“标前准备”系列谈（三）

　　为了掌握潜在投标人的数量，政府采购代理机构往往要求供应商领取招标文件时进行登记。这个环节的工作看似简单，但也不能掉以轻心。2009年，某市政府采购代理机构就在这个环节上栽了跟头。

　　事情是这样的：某市采购代理机构组织的家具项目采购评审结果公布后，财政部门收到4家供应商的联名投诉。供应商投诉称，在这次采购中，预中标供应商和代理机构之间一定有勾结，否则，我们的投标文件还没做完，预中标供应商就知道了几家供应商会参加投标……当地财政部门介入调查后，却没找到代理机构与预中标供应商勾结的证据。问题究竟出在哪里？

　　代理机构相关负责人这才猛然醒悟：供应商领取招标文件时在同一张纸上登记，预中标供应商最后来领取招标文件，估计是在做登记时记住了其他供应商的名称。尽管如此，代理机构还是百口莫辩。

　　在采购实践中，不少代理机构在对供应商领取招标文件的情况进行登记时，都是在同一张纸上进行的，而一张纸可以登记很多家供应商，晚来领取招标文件的供应商必然可以看到之前哪些供应商领取了招标文件。有的代理机构虽然让供应商在不同页面的《购买招标文件登记表》里填写，但却把所有的《购买招标文件登记表》装订在一起，后来者随便翻阅前面的表格也不会被禁止。这对先购买招标文件的供应商来说非常不公平。因此，代理机构在发售招标文件时，也当注意保密。

　　为了做好招标文件出售环节的保密工作，笔者建议，有条件的地方，最好都使用办公自动化系统对供应商情况进行登记；没有条件的地方，应让每个供应商单独在一张表格上登记，切忌共用一张表格，以防供应商领取招标文件的信息泄露。