如何通知潜在投标人应事先约定
采购人修改招标文件 如何通知潜在投标人应事先约定
某省级采购人自行组织一部门集中采购项目。由于项目的招标金额较大，使用时间又很紧急，为保证采购成功率，采购人决定公开项目的预算价格。
招标公告发出后，前来购买招标文件的供应商众多。但是半个月过后，采购人仅接待了一家提交投标文件的供应商。这让他们一时间慌了神。
项目响应效果为何如此不理想？在预定开标时间之前的最后几天，采购人决定不再等待，而是行动起来弄清原因。
几经打听，供应商的反馈竟然惊人的相似--预算过低，无法完成采购。其中一家供应商直言，单就项目本身而论，预算金额足以支付，但由于项目总金额不菲，按照以往在集中采购和采购代理机构处投标的经验，中标服务费的金额也将居高不下。二者相加，采购人给出的预算金额不足以相抵。供应商一旦中标，不仅没钱赚还要倒贴钱。这种不划算的买卖，当然就无人响应了。
其实，采购人在自行组织项目的情况下，从未想过要收取中标服务费，只是由于疏忽没有将这一点在招标文件上体现。当即，采购人做出决定，立刻对招标文件进行补充，按照法律规定，开标时间向后顺延15天。
项目如期开标，结果也很快揭晓，但麻烦还没有结束--采购人在发出中标通知书的第三天接到了来自A公司的质疑。A公司称，自己并未接到采购人发出的任何通知，此种做法涉嫌违背法律规定。因为A公司购买了招标文件，身份就是潜在投标人，有权知晓关于招标文件的任何修改情况。
当时，采购人使用了发送邮件和传真这两种方式来通知供应商，在查看了相关记录之后，以邮箱中给A公司的“已发送邮件记录”为证据答复了质疑。面对这种情况，A公司立刻辩称前些日子负责接收通知的邮箱中毒，一直无法正常工作。A公司称，作为项目的组织者，采购人有义务保证每一个潜在投标人都了解项目的变化情况。
此时，首次组织招标的采购人也不知哪种说法更有道理，只好到采购监管部门请教。
监管部门认为，幸亏采购人在修改招标文件之后进行了网上通知，否则，在招标文件对此没有任何规定的情况之下，纠纷还真是有点难解决。由于潜在投标人也有主动了解项目情况的义务，因此在一般情况下，采购人在进行网上通知或者公示后，在法律上可视为供应商“应当知晓”。
监管部门表示，在本项目中，既然采购人留有明确的发送记录，也可视为供应商的“应当知道”。
今后在操作项目时，采购人最好在招标文件中规定收到通知的供应商应以书面方式立即予以回复确认。“但投标人未回复或采购人未收到回复时，并不应当被理解为采购人知道或应当知道供应商究竟对项目有何反应。如果有任何阻碍文件接收的意外情况，供应商必须拿出足以证明事实的证据才可。”监管部门的负责人如是说。
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