操作小实务之“标后工作”系列谈（七）

　　《政府采购法》第四十二条规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》也再次强调，招标采购单位应当建立真实完整的招标采购档案，妥善保管每项采购活动的采购文件，并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

　　然而在采购实践中，有的采购代理机构对采购文件的处理却很轻率。采购活动结束不久，一些采购文件就“不翼而飞”了。对此，某采购代理机构的工作人员不以为然地说：“将采购合同备案并保存就可以了，没必要搞得那么复杂。”

　　不过笔者却认为，做政府采购工作，该复杂的时候就必须得复杂。根据《政府采购法》，采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。其中，采购活动记录至少应当包括下列内容：（一）采购项目类别、名称；（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当注明原因；（四）邀请和选择供应商的条件及原因；（五）评标标准及确定中标人的原因；（六）废标的原因；（七）采用招标以外采购方式的相应记载。因此，采购文件的“归档”应当包括上述所有内容。采购代理机构在对采购文件进行归档时，不能丢三落四，否则可能会让各方都遭受到不必要的损失。

　　但在具体操作中，笔者却发现有的采购代理机构对采购文件的处理显得很随意，个别采购代理机构甚至因为投标供应商多、投标文件数量大，而将其当作废品处理。这种做法可能会泄露供应商的商业秘密，并造成经济损失。因此，笔者有必要提醒相关人士：处理供应商的投标文件必须慎之又慎，投标文件中的内容可能会涉及供应商的商业秘密。根据《政府采购法》，供应商的商业秘密应该受到采购代理机构的保护。采购活动结束后，采购代理机构同样有义务对采购活动中涉及的供应商商业秘密进行保护。