公务车定点维修改良之道面面观
在江苏省淮安市2006年市级机关公务用车定点维修企业资格招标中中标的10家企业,承诺的材料配件进销差价率平均为7.6%,最低的仅为4.5%。承诺的维修工时单价平均为6元,最低的仅为4元。另外各家还承诺提供30~50项免费服务项目。如此低的收费标准,如此多的免费服务,中标企业能否完全兑现?
事实上很难。根据目前的市场物价情况和工资水平,如果中标企业只修政府采购的公务用车,按照上述标准收费并提供多项免费服务,企业根本无法生存,所以必然会采取各种手段变相提高收费标准,变相逃避免费服务责任。从近日淮安市对市级公务用车定点维修单位履约情况的检查看,事实正是如此。那么这些中标维修企业有何“妙招”既能变相提高收费标准,逃避免费责任,又不致引起送修方注意呢?
定点维修招标藏危机
虚增进价赚取差价 在结算清单上虚增材料购进价格,再根据虚增后的材料价格和投标时承诺的材料配件进销差价率,向送修方计算,收取维修材料费。从表面看都是严格执行投标承诺的材料差价率,很难发现违约现象,送修方即使觉得材料价高,维修方也可以用进货渠道不同、进货时间不一等理由搪塞。
但实际执行的材料差价率远远高于投标承诺的材料差价率,有的甚至高出数倍。淮安市在查检中通过核对会计凭证上材料购进价格后发现,很大一部分维修单位都存在结算清单上的材料价格高于会计凭证上的材料购进价的现象,高出比例一般都在20%~50%之间,个别的高出100%。如果承诺材料配件进销差价率为10%,那么根据上述检查结果,实际执行的材料配件进销差价率就在32%以上,超过承诺的差价率3倍以上。
合并计算提高维修工时单价 将多种维修项目的维修工时合并计算,在结算清单上只列出一个总的维修工时,再根据总的维修工时和投标承诺的工时单价向送修方收取维修工时费,让送修方无法查证该企业是否执行国家规定的工时定额和维修方承诺的维修工时单价。和上面问题一样,从表面上看,没有一点违约现象,但实际计算的维修工时远远高于国家规定的定额工时,进而收取的维修工时单价也大大超过自己的投标承诺。淮安市在查检中通过分解维修项目、核对国家规定的工时定额,发现部分维修单位结算清单上计算的维修工时一般都要高出国家规定工时的20%以上,个别的高出40%以上。如果投标时承诺的工时单价为8元,根据上述查检结果,实际收取的就在9.6元以上。
巧列名目回避免费项目 将投标时承诺的免费维修项目巧列为相近的收费项目,照样收费,逃避免费责任。淮安市在检查某个维修单位时发现该单位并没有在醒目处公布政府采购公务用车点维修免费项目目录,结算清单上也没有免费项目记录。原以为该单位提供的免费维修项目在结算清单中不需反映,后来走访送修单位了解到,该维修厂从来没有为送修方提供免费服务。一位知情人士透露,只需把免费项目名称一换就可以照样收费,比如把查检、检测、更换等免费更名为修理就可以收费了。
在正常收费之外还以辅料费、施救费、税金等名义向送修方多收费用。
在招标过程中,不少维修企业为了中标,不惜报出较低材料配件进销差价率、较低维修工时单价和提供多项免费服务项目。而在取得定点资格后,却采取虚增进价的手段提高材料配件进销差价率、维修工时算在一起的手段提高维修工时单价、巧列名目的手段回避免费项目等措施变相提供收费标准、降低服务质量。而由于这些定点企业采取的手段极具隐蔽,采购人很难发现其中的玄机,感觉维修费用高、服务质量差时,往往会把罪责都推到集中采购机构身上。
因此,集中采购机构有必要采取措施,确保公务用车定点维修的采购质量。那么,如何防止中标企业在履约的过程中玩猫腻呢?
完善价格分的评定标准
价格分分值比重须合理 如果价格分值所占比重过大,往往是谁能得价格高分谁就能中标,这样投标人就会在报价上大做文章,如果价格分所占比重太小,评标结果就可能高价中标,这样的招标结果送修单位又会不满意。根据淮安市以往的经验,价格分比重确定在20%~25%之间较适宜,也符合《政府采购货物和服务招标投标管理办法》的有关规定。在2005年的招标中,淮安市规定价格分的比重为37%,明显偏高。
材料配件进销差价率分档报价 在汽车维修中所耗用的材料配件有些单价很大,如果按统一的进销差价率计算收取管理费,会诱使修理厂小病大修,多使用价高大配件,无形中增加维修支出。同时一些小额配件,采购的间接成本相对很高,如果按统一的进销差价率计算收取管理费,还可能抵销不了其采购成本。因此对材料进销差价率可按单价高低实行分档报价,单价低的进销差价率可报高些,单价高的应报低些。此外,为了便于监管,分档不宜太多,2~3档就可以了。
对投标报价实行区间控制 可以在摸底调查的基础上,事先确定投标报价区间,投标人报价高于或低于报价区间的,相应的价格分评定为零分。这样既可以防止投标人报价过低,也可以防止报价过高。
价格分的评定采用平均投标报价单向扣分法 即以所有合格投标人的投标报价(区间内)平均值为基准报价,具体投标人投标报价等于或小于基准报价的,其相应的价格分得满分,高于基准报价,按高出比例相应扣分,但要保证报价区间最高限价得分大于零。这样既能体现鼓励竞争原则,又能防止恶意压价。
加大查处力度
首先,要在招标文件中明确处罚要求。使投标人一看就知道中标后,在执行合同过程中如果违反约定应受到什么处罚。
其次,要经常组织检查。不能被动地等人举报、投诉,更不能认为没人举报、投诉就没有问题。实际上很多问题不检查是不能发现的,现在一般人不到不得已是不投诉的。所以经常组织检查非常必要。
最后,也是最重要的,就是处罚要严厉。对举报、投诉属实的问题、对查出的问题一定不能手软,该给什么处罚就给什么处罚。只有这样才能起到震慑作用。
公务车定点维修制度有效之道
为了加强涿州市市直行政事业单位公务用车维修管理,规范公务用车维修行为,确保车辆维修质量,不断加强财政支出管理,提高财政资金使用效益,节约更多财政资金,更好地贯彻执行政府采购公开、公平、公正和效益原则,进一步加大政府采购工作力度,近期涿州市政府采购有关部门成立专门调研小组,对该市汽修市场进行实地考察、调研,初步了解各主要汽车维修企业相关情况,为下一步试行市直行政事业单位公务用车定点维修管理制度获得了有益资料。
汽车维修市场概况
本次调研了涿州市3家主要的汽修企业。
1. 涿州市大地汽车小修保养站:地处107国道长城桥南,占地面积4亩,个体私营企业,管理人员3人,各种技术维修人员18人。
2. 涿州市大众汽修厂:地处范阳西路北,占地面积9亩,注册资金510 万元,国有企业,拥有管理人员15人,各种技术维修人员27人。
3. 涿州市鑫茂汽修厂:地处107国道红绿灯公安交警大队北,占地面积4亩,个体私营企业,管理人员4人,各种技术维修人员12人。
既往公务车维修情况
以下是涿州市自2006年至今年10月,通过政府采购程序维修公务用车基本情况、取得的成效、存在的问题及不足之处。
(一)取得的成效
2006年度,通过政府采购询价采购方式为市委办、人大、政协、组织部、宣传部、武装部等单位维修公务用车,实际支出661584元,比预算资金751800元节约90216元,节支率为12%。
2007年度,通过政府采购询价采购方式为市委办、人大、政协、组织部、宣传部、统战部、监察局、老体协等单位维修公务用车,实际支出724482元,比预算资金823274.68元节约98792.68元,节支率为12%。
2008年度,通过政府采购询价采购方式为政府办、信访局、市委办、人大、组织部、宣传部、政协、统战部、武装部等单位维修公务用车,实际支出519120.5元,比预算资金583155元节约64034.5元,节支率为11%。
2009年度,通过政府采购为市委办、人大、政协、组织部、宣传部等单位维修公务用车,实际支出883047元,节约资金122669元,节支率为12%。
2010年10月,通过政府采购为市委办、人大、政协、组织部、宣传部等单位维修公务用车,实际支出342061元,比预算资金388705元节约46644元,节支率为12%。
(二)存在的问题及不足
纳入公务用车政府采购范围面极为狭窄。目前,涿州市政府采购公务用车维修基本上仅限于市委办、政府办、人大、政协“四大班子”和组织部、宣传部、统战部、武装部等副处、正科级以上领导公务用车维修,绝大部分行政事业单位公务用车一级、二级维修及保养没有纳入政府采购范围。
维修市场竞争不充分。自2003年以来,以询价采购方式确定涿州市大地汽车小修保养站、大众汽修厂为日常市委办、人大、政府办、政协等单位公务用车维修厂,使之成为事实上的政府采购定点汽修厂,而不是通过公开招标采购程序确定的定点汽修厂,这在一定程度上缺乏公开、透明性、竞争性。
未签订相关协议,运作缺乏依据、监督乏力。
对策一:招标确定维修企业
通过公开招标采购程序,择优确定中标维修企业,实行“两年一定、综合考评、优胜劣汰、动态管理、随时补充”的办法,对中标维修企业进行日常监督与管理。
形成试行市直行政事业单位公务用车定点维修(即一级、二级维护,大、中、小修理)管理制度意见,经财政局领导批准后,再经采购办审批公开招标采购方式,择优确定规模大、经济实力强、信誉好、维修质量及服务优、价格低的三家以上(含三家)中标维修企业。采购中心负责市直行政事业单位公务用车定点维修工作的日常管理、监督,与定点维修企业签订《涿州市市直行政事业单位公务用车定点维修合同》,并统一制作颁发“定点维修厂”标牌,实行“两年一定、综合考评、优胜劣汰、动态管理、随时补充”的办法,对中标维修企业进行监督与管理。
具体而言,主要包括以下几方面:
精心制作、汇审招标文件,内容主要包括维修公务用车所需主要配件费、辅助材料费、工人工时费、管理费、维修质量、政府采购优惠率、维修企业提供优质售后服务承诺书等,报主管局长审批。经审批同意后,向通过资格预审合格维修企业发售招标文件。
组织由人大、纪委监察局、采购办、财政局监督科等部门代表参加的标前预备会。
由采购中心牵头,组织召开由人大、市委办、政府办、纪委监察局、审计局、环保局、质量技术监督局、司法局公证处、采购办、财政局监督科等部门参加的公开招标大会。
由涿州市政府采购中心分别与中标维修企业签订《涿州市市直行政事业单位公务用车定点维修合同》。
在新确定的定点维修企业之间,建立合理有序的竞争机制。
在采购办的积极配合下,定期对定点维修企业资质、经营状况、维修车辆所需主要配件费、辅助材料费、工人工时费、管理费、市场价格、政府采购优惠率、信誉、售后服务等综合情况进行监督和考评。
对策二:实行公务车定点维修制度
拟试行市直行政事业单位公务用车定点维修管理制度的措施和方法
(一) 公务用车定点维修的基本程序
需维修的公务用车,首先由车主单位填写《涿州市公务用车定点维修委托通知单》(一式两联);定点维修企业对故障车辆进行技术鉴定,然后填写《涿州市公务用车定点维修技术鉴定确认单》(一式两联),注明车辆故障原因及状况,拟定具体维修项目。
车主单位按规定对《涿州市公务用车定点维修技术鉴定确认单》中的维修项目进行审定。
定点维修企业凭《涿州市公务用车定点维修委托通知单》、《涿州市公务用车定点维修技术鉴定确认单》进行维修。维修过程中,若发现另需修理的项目,按程序补办手续,不得先修后报。
由于设备等条件限制,确属定点维修企业无法维修的,经指定的政府采购评审专家鉴定、市政府采购中心批准后,方可到其他维修企业维修。车辆在外地发生故障并进行维修的,维修结束后,按程序由单位领导审批、经指定的政府采购评审专家鉴定、市政府采购中心进行审核。
对使用财政资金(包括预算内、预算外资金和专项资金)安排车辆维修项目的市直行政事业单位,维修结束后,应详细填写《涿州市公务用车定点维修验收结算单》和《政府采购直接支付申请书》到政府采购中心进行审核,由国库集中支付中心将维修费支付给定点维修企业。
(二)定点维修企业行为规范
热情承接公务用车维修任务,做到安排优先、质量优良、服务优秀,定点维修企业各项收费不得突破招标确定的优惠价,中标价格均为最高限价。
定点维修企业应当把维修工时费、材料费、管理费和优惠率等维修项目价格表装订成册送达有关单位,并把价格表悬挂在经营场地的醒目位置,以备随时查核。
定点维修企业要认真遵守职业道德和行业规定,严格遵守各项财经纪律,严禁采用不正当手段进行竞争。
严格执行国家质量技术监督局《机动车运行安全技术条件》、交通部颁布的《机动车维修管理规定》及中标文件中有关车辆维修质量标准、工艺规程等方面的要求,确保维修质量。在质保期内,因维修质量或配件质量引发的故障或损坏,由承修企业无偿返修。
以原车生产企业正品配件的本地市场平均价格为基准,严格执行对公务用车维修作出的优惠价格及维修质量服务承诺。
严格按照国家有关规定和投标文件确定的事项与维修程序据实计算工时、费用,严禁虚算工时、虚开发票和擅自提价。
对公务用车维修提供应急服务,在市区内发生故障需要急修的,接到采购人的通知后应及时派人抢修,提供市区内24小时免费拖车服务。
建立公务用车维修档案。按单位、时间、车牌号、车辆发动机号、大架号逐车逐笔登记车辆维修及费用情况,同时档案保存期至少为两年。
每月5日前(节假日顺延)向政府采购中心报送市直行政事业单位公务用车维修费用统计表。
(三)市直行政事业单位行为规范
加强公务用车管理,节约经费支出;不定期地与政府采购中心进行联系,共同处置车辆维修期间出现的事宜。
严格执行政府采购制度、公务用车定点维修制度和费用结算制度,及时办理公务用车定点维修审核、结算等手续,做到月核季结。
严禁向定点维修企业索要“好处”、“回扣”、“礼品”等维修服务以外的其他服务或物品,严禁要求定点维修企业虚开发票。
对各种车型配件价格和工时价格,采购单位可与维修定点企业商定低于最高限价的结算价格。
如何加强公务车定点维修监管
公务车,一般是指党政机关、社会团体和企事业单位组织用于工作、业务、接待等公务活动的各类汽车。公务车维修则是公务车消费的重要组成部分。纵观汽车维修行业,往往给人一种缺乏透明度的感觉,公务车维修也不例外,存在的“猫腻”也很多,究其原因是定点汽车修理厂之间的不正当竞争造成的,有的汽车修理厂为了留住客户,以非正常手段吸引公务车驾驶员经常上门修车,按修理费用的一定比例返还司机,有的驾驶员交通违章产生的罚款通过汽车修理厂虚开发票,由单位负担,其结果是公务车修理费用大大增加。这样一来,公务车的运行成本远远高于其他车辆也就不足为怪了。
笔者认为,要改变公务车维修的现状,应从源头上规范公务车的维修规则,才能降低修车费用,有效地提高公务车辆的使用效率。具体是三个“实行”。
实行车辆维修监督员制度
由政府采购监管部门和集中采购中心联合招聘具有汽车维修专业知识的专业技术人员,担任定点车辆维修监督员。其主要职责是对进厂维修的公务车辆进行现场监督,以保证车辆维修的真实性和合理性。当维修结束,监督员根据合同所要求,对工时、工时费定额、材料管理费定额标准及优惠率结算清单进行审核,经审核无误后方可签字确认。维修结算单一式三份,由驾驶员和维修监督员签字确认,一份交车辆所属单位与发票一起作为报帐凭证,一份由修理厂保留作为资料存档,一份由维修监督员按月汇总报政府采购监管部门。
另外,要求各定点修理厂要自觉接受政府指定维修监督员的监督检查,双方经常交换意见及看法,严禁向维修监督员行贿,一经发现并查实,第一次全市通报;第二次取消定点修理资格,没收保证金,在三年之内禁止进入政府采购市场。对定点维修监督员来说,严禁接受厂家或驾驶员的贿赂,一经发现或被投诉查实扣除保证金,并予以辞退,情节严重违反法律法规的,依法移送司法机关。
实行公务车维修报修制度
统一制定专门的汽车维修报修单,报修单一式两联,单位一联,汽车修理厂一联。驾驶员持车辆所属单位分管领导签字确认的车辆报修单进行报修,无报修单的车辆修理厂不予修理;特殊情况须电话请示车辆所属单位车管领导同意,方可维修,并及时补上报修单。在修理过程中,如发现其他未报修项目故障的,汽车修理厂要及时与车辆所属单位取得联系,征求单位同意,并补上报修单。凡涉及换件项目,应征得车辆所属单位同意,方可更换。更换下的旧件原则上随车交给车辆所属单位,所换配件按合同要求须使用原厂正品配件,无正品配件需作出说明。同时要保留进货发票,配件合格证由定点维修监督员负责确认。对于总成大修或事故项目作业应先提出换件项目清单、价格清单、技术数据报告,由车辆所属单位分管领导和定点维修监督员确认后再进行维修作业。
实行定点修理厂末位淘汰制
每年组织专家对定点修理厂进行两次检查,检查结果将作为下一年招标的参考;同时,检查实行末位淘汰制,最后一名取消下一年度公务车定点维修投标资格。
三个“实行”给公务车定点维修带来的是实实在在的变化,笔者所在的城市是一个县级市。首先,对比07年度和08年度,从维修金额上比较,2007年全市共有公务车610辆,维修金额389万元;2008年共有公务车辆651辆,维修金额346万元。在增加车辆和车辆折旧率加大的情况下,有效地提高了修车质量,控制和节省了修车费用,把修车的钱用在了车上;其次,有效地保证了规范修车,避免了维修中的随意性和“驾驶员说了算”的现象;第三,是对定点汽车修理厂给予一定的压力,使其自觉加大人才和维修设备的投资,按照服务承诺,认真履行维修协议,主动热情地为车主单位服务。
“品牌打包”解决公务车定点维修难题
我国公务车辆数量大,财政部门对公务车辆在使用过程中的维修费用无法进行量化规定,只能从各预算单位的办公费用中支出。由于维修费用所占的比例相当大,公务车辆定点维修成为政府采购必须关注的一个问题。
目前,全国大多数省份的公务车辆定点维修都已列入政府采购目录内,各省公务车辆定点维修的做法主要分为两类:
公开招标确定定点企业
第一类:集中采购机构采取公开招标方式,通过对维修企业资质审查,规定维修程序,从服务好,工时费、材料费、材料管理费优惠多,维修质量有保障,售后服务承诺好的维修企业中确定定点维修企业,采购人代表及相关职能部门联合制定公务车辆维修管理办法,规范维修企业和维修行为。这种做法在一定程度上降低了公务车辆的维修成本,提高了车辆维修的质量和进度,但笔者认为,这种公开招标的方式还存在一些问题值得探讨:
送修环节难监管 对维修车辆故障的诊断是确定车辆维修费用的最重要前提,虽然政府采购在公开招标中对车辆送修环节有一套比较完整的程序,但维修车辆故障诊断的最终话语权在维修企业,难以得到有效的监督,其维修费用定价的准确性值得怀疑。如果送修人与维修企业联合起来“做手脚”,送修环节就成了产生腐败的一个重要原因。
各种费用无法统一 公开招标中设定的工时费、材料管理费及材料费等优惠的多少,并不能真实地反映维修企业实质让利幅度。
对于车辆维修工时费,各维修企业的工时定价不统一,同一维修项目维修工时数不统一,不同品牌车辆同一维修项目工时费也不一样,所以工时费的优惠率多少,在不同的维修企业中无可比的依据。即使在招标文件中规定了统一的可比的前提,但中标的维修企业在维修核算时,对其投标文件的承诺可以全盘否认,因为前提不一样了,承诺也就没有了意义。
材料管理费和材料费的优惠更是没有实际意义。要谈材料管理费的优惠,首先要知道材料费的真实价格,要谈材料费的价格,首先要看这些材料是正产还是付产,还要看它的进货渠道是否正规。我国汽车配件材料市场价格比较混乱,公开招标文件中也只能对招标中数量较多的车型一些常用材料的部分拿出来进行比较。建立在不科学基础上的材料费的比较,也是维修企业有空可钻的因素之一。这样确定的定点维修企业可信度不高。
维修全程难有效监督 对定点维修企业及送修人的监管,既没有具体的监管实体,又没有一套有效的监管制度。政府公开招标后所确定的监管单位或监管人员都有本职工作,监管多数是停留在事后:有人投诉,去处理,没人投诉懒得理。如某市对公务车辆定点维修推行了监管驻厂监察员现场监督制度,这些监察员是从社会上招募来的、有一定维修资质的专业人员,但他们属编外人员,难以从实质上解决有效监管的问题。
组合“打包”确定定点
第二类:公务车辆“打包”定点,即不分公务车辆的车型、品牌,按一定的组合方式在设定明确的要求和条件下,通过公开招标来确定定点维修企业。笔者所在的省公安厅明确了最高维修费用的标底“打包”定点;另外,确定年小修工时费的“打包”定点等都属于这一类。
这种“打包”定点的公开招标方法有以下不足:
维修企业因不知道车况,难以对打包的车辆进行准确报价,他们参加的积极性不高。好的维修企业中标的可能性也小。
对影响车辆维修价格的部分因素进行“打包”定点,无法解决上述第一类公开招标中存在的问题。
“品牌打包”解决问题
怎样解决公务车辆定点维修存在的上述问题,笔者以为,通过公开招标、以品牌打包定点作为招标的主题切入点,根据车辆使用的年限(或者以车辆的行驶里程)及车辆购置价格作为车辆一年维修费用的依据,让维修企业进行报价,按最低报价优先的原则来选择定点维修企业。具体的做法:
规定品牌定点的入围条件 一是省有关部门确定的一、二类维修企业(包括汽车销售4S店)及营业执照;税务登记证和对维修企业经营过程中的相关法律规定。二是品牌车辆正产配件的供货协议及维修该品牌汽车必须具备的维修设备和技术力量。三是招标要求中的其他条件,如厂地、财务、网络设备、档案管理等。
何谓品牌打包定点维修车辆 车辆在正常使用过程中,非人为因素和交通事故所造的车辆损坏和机械磨损,车辆使用时间十年以内、招标文件中规定的品牌车辆。
明确评分点 一是企业经营状况,维修能力(人员、场地、设备)。二是品牌车辆十年内,每年维修平均费用(根据每一年的维修费用,车辆购置价格和我省各种车辆价格的权重比来确定)。三是售后服务情况,为在修车辆用户提供的服务水平、维修车辆质量及维修企业对特发事件的应急处理能力。四是招标文件中要求的其他方面。
品牌打包定点的时限应根据第二年维修企业的经营情况和用户的反应来定。
维修网络软件开发 具有车辆维修情况查询功能;同年购置、同品牌车辆维修费用比较功能;网上查询和投诉功能;维修企业之间维修情况对比功能等。
“品牌打包”定点有优点
一是根据汽车品牌、车龄来包干年维修费用,维修企业能比较准确和客观地为每辆车一年维修费用进行报价。这种报价方式比较科学,会大大提高维修企业参与竞争的积极性。
二是确定了每辆车的年维修费,没有了送修环节的复杂手续,没有了维修过程中各种费用的繁琐计算,简化了维修程序,提高了透明度,杜绝了因监管不力所造成的漏洞。
三是维修质量的好环、汽车配件质量的好坏直接影响维修企业的经济效益。如果维修质量不好、使用了付产配件,就会增加车辆的维修频率,降低了车辆的使用寿命,大大提高车辆本年度和以后车辆的返修次数,增加了年维修费用,所以说维修企业比用户更加关心维修质量。
四是通过各品牌车辆年维修费的比较,能掌握各品牌车在使用过程中的性价比,更好地指导政府车辆采购。
当然,以品牌打包确定定点维修企业,必须关注以下两个问题:
维修企业与驾驶员之间的关系 对于一些想拿回扣的人员来说,这是一个难以调和的矛盾,相关部门除了搞好宣传教育外,还必须制定一套完整的管理措施,确保定点维修企业的合法利益,对维修过程中的纠纷,由专家组鉴定,明确责任,发现问题即时处理。同时,也希望定点维修企业对年维修费用低的驾驶员进行一定的奖励,调动他们爱车、护车的积极性。
定点年限是品牌打包优越性的重要因素 车辆维修质量特别是总成大修的质量好坏,不一定在车辆使用中一年甚至二年能看出来的,年维修费高低也不一定是一年能看出其优惠程度。规定了定点年限,等于就规定了一种不科学的维修费用的比较方法,定点维修企业也产生一种追求经济效益的短期目光。笔者认为,对维修企业定点时间也可参照车辆年审的方法,一年一审,合格的可继续定点,不合格的就取消。
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