[ 集采机构如何管好用好政采档案专题报道 ]

　　
　　深度利用潜力大 电子存档是方向

　　编者按 《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
　　
　　各级集中采购机构政府采购档案管理做得如何？使用档案主要涉及哪些领域？存在哪些问题？有哪些经验可供分享？在电子化政府采购的背景下，政府采购档案如何实现电子化？围绕这些问题，《政府采购信息报》记者采访了诸多业内人士，形成专题报道，以飨读者。
　　
　　
　　按照要求，批量集中采购将逐步在全国推开。实行批量集中采购的前提是归集采购需求，归集采购需求的前提是统一配置标准。出台资产配置标准，参考因素之一是历史成交记录。查询历史成交记录，就得综合分析政府采购档案。可以说，管好用好政府采购档案是推行批量集中采购乃至做好政府采购工作的重要基础。
　　
　　业界专家表示，完整妥善地保存政府采购活动过程中的文件记载，可以为政府采购统计分析、总结经验教训、降低采购成本、节约财政支出、接受监督检查、处理纠纷等工作提供客观真实的依据。

　　图为湖南省省直机关政府采购中心工作人员归类管理项目档案。摄影 / 鲁晓晨

　　管理：专职人员统一编号
　　
　　根据《政府采购法》的规定，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少包括：采购项目类别、名称；采购项目预算、资金构成和合同价格；采购方式，采用公开招标以外采购方式的，应当载明原因；邀请和选择供应商的条件及原因；评标标准及确定中标人的原因；废标的原因；采用招标以外采购方式的相应记载。
　　
　　正因为政府采购档案内容丰富，管理上就存在分类的问题，各级集中采购机构是如何做的呢？
　　
　　湖南省省直机关政府采购中心主任胡晓宏介绍，对于政府采购档案管理工作，该中心以时间为序，对每个项目进行编号，安排专门场所、专职人员负责保管档案，既严格落实法律规定，又满足了实际工作需要。
　　
　　西宁市政府采购中心主任杨献民介绍，虽然该中心2013年操作项目数不到360个，但在档案管理方面，不论采用的是哪一种采购方式，都统一按合同进行编号，由专人负责管理。2012年年底，该中心将原来放置档案的木质柜全部换成专用档案柜，解决了防潮的问题，使得档案管理工作更加安全规范。
　　
　　陕西省宝鸡市渭滨区政府采购中心负责人邹萍介绍，该中心也安排有专人负责政府采购档案管理工作，目前做到了事无遗漏。需要说明的是，推行国库集中支付改革前，渭滨区政府采购资金大多是通过采购中心支付的，因此该区政府采购档案中还有相应的财务档案。
　　
　　使用：为其他部门提供服务
　　
　　关于政府采购档案的用途，胡晓宏表示，一是查询取证，遇有供应商质疑，这些材料是最好的证据；二是为其他部门单位提供服务。"比如最近广受关注的康泰疫苗事件，我们通过档案查询，很快得到了近五年来的相关数据。"胡晓宏举例说。
　　
　　杨献民介绍，审计部门对采购单位进行项目例行审计，纪检监察、反贪部门开展相关工作时，一般都会到该中心调取项目档案。该中心在组织一些重大项目或者民生项目（如医疗设备）采购活动时，也会查阅以前操作过的同类项目档案，一是参考设定资质条件，二是查看中标供应商的履约情况。"遗憾的是，因为人手有限，我们对政府采购档案的深度分析还做得不够，今后需要加强这方面的工作，以总结优点查找不足，提高采购效益。"杨献民说。
　　
　　邹萍表示，区县一级政府采购项目数量有限，合同使用情况不多。只有一些延期付款的项目，当支付项目资金时，相关各方一般会事先调阅政府采购档案。
　　
　　业内人士分析并建议，档案管理是集中采购机构分析、总结、评价采购活动，提高自身综合素质的重要依据，可以为规范采购行为、提高采购质量提供经验借鉴。这是政府采购档案深层次的应用，集中采购机构应该加大力度，追求更好的档案管理成效。
　　
　　建议：电子存档是发展方向
　　
　　杨献民认为，在电子化政府采购快速推进的情况下，实行电子档案管理是发展方向。目前青海省级刚刚开始，地市和区县基本全是人工管理纸质档案，今后需要向电子化发展较快的兄弟单位看齐。
　　
　　胡晓宏表示，由于集中采购机构人员编制少，其他岗位缺员情况更加严重，档案管理工作基本上由其他人兼任，主要工作是负责整理、接收已经开标的项目，很难有时间进行档案归类整理和数据抓取，依据数据开展科学性研究更是难上加难。
　　
　　"从我们中心的实践情况看，档案保存内容应该更加明确。例如，哪此项目档案需要保存所有投标供应商各项材料的正本？哪些项目只需进行报价和中标供应商正本留存？近年来，集中采购机构电子信息化平台建设发展较快，相关资料的收、留、存及相应款项应作更加明确、具体的规范，从而达到精简而实用的效果。"胡晓宏说。(记者 张斌伟)　

　
稳步推进采购文件电子存档

　　2013年12月19日印发的《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十六条规定，采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件可以电子档案方式保存。如何理解电子存档呢？
　　
　　需构建档案管理信息化平台
　　
　　业内人士表示，电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，并相互关联的通用电子图像文件集合。推行政府采购项目电子存档，应该构建一个公共的、独立与应用的档案管理信息化平台。该平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
　　
　　其中，纸质档案的信息化管理是指以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理；电子信息的档案化管理是指把应用系统的电子信息进行凭证化处理后形成电子档案。
　　
　　两种方式生成电子档案
　　
　　国家信息中心助理研究员吕汉阳表示，2005年4月1日起施行的《电子签名法》第十四条规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这一规定从法律层面明确：电子签名与传统手写签名和盖章具有同等的法律效力。
　　
　　有了法律规定作保障，加上近年来电子化政府采购快速发展，推行采购文件电子存档应该说是一种必然的发展趋势。"我认为，当前政府采购电子档案有两种生成方式，一是纸质文件扫描，二是通过电子化平台自动产生。"吕汉阳介绍，结合目前政府采购发展现状，纸质档案和电子档案应该同时并存，当二者不一致时，以纸质为准。
　　
　　陕西省宝鸡市渭滨区政府采购中心负责人邹萍赞同这样的观点，认为政府采购档案应该纸质和电子同步。"74号令的表述是'采购文件可以电子档案方式保存'，不是'必须'，政府采购制度改革要先夯实基础，再一步步向更高目标迈进。"

　　电子化平台应设置专门模块

　　业界专家认为，在电子招投标软硬件有保障的情况下，推行采购文件电子存档符合建设节约型机关的发展要求。
　　
　　湖南省省直机关政府采购中心主任胡晓宏表示，档案管理电子化不是对原有纸质档案电子扫描后存档，而是在电子化采购的背景下，从信息公告、标书编制到开标评标、评审定标，每一个环节都自动形成电子档案，相关各方通过电子密钥登录平台进行操作，项目完成后，各类文件自动归集，生成比纸质更为详细、完整的电子档案。
　　
　　"当然，由于电子化平台还不完善，像一些表格、专家意见的评审签字等材料，现在可能还是要通过纸质扫描实现到电子文档的转变。但将来如果电子化平台对评审专家设置有专门的电子密钥，相信这个问题也能得到解决。另外，电子化平台中还应该设置专门的电子档案模块。"胡晓宏说。(记者 张斌伟)

　　
细化法律规定 江苏陕西档案管理有章可循

　　建章立制是做好政府采购工作的前提，政府采购档案管理也不例外。近来年，各地立足法律精神，纷纷出台符合本地实际的政府采购档案管理办法，例如江苏、陕西等。
　　
　　江苏：谁组织谁负责
　　
　　2010年3月1日起施行的《江苏省政府采购档案管理暂行办法》规定，政府采购档案归档实行"谁组织、谁负责"。采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查。
　　
　　该办法明确，政府采购档案具体包括：预算执行文件、前期准备文件、开标（含谈判、询价）文件、评审文件、中标（成交）文件、合同文件、验收和结算文件以及其他文件。
　　
　　政府采购档案的归档要求是：内容齐全完整；规格标准统一；要求是原件的，不可用复印件替代；签名、印鉴手续齐全，首页应有"政府采购档案目录"字样；符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。
　　
　　陕西：文件一个月内归档
　　
　　陕西省财政厅、陕西省档案局联合印发的《政府采购档案管理办法》规定，采购活动过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，采购人或采购代理机构可以作为资料保存。
　　
　　采购人和采购代理机构负责具体采购业务的部门应在每年的3月底前，将上一年度已办理完毕的政府采购项目文件资料收集、整理、装订、编制目录，并移交本单位档案部门。具体采购责任人在政府采购项目交付验收完成后，应在1个月内将相关文件资料收集齐全移交本部门专职或兼职档案人员。
　　
　　政府采购档案文件、资料用纸规格一律采用A4纸，工程图纸及其他录音、录像资料可视具体情况确定。(记者 张斌伟)

　　
　　湖南省直机关采购中心：出台制度规范细节 充分利用废弃场所

　　湖南省省直机关政府采购中心坚持真实性、完整性和有效性原则，档案管理效果好
　　
　　政府采购档案是反映采购活动的重要记录材料，是统计和查阅政府采购项目的前提和保障。档案管理是湖南省省直机关政府采购中心组织实施采购项目的最后一个流程环节。该中心根据《政府采购法》、《档案法》的有关规定，并结合实际情况制定了《湖南省省直机关政府采购中心档案管理制度》，本着保证档案资料的真实性、完整性和有效性的原则，严格按照法律规定和该制度对档案进行规范化管理。
　　
　　细化四环节规定
　　
　　在档案移交环节，管理人员会核对开标管理部移交的资料与归档登记表是否一致（包括时间、人物、项目名称、编号、档案明细等）。核对无误后，开标管理部项目负责人与档案管理人员双方签字，移交表格双方各一份，档案管理人员留存有核对痕迹的原件。
　　
　　在档案整理环节，管理人员会根据每一个项目的资料清单形成《归档登记表》，对档案逐页编号并装订成册，将装订好的档案装进档案盒并统一规范编号，然后按照档案编号顺序归入档案室，并对档案柜进行编号。为了方便查找，档案柜按顺序排列。
　　
　　关于数据整理工作，湖南省省直机关政府采购中心要求，管理人员须将档案详细信息（包括项目编号、项目开评标时间、项目负责人、中标单位、中标金额等）记录形成文字材料，为数据统计及档案查询提供依据。
　　
　　在档案调阅、查阅方面，管理人员要配合监管质审部调阅相关档案，调阅时需填写《档案借阅登记表（内部人员）》，并记录详细借阅数据。外单位借阅档案，应出具单位公函，填写《档案借阅登记表（外部人员）》，经该中心主任签字后才能予以借阅。
　　
　　想方设法解决存放问题
　　
　　根据《政府采购法》的规定，采购文件保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。对于湖南省省直机关政府采购中心来说，档案无处存放是面临的一个大问题。该中心充分发挥主观能动性，利用改造废弃仓库、锅炉房等方式，有效解决了这个问题。
　　
　　近五年来，该中心完成项目数量从2009年的392个增加到2013年的1019个，采购任务快速增长，档案整理难度也随之加大。在档案整理人员数量没有增加的情况下，相关工作人员及时调整方式方法，提高整理效率，加班加点，按时按量完成了档案整理任务。
　　
　　该中心相关负责人分析，根据法律规定，无论什么项目，档案保存期限都是十五年，因此各级集中采购机构会形成大量的档案累积。实际情况是，大多数项目实施的时间在一两年左右，特殊情况下时间会稍长一些。该负责人建议，应根据项目确定政府采购档案的保存时间，以更好地利用存储空间，解决目前集中采购机构堆积较多的闲置档案问题。(通讯员 冉光玲)