全真测试也有弊端 风险管理刻不容缓
某采购中心根据采购单位委托,购买固定电子警察系统。该设备主要安装于高速公路沿线,全天候对高速公路上超速的车辆进行实时抓拍。
接到委托后,项目负责人与采购人进行了初步沟通,用户单位反映该项目需求较急。为按时保质完成项目,采购中心专门成立了项目组,制定了完整的实施进度计划。招标文件发出后,有5家潜在供应商书面质疑用户单位在技术参数上存在倾向性。项目组将供应商的意见汇总递交采购单位,因采购单位内部意见无法统一,项目进度受到影响。由于本项目专业性较强,采购中心非常重视,在详细进行市场调研的基础上,结合其他采购中心同类项目的采购经验以及本项目的实际情况,多次组织用户单位主管部门及最终用户召开技术参数协调会,两次邀请专家对招标文件技术参数进行详细论证,组织了三次现场测试,几经讨论之后,采购中心终于发布招标公告。
转眼到了开标日期,当天共有两家供应商投标,根据政府采购相关规定该项目只能以废标处理,且因采购人意向中标的A供应商投标文件存在瑕疵,采购单位以竞争不充分为由强烈要求废标。
项目重新启动后,项目负责人打电话咨询了公安部道路交通管理标准化技术委员会和公安部无锡检测所,对机动车测速仪的标准及有关规定进行了咨询。第二次专家论证会召开时,项目负责人还主动联系了业内人士,请来参与公安部机动车测速仪标准制定的专家参与论证会,因此次邀请的专家专业水平较高且对政策法规较熟悉,采购单位最终对供应商反映比较集中的核心参数进行了调整。
招标文件发布后,共有6家供应商参与投标并参加了现场测试。但测试期间,有4家供应商的测试设备被人破坏,从破坏的情形和方式方法上看,采购中心认为,因为破坏方式太专业,怀疑为同行破坏。采购中心据理力争,重新组织对样品进行测试,采购中心坚持“三公一诚”的做法得到了大多数供应商的好评。
项目几经周折,最终顺利完成。采购中心在总结该项目实施的得失时认为,虽然采购单位的最终用户有很强烈的倾向性,但只要坚持相关法律规定,有法可依、坚持原则,政府采购活动仍然能够合法、公平、公正地完成。此外,他们还总结了几个在未来招标过程中应注意的问题。
法律始终是坚守的底线
在本项目一波三折的采购过程中,采购中心遇到了很多突发情况。比如,当出现实测现场遭到人为干扰时,采购单位有关工作人员坚决要求评标继续进行,且自称可以作为证人,证明实测现场没有遭到破坏;又如,当多方协调商议后用户单位虽然同意重新测试,但提出能否缩短发布更正公告后的等标期?当突发情况发生时,采购中心始终坚守法律底线,坚持“三公一诚”,并将法律规定的要求和采购人沟通,最终得到了采购单位和纪检部门的认同。
评标委员会是否专业很重要
本次评标委员会组成成员有较高的专业水平,又有良好的职业道德,一丝不苟、精益求精。比如,当实测数据照片刚刚播放完,专家一眼就发现两张照片存在同一时间、同一车位的情况,从而判定此供应商的图片存在复制行为;又如,对用户单位所提的每一个要求,评标委员会都会就实测样品数据进行认真统计和比对,用事实消除用户单位对不熟悉产品的担忧,化解用户单位的倾向性。
有必要引入项目风险管理
本项目风险最大的环节是现场测试,项目实施小组拟定了《现场测试方案》,并将其写入招标文件中一并提交给投标供应商。这样做一方面既有利于投标人对招标文件作出较好的理解,提前为测试工作开始做准备;另一方面,又为采购中心在制定现场测试实施细则时提供了依据。但考虑到本项目需要在高速公路上进行实地测试,现场测试也存在着两大风险:一是在无人值守下设备的安全问题;二是安装及拆除设备的情况人员的人身安全问题。
为此,项目实施小组进行了周密计划,在勘查现场时发放了友情提示;在开标前两天向投标供应商下发了《关于提请注意“固定电子警察项目”开评标相关事宜的函》;在安装及拆除设备前,向供应商提供了书面的《测试现场工作纪律及要求》、《拆除现场工作纪律及要求》等。
虽然做了如此周密的安排,但采购中心分析,项目依然存在风险。因为测试为全真环境下的实地测试,虽然公安部门实施了封路并进行交通管制,但由于现场除了测试设备安装人员外,还有采购中心人员、采购人、公证人员、监督人员等,现场人员复杂,而车辆就在离人不足两米的范围外以不低于100公里的时速飞驰,管理上稍有疏漏,就可能造成车毁人亡的惨剧。最好的解决办法是将测试地点由全真环境改为模拟环境,并借鉴移动电子警察的测试方法,以后再有类似项目,采购中心应尽可能避免全真环境测试。
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