受某市一中学的委托，去年12月7日，某市政府采购中心对2007年度春节学期教材进行公开招标。接到委托后，采购中心对图书市场进行广泛调研，认真制作了招标文件并按照法定的程序发布了招标公告。今年1月11日，经评标委员会的综合评审，此次采购终于有了结果：采购中心以教材定价6.5折的优惠价为采购人采购到了初一教材270套、初二教材250套、初三教材310套。在采购中心把优惠情况告诉了委托采购的中学的教务主任时，教务主任要求前来看采购中心的评标报告。
 
　　教务主任一看评标报告就傻了：他们需要的教材情况是初一教材310套、初二教材270套、初三教材250套。采购中心把数量弄错了，项目负责人随即与预中标供应商联系，要求对教材数量进行调整，但预中标供应商提出：“调整可以，但调整后的折扣价只能是8折。因为我们用来投标的教材是去年剩下的，数量刚好够，调整后我们不得不赶时间印教材……”站在旁边的教务主任听说折扣要调整，就不高兴起来：“6.5折的优惠我已经和校长说了，可不能改。”采购中心项目负责人也没敢同意这个价格调整。最终，由于采购结果和学校的要求不符，学校拒绝认可采购结果，双方不欢而散。随后，采购人向监管部门进行了投诉。
 
　　监管部门介入对事件的调查后，发现采购中心运作中存在很多不规范的的地方，其中最严重的是很多采购项目未签订委托代理协议，另外在组织采购项目评标过程中“采购活动记录”不齐全、招标文件修改后也没向监管部门备案。

　　透过这起投诉，不难看出该市采购中心由于不规范运作，自己吃了苦头。集采机构应该以该市采购中心采购失败的案例为鉴，完善必要的操作程序。下面分析存在的3个重要问题：

　　一、该签委托协议的未签；二、该记录的没完整记录；三、该备案的也没备案。

书面协议不可免

　　针对上述因没签委托协议而引发的纠纷，法律专家很有感慨：在现实生活中，委托是一种司空见惯的现象，在政府采购工作中也普遍存在，但是不少人的法律意识淡薄，事实上，不签委托协议是很容易出问题的。

　　《政府采购法》第二十条也作了明确要求：“采购人依法委托采购代理机构办理采购事项的，应当由采购人与采购代理机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方权利义务”。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第十三条也有规定，采购人委托采购代理机构招标的，应当签订委托协议。口头委托虽然效率较高，但随意性大，准确性差，不仅不符合法律的规定，而且容易出问题。

采购记录要齐全

　　就案例中采购中心存在的“采购活动记录不齐全”的问题，某省政府采购监督管理办公室主任提出，应加强对从业人员的培训，“根据《政府采购法》第四十二条的要求，政府采购活动要有‘采购活动记录’，该法条还明确了采购活动应该包括的内容；《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十四条也规定‘原始评标记录’是编写评标报告的依据，因此，完整地记录评标活动是必需的，也是基本的，从业人员在操作中不应忽视这些法律有要求的，但看似细微的工作。”

文件修改应备案

　　关于招标文件备案的问题，案例中，当地监管部门也给了某市政府采购中心以提醒。采购活动中，能备案的都应该备案，俗话说，不怕一万，就怕万一。只有备案了，出了问题才有据可查，而且备案这道程序也便于监管部门对政府采购代理机构的工作有个准确地了解和把握。另外，根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十七条之规定，招标文件澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。既然是招标文件的组成部分，就应该与招标文件一起进行备案，而不是坦然地忽视修改。