采购机构在履约验收环节应有所作为的一个重要方面,是要与采购人做好采购环节有关信息的及时沟通,以防供应商在履约环节借验收与采购非同一主体之机,钻空子违规。“这一点非常重要。”徐舟表示,“许多供应商敢在履约环节违规,也正是钻了这个空子。”
提到这点,某业内人士以去年发生的一起重大政府采购违规事件--重庆“床脆脆”事件为例分析说,这件事情之所以发生,关键在于采购单位与集中采购机构没有做好信息衔接与沟通,履约和采购完全脱节,给了不法供应商可乘之机。
《政府采购信息报》记者还从多方获悉,因为采购链条不完整,采购单位与集中采购机构之间缺乏应有的信息沟通,因此引发的纠纷不在少数。“发生纠纷,发现问题了还好,一旦供应商违规履约而采购人没有当场发现,这才是对政府集中采购制度和集中采购机构最大的危害。”徐舟补充说。
组织协调 对集采制度负责
对于目前多数集中采购机构在履约验收中扮演的角色的问题,业界人士普遍认为,集中采购机构还能在履约验收环节扮演更重要的角色,将履约验收做得更好,对政府采购各方当事人负责,对采购负责。
今年上半年,辽宁省财政厅印发的《辽宁省省直单位政府采购合同履约验收管理暂行办法》规定,由采购代理机构操作的采购项目,其履约验收工作由该采购代理机构组织。该文件赋予辽宁省集中采购机构更多的职责和在履约验收环节的组织管理权利。
8月13日,辽宁省政府采购中心出台《辽宁省政府采购中心政府集中采购项目履约验收工作规则(试行)》,对组织履约验收活动进行了细致的规定。据辽宁省政府采购中心副主任许敏介绍,组织验收活动并不意味着政府采购中心直接参与验收,而是将采购人、专家、第三方检测机构等人员组织起来,由他们进行具体的验收工作,政府采购中心进行总体管理与协调。
对此,业界人士给予了高度评价,均认为集中采购机构承担验收职责,不是从参加到实际验收工作中来说的。作为项目操作者,集中采购机构有责任也有义务对履约验收环节进行组织和协调。
“这是对自身行为负责任的态度,也是对集中采购制度负责的态度,自己做的事,总得给自己一个交代。”某政府采购中心主任说,“集中采购机构对履约验收置之不理,或者参与其中走走过场,是对己对人都不负责任的表现。长此以往,即使不出问题,每个项目好像都做得很漂亮,但扪心自问,集中采购制度落实的效果又如何呢?”
搭起政采监管桥梁
“集中采购机构负责组织履约验收,相当于在参加履约验收的采购人、供应商与政府采购监管部门之间搭起了一座桥梁,方便财政部门的监督。”辽宁省政府采购中心副主任许敏说。从《辽宁省政府采购中心政府集中采购项目履约验收工作规则(试行)》可以看出,辽宁省政府采购中心对履约验收的各个细小环节都作了周到的考虑。比如,在履约验收程序上,所有手续都只有经过有关负责人签字才可进入下一个环节;对履约验收各项文件的制作与保存均规定得十分详细等。
“采购中心行使组织权,约束了采购人和供应商的行为,起到了直接的监督作用,一旦发生投诉案例,也能为监管部门提供必要的详细信息。”一位不愿透露姓名的业界人士说。如此看来,目前的履约验收环节存在许多问题,从某种角度上讲,与集中采购机构没有发挥沟通信息完善采购链条、组织履约验收的职能,以及没有对采购人和供应商的验收行为进行管理和约束不无关系,但这些问题的根源在于集中采购机构吗?
集采机构能否发光发热 制度是关键
“集中采购机构是政府采购制度的产物,其一切职能都是制度赋予的。”北京市政府采购中心常务副主任高晓东说,“集中采购机构能否在履约验收中发光发热,关键在于法律制度是否真正赋予了它这项职权。”
高晓东的说法得到许多业内同行的认同。某市政府采购中心主任在接受《政府采购信息报》记者采访时表示,履约验收中存在的问题,较大程度上归结于制度规定对现实的妥协。“《政府采购法》弱化集中采购机构在履约验收中的作用,部分地区已经在《政府采购法》规定的框架下,明确将集中采购机构从履约验收环节剥离开,履约验收完全从法律上成为采购人的专项职能,这让集中采购机构想发挥作用都困难。”该主任说。
法律规定弱化验收职能
《政府采购法》第四十一条规定:“采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收。”作为履约验收的第一责任人,采购人是否真能按照这一规定来操作执行呢?
采访中,《政府采购信息报》记者了解到,目前绝大多数地区的采购人都充分利用了法律规定,无论是分散采购还是集中采购,均自行组织验收,除了特大项目会组织专业质量机构验收外,其余项目统统自己作主,委托集中采购机构验收的情况少之又少。
政府集中采购制度的优越性在于在传统供需双方之间加入了集中采购机构这一第三方,避免了供需双方的直接接触,减少了违规行为发生的概率。相关专家表示,采购环节需要第三方监督,验收环节也是如此。采购人自行组织的验收,缺乏第三方的监督与管理,在想怎么验收就怎么验收的情况下,出现问题的可能性大大增加。
该专家同时表示,《政府采购法》关于履约验收的规定给采购人出的是一道“选择题”,从某种意义上说是强化了采购人的权利。“虽然规定也有集中采购机构应该在履约验收中发挥作用的意思表达,但对其作用及职责规定得不是十分充分,这就给了原本强势的采购人按照自己意愿验收的机会。”
地方制度剥离验收职能
由于政府采购制度仍处于发展阶段,迫于传统采购模式中采购人权利过大的压力,目前,部分地区对《政府采购法》对履约验收规定的理解都倾向于采购人自行验收。
“某些地方的法规规定,集中采购机构的职责履行到签订合同即宣告结束,履约验收环节,集中采购机构完全不用参与,除非采购人要求。”某市政府采购中心综合部门相关负责人说。
南方某直辖市政府采购中心有关人士透露,该市财政局两年前就发出文件,规定集中采购机构只负责组织采购,一个采购项目发布完中标公告,集中采购机构就完成了其全部使命。“站在国家利益的角度考虑,集中采购制度的实施是为了避免采购人和供应商的直接沟通,但在这样的规定下,集中采购机构没有发挥应有的作用,从本质上来说,基本回到了原来分散采购的模式,反对意见少了,表面上和谐了。”
受这番话的启发,《政府采购信息报》记者了解后发现,西北某市出台的政府采购管理办法直接规定将履约验收职能赋予采购人。“类似的地方性规定其实普遍存在着。”该人士说。
期待赋予集采机构组织验收职能
说起履约验收环节的种种问题,各地集中采购机构的相关人士还有话要说。
从事政府集中采购工作8年多的广东省佛山市政府采购中心主任吴国伟告诉《政府采购信息报》记者,履约验收环节的“水太深”,从现实利益考虑,集中采购机构最好不要去趟这个“浑水”,现实中奉行的“谁验收谁负责”的原则,只要不是招标投标环节的差错,集中采购机构可以将责任推得一干二净。但从国家利益和政府采购制度健康发展的角度考虑,作为集采项目的操作方,实在不忍心自己的劳动成果在采购后环节任人随性而为。
中央某集中采购机构法律顾问表示,目前,各地集中采购机构对履约验收的现状不置可否,主要是因为法律没有明确规定。这项职能没准是个烫手山芋,没有政策支持很难执行;而如果不执行,政府集中采购制度就得不到有效落实。
“说实话,在实际工作中,集中采购机构在这个问题上很为难。现在多数集中采购机构只能‘睁一只眼,闭一只眼’,履行好制度赋予自己的职能,其他的只能暂且作罢了。”该法律顾问说。
“辽宁省财政厅和辽宁省政府采购中心的做法为我们提供了很好的借鉴。”某市政府采购中心的相关负责人表示。当前,集中采购机构要在履约验收中发挥作用,一定需要政策加以支持,期待国家有关部门在《政府采购法实施条例》中赋予集采机构组织履约验收的职能。
短 评
集采机构履约验收职责亟待明确
纵观当前各地对政府集中采购项目进行验收的实际情况,不难发现集中采购机构在履约验收环节无法发挥其应有的作用。接受《政府采购信息报》采访的多位人士表示,从有利于政府集中采购制度健康发展的角度看,这种现状应得到改变,集中采购机构应该在履约验收中发挥更大的作用。
《政府采购法实施条例(征求意见稿)》公开之后,不少政府采购业内人士就注意到,征求意见稿对验收环节给予了重视,认识到目前履约验收环节存在的问题,并明确了采购人在验收中的责任:征求意见稿第六十一条规定,采购人或采购代理机构应当按照采购文件、政府采购合同规定的标准和方法,及时组织对政府采购项目的验收;第十八条第三款规定,集中采购机构应根据采购人的委托,参与合同验收。
这样的规定对集中采购机构来说,只有采购人主动委托才能参与或组织验收,但现实情况表明,采购人不会将这种职能拱手相让,集中采购机构很难在验收中对采购人形成约束,集中采购机构在履约验收中发挥的作用同样受制于采购人,制度赋予集中采购机构的职能从某种意义上说仍无法实现。
日前有消息传出,《政府采购法实施条例》或将推迟出台,这重新给予政府采购业界人士更大的期待,希望经过广泛调研、修订完善的《政府采购法实施条例》能更好地指导政府采购实践,让人们从法律规定中找到解决问题的依据,也希望《政府采购法实施条例》能进一步明确集中采购机构在履约验收环节的职能,为集中采购机构在该环节起到独立第三方的组织管理作用提供依据。