投标文件在抱怨中不断增厚

　　编者按　　在公开招标项目的开标现场，这样的场景司空见惯：投标供应商带着甚至是搬着沉重的投标文件前来投标，投标现场里大包小包的投标文件堆积成小山……投标文件的厚薄，似乎已经成为供应商实力是否雄厚的“形象代言”，成为投标供应商攀比的一个重要内容。

　　投标文件为何越来越厚？这样制作投标文件有必要吗？如何在既节约又不影响投标效果的前提下为投标文件“减肥”？日前，《政府采购信息报》记者就这一系列问题采访了政府采购业界人士。
 

　　在某省政府采购中心举行的２０１０～２０１１年定点印刷项目招标会上，《政府采购信息报》记者发现，大部分供应商的投标文件看起来都很有厚重感，据目测估计，大部分的投标文件约有２０多厘米厚。如果按照５００页一包的Ａ４纸大约４厘米厚计算，一式七份的投标文件累计将超过２０００页。

　　最多可达３００余页

　　《政府采购信息报》记者在一个项目开标现场与北京金盾印刷厂厂长助理孙建波谈及投标文件相关问题时，他表示，此次投标文件完全按照招标文件的要求制作，最终成型的投标文件竟达３００多页。“做完自己也吓了一跳。此次投标文件要求提供一正六副的文件，也就是说要做成七份同样的投标文件。这样一算，所有文件加起来就超过了２０００多页。”

　　为参加该项目投标而制作了２００余页投标文件的中青印刷厂照制分公司经理孟祥奇表示，２００余页的投标文件，综合实力部分有１００多页、服务方案部分几十页、相关项目业绩几十页、投标报价两三页，加起来一共２００多页，七个投标文件合起来就有１５００多页。

　　孟祥奇表示，投标文件制作得厚是迫不得已，为了确保不因为投标文件制作问题而与中标机会擦肩而过，也只能对招标文件中的所有要求一一做响应，并尽量详细描述。

　　少于１００页罕见

　　“供应商在制作投标文件时，完全可以本着精简原则，将招标文件中所提到的要求悉数罗列即可，没必要增加与投标关系不大的内容，一份投标文件限制在１００页左右就可以了，再多了就既浪费又不环保。”孟祥奇如是告诉《政府采购信息报》记者。

　　廊坊市双环印刷有限公司总经理吴建华告诉《政府采购信息报》记者，近几年，他频繁参加各地的政府采购活动，但他们的投标文件通常都在１００页左右。“我们公司软硬件设施都很完善，服务质量高，报价也相对低廉，因此每次都能入选。前几天投的一个印刷项目的标，投标文件才１３０多页，七套一共才９００多页。”他说。

　　吴建华还同时表示，少于１００页估计就会影响投标结果了，因为对招标文件一一响应也是需要一定数量资质、证明材料做基础的。

　　据《政府采购信息报》记者调查，在某次公开招标项目中，天津某公司的投标文件就只响应了招标文件中带星号的条款，对不带星号的条款未做响应，招标文件也只做了３０多页。结果可想而知，他们没有入围定点资格。

　　“以量保质”的无奈

　　对于厚厚的投标文件，投标人是否真的愿意越做越厚呢？答案是否定的。

　　面对越来越厚的投标文件，不少投标人均表示，有些内容没必要写进投标文件里，但是从希望获得政府订单的角度来考虑，多掏点“纸张钱”总比未中标要好得多。

　　有关专家也分析，在激烈的市场竞争中，投标人的投标文件越来越厚并非他们所愿，而是为了能够成功中标，在政府采购市场中分得一杯羹、在评标过程中能获取更多的加分所采取的一种“以量保质”的方法。

　　投标文件增厚四大主因

　　为何投标文件制作得越来越厚的问题，业界人士认为其中有多方面的原因。

　　“首先，采购人提需求希望尽可能全面，供应商响应要求也希望尽可能完美。其次，投标人为了方便制作标书并便于修改，通常采用单面印刷和加厚的封面作装饰，以表明高度重视本次招标，这些因素势必造成投标文件越来越厚。”有着将近２０年评标经历和近７年政府采购评审经验的北京国家会计学院教授苏建国如是说。

　　需求面面俱到　响应层层加码

　　由于政府采购是以公开竞争的方式进行的，在充分考虑具有三家以上供应商参与竞争的基础上，采购人在招标文件编制过程中，通常会根据项目目标在商务、技术以及其他方面提出这样或者那样的要求，这本身就为投标文件厚度的增加提供了基础。

　　苏建国表示，通常来说，采购单位及用户不太可能对同类产品技术指标都完全了解，采购机构一般也不是某类产品的专家，在进行公开招标采购时，采购人会担心买到的产品不能满足需要，因此，在制作招标文件时往往会面面俱到，以期能买到完全满足自身需求的产品。

　　为了对投标企业进行全方位考察，不少招标文件的商务部分会要求投标人提供营业执照、依法交纳税收和社保资金缴纳记录、银行资信或会计师事务所出具的审计报告、各种企业认证等资质证明。“这些商务要求对政府出资的采购项目来说，确实是必需的。但我们也注意到，要求企业出具以前年度的财务报表时，如果只提供一年的财务报表是看不出企业的发展情况的。”苏建国说。

　　“这些要求都会增加投标文件的厚度，增大供应商的投标成本。”他分析说。

　　非实质性要求也须响应

　　“有的招标文件把投标人的要求分为带星号的部分和不带星号的部分。投标人在制作投标文件时，对前者必须在文件中有所响应，对后者则并不要求强制性响应。但是，在实际投标过程中，所有投标人都心照不宣，对招标文件所提的要求一定是一一响应的。”中青印刷厂照制分公司经理孟祥奇这样告诉《政府采购信息报》记者。

　　投标人代表北京金盾印刷厂厂长助理孙建波表示，投标文件太厚不一定能中标，但太薄就有可能直接失去中标的机会。“因为投标文件即便达到了招标文件的硬性要求，也会由于其他附加要求准备不足而失掉分数，最终造成整体分数不高的结果。”

　　采访中，某市政府采购中心一位姓张负责人也表示，与招标文件无关的内容即便占再大的篇幅也不会得分，但对于招标文件中的要求，投标人必须对带星号的要求进行实质性的响应，否则肯定不在中标之列；而对于不带星号的要求则不需要强制性响应，有则加分，无则没分。

　　“这就意味着投标人没有选择余地，只能对所有要求进行响应。”孟祥奇说。

　　任何响应均须保证真实

　　尽可能多地响应招标文件没错，但如果响应部分与该供应商的真实情况有一点不符，同样会前功尽弃。

　　廊坊市双环印刷有限公司总经理吴建华告诉《政府采购信息报》记者：“投标文件里的内容必须确保真实，因为有的招标采购单位会不定期地组织专家进行实地考察，或者在验收环节进行调研，若实际情况与投标文件不符，那么，即便投标文件的相关业绩写得再漂亮、资质证明再多也没用，因为这违反了诚信原则。”

　　“所以，投标人与其花那么多时间精力去响应一些本企业没有的资质证明或不擅长的技术要求，不如对本企业具有优势的方面进行精准描述。这样做不仅可以确保不会出错，还能减少投标文件的厚度。”　吴建华补充说。

　　细化资质　提高中标系数

　　北京国家会计学院教授苏建国在接受《政府采购信息报》记者采访时表示，有些投标人为了在竞争中取胜，在招标文件并未要求的情况下，补充加入了许多资质证明和文件等，以提高中标系数。

　　苏建国以供应商对“提供过去相关业绩证明”要求的响应为例作了说明。他说：“有的招标文件只要求提供以往参加过的政府采购项目的中标通知书，但在评标过程中，评审专家发现，提供中标通知书只能看到项目名称和中标金额，无法体现以往政府采购类似业绩。因此，现在不少招标文件改为要求提供以往政府采购合同复印件。招标文件可能只要求提交以往政府采购合同的第一页和最后一页，但很多投标人却把整份合同甚至合同附件都放入投标文件中。一份合同少则五六页，多者二三十页。有的投标供应商近三年做了上百个项目，而招标文件评分标准里又未说清楚需要提交的合同数量，没有限定合同书的数额，投标供应商该如何安排？投标文件的厚度也因此拉开了差距。”

　　“再比如，体育健身类产品，一个产品需要提供一份检测报告、一份国体认证，如果供应商所投的招标文件采购十几种体育健身器材，所需的材料可以想象有多厚了。”苏建国补充说。

　　为投标文件瘦身寻良方

　　如果将投标环节放在整个政府采购程序来考察，将政府采购放在当前社会经济快速发展的大环境中看待，不难找出为投标文件瘦身的方法。

　　某市政府采购中心负责人表示，为投标文件瘦身，不仅要政府采购的需求方和供给方全力配合，不断完善政府采购操作流程，更要借助于当前快速发展的电子化手段。

　　注重关键因素

　　该负责人表示，采购人提需求和投标人投标都要注重对关键因素的把握，减少对次要因素或无关因素的要求或响应。目前，不少供应商会将一些对评标结果毫无作用的企业宣传资料贴上去，却对分值较高的因素响应不足，或对分值较低的因素大书特书。这样无“战术”地增厚投标文件，大多数时候只是做了无用功。

　　作为ＩＴ领域的资深评审专家，北京国家会计学院教授苏建国表示，投标文件的厚薄对于评审专家而言并不重要。评审专家在评审时，会根据招标文件的评分标准和评分细则来抓“主要矛盾”。“比如说，对于多媒体、网络、计算机等企业的资质，会看该企业有没有系统集成资质，是几级资质，再看看是否有完成政府采购项目的相关经验。如果招标文件里有规定，评审专家会对比投标文件一一加分。”

　　廊坊市双环印刷有限公司总经理吴建华也认为，评审专家在评审投标文件时，也只对那些关键因素重点阅读，其余大而空的内容很难进入评审专家的视线。评标委员会经常会对标书里叙述的软硬件设施进行综合评价。因此，提高投标文件里关键部分的描述与实际情况的吻合度，在这些方面多下功夫，才是更为妥当的做法。

　　资格预审两轮筛选

　　业界有关人士认为，对于大型或者复杂的工程项目以及准备详细的投标文件成本较高的货物或服务类项目，资格预审是必要的。

　　对此，苏建国表示赞同。他认为：“若资格预审通过了，就可以不再出具相关内容，仅看该投标文件对技术条款的响应状况即可。通过资格预审的投标人，其投标成本也将大大减轻，而将不具备投标资格的投标供应商拒之门外可以让评审专家能抽出更多的时间和精力对入围的供应商进行严格的技术评审，还可以降低政府采购的社会成本。”

　　电子化是趋势

　　某省政府采购中心相关负责人表示，目前各地的电子化政府采购是将电子招标、电子投标、电子存档配合纸质文件同时使用，在提高采购效率、增加招标的透明度等方面取得了一些成效。但部分投标供应商和评审专家以电子化操作不熟练为由，坚持使用纸质文件。而电子化已成为今后政府采购的发展趋势，许多政府采购代理机构从明年起将全面推行电子化招投标，投标文件变轻变薄的条件更加成熟。供应商也可以把更多的精力放到投标文件的制作和展示自身竞争优势中去。

　　尽管如此，业界也有对电子化投标文件持异见者。某评审专家表示，现在没办法评估实施电子化采购是否是解决投标文件过厚的最好办法，实行电子化采购之后，也必然会出现这样或那样的问题。比如，合同等资质证明需要扫描、电子商务的诚信问题、评审专家难以辨认电子文档真伪等。另外，从供应商或者采购人的角度来说，电子化采购原本能够节省纸张、交通等成本，但若电子化招标“换汤不换药”或者要配备相关的软硬件设备，同样会增加采购成本。

　　短评：投标文件瘦身任重道远

　　厚重的投标文件，对于采购代理机构而言，由于投标文件在评标完成后要密封存档或者进行相应的处理，过于厚重的投标文件实际上造成了大量的纸张浪费，且给采购代理机构增添了档案保存工作的不便。对于评审专家来说，投标文件过厚，意味着审阅时要花费大量的时间和精力去了解一些原本与评审无关的内容，或者影响评审专家对投标文件的认可度。

　　因此，供应商与其盲目耗费笔墨、画蛇添足，不如在认真研究招标文件上多下功夫。不少投标供应商认为，只要投标文件的内容本身没有硬伤，投标文件制作得厚一点、各种资质证明罗列得较全面才能确保在评审时不“失分”。这种想法有一定道理，但实际上，只要完全响应投标文件的要求即可，不犯常识性的错误就行。此外，随着国家建设节约型社会等节能、环保政策的陆续出台，政府采购电子化工作的深入推进，投标文件“变瘦”必然成为趋势。

　　然而，虽然趋势已明，但为投标文件“减肥”还有许多工作要做。投标文件瘦身，任重道远！