“我听张校长说你们中心昨天给他们学校采购了一套机房设备，我听那价钱挺划算的，我们公司最近也想建一个机房，供培训员工时使用，你们能不能和供应商沟通一下，我们也跟那个价。”某市政府采购中心在组织完一个学校的机房设备询价采购后，接到了一个公司老总的来电。从常理上来讲，接到这样的电话，采购中心项目负责人小高应该满意才对，因为这毕竟是对他工作的认可，但小高却高兴不起来。“其实，这个项目组织得并不完美，要是我们的询价文件做得更完善一些，完全可以多节约两千多元。”
　　
　　据小高介绍，在这个项目中，他们对机房所需的硬件设施的采购要求都非常明确。在采购人提出技术需求后，小高还就电脑的配置、型号等详细咨询了电脑专家。但却忽略了一个非常重要的问题，那就是机房建设中所需的管理软件。“而这个问题是在询价的环节我才意识到的。”小高遗憾地告诉记者。
　　
　　在这次询价采购中，采购中心既定的操作程序为：开标（按照供应商的签到顺序进行）--公开唱标--专家让供应商分别介绍所投产品（按照供应商的签到顺序进行）--专家评审--确定供应商。专家在评审的过程中发现，询价文件没有提机房运转所需的管理软件这个内容，供应商的报价文件中也没提这项内容。“没有管理软件，机房怎么运转呀？”一位询价专家抛出的问题让小高意识到了询价文件存在瑕疵这一实事。
　　
　　为了保证采购的顺利进行，有位专家提议：“懂行的供应商都知道机房采购是需要管理软件的，除非他们装糊涂！这样吧，我们让参与询价的供应商都来澄清一下，明确一下他们的报价里是否包含管理软件的价钱。”
　　
　　澄清的过程中，报价较高的A、B两家公司都进一步称：“我们的报价里已经包含了管理软件的价钱。”但报价最低的C公司却说：“由于询价文件中没提这个，所以我们报价时没有考虑。如果需要管理软件的话，还得多2000多元。专家们也都知道，正版的管理软件都不便宜……”专家们在仔细评审和比较三家公司的报价文件后认为，即便是加上这个管理软件的价钱，C公司在质量相同的前提下，其报价也要比其他两家公司的低出3000多元，于是根据询价文件的规定，最终询价小组确定了C公司为成交供应商。
　　
　　询价结果公布后，采购中心工作人员却无意中听到C公司的销售代表给公司老总打电话：“我钻了他们个空子，我们公司又多了两千多元的利润……我们的报价里本来已经包含了管理软件的价钱，但是由于他们的询价文件中没提管理软件这个问题，那我在得知我们公司的报价比其他两家公司的报价低这么多后，我当然就会说我们原来的报价不包括这个东西了……”
　　
　　“采购文件的制作真是来不得半点麻烦呀，稍不留神，就会给供应商留下可乘之机，哎，通过这个事情，我开始赞同‘买的永远没卖的精’这种说法了。以后我在制作采购文件时，得注意让供应商在报价文件中明确报价所包含的内容了……”小高感慨地说。