受采购人的委托，今年4月，某市政府采购中心开始就其所需的办公家具进行公开招标，5月9日，开评标活动如期举行。5月12日，采购中心根据评审结果，公布了预中标供应商的名单。这份名单公布后的当天下午，B公司的项目经理便给采购中心项目负责人打来了质疑的电话：“我们设计的那种家具更美观更大方，我们甚至考虑了把电源线都藏在了家具里面去……总而言之，采购单位用我们的家具舒适度会更高。因此，我们的技术方案部分不应该只得这么点分……”
　　
　　采购中心项目负责人在电话中回答说：“评标细节一般是保密的，我不知道你们是从哪里知道你们的技术部分的得分的？不过无论如何，只要你们有异议都可以提出来，但是根据法律，你们要采用书面形式……”电话中，采购中心项目负责人并没有正面回答B公司项目经理的问题。
　　
　　次日，B公司项目经理向采购中心递上了书面质疑函。受理质疑中，采购中心找到了参与评标的专家，让他们谈谈如此打分的理由，专家们的解释基本一致，B公司这样的设计看起来是美观了，但是电源线路是需要定期检修的，家具经常拆开比较麻烦，也容易坏，所以他们对这样的设计评价就不高。根据专家们的打分理由，采购中心很快给了B公司答复。
　　
　　对采购中心的答复不满，B公司向当地财政部门提起了投诉。当地财政部门受理投诉后，有关负责人到采购中心进行了详细的调查。调查的过程中，财政部门的工作人员要求采购中心提供采购文件以及供应商的质疑函。但采购中心项目负责人找质疑函时，却发现B公司的质疑函不翼而飞了……在这次投诉中，当地财政部门并没有发现专家的评审有什么问题，但采购中心没法提供B公司质疑函这件事情，却遭遇了警告……
　　
　　透过上述案例有两个问题值得思考：一、采购文件该如何保存？二、采购文件应该包含哪些内容？
　　
　　保存十五年是基本要求
　　
　　根据《政府采购法》第四十二条的规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。但据了解，目前，部分政府采购代理机构对采购文件的保存并不重视，特别是一些新审批的中介机构，更是疏于对采购文件的管理，执法大检查开始了才开始对一大堆杂乱无章的采购文件进行没日没夜的整理。一位在档案局工作的朋友告诉记者：“在我们这个地方，很多单位都会不定期地请我们给他们整理档案，但是采购中心从来没找过我们。”
　　
　　“政府采购的归档问题应该是个日常性的工作，而不是为了应付检查而做的，汶川大地震中，一些学校的建筑质量遭到了百姓的质疑，但调查小组调查起来却十分困难，我想要是有严格的招标程序，保管好招标时的招投标文件及合同等原始资料，查起来就会一目了然。因此，无论是采购什么，相关文件的保存都是必要的，何况现在法律还做了强制性规定呢。保存的时限也应该久一些，特别是工程采购，十五年应该是最基本的，如果可能的话二十年、三十年都不多。”一位从事档案研究工作多年的专家如是说。
　　
　　质疑函应在妥善保存之列
　　
　　根据《政府采购法》的规定，采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。其中采购活动记录至少应当包括采购项目类别、名称；采购项目预算、资金构成和合同价格；采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；邀请和选择供应商的条件及原因；评标标准及确定中标人的原因；废标的原因；采用招标方式以外采购方式的相应记载。
　　
　　有人认为，上述规定并没有要求采购中心必须妥善保存供应商的质疑函，因此，上述案例中采购中心弄丢质疑函的问题不应该被警告。但是业界专家却指出，“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”中要求了“质疑答复”，又要求了“及其他有关文件、资料”，那质疑函就应该妥善保存，因为供应商的质疑函是与“质疑答复”“有关的文件、资料”。