采购文件勿只提要求不说后果
作者：李猛 发布于：2013-08-14 10:04:00 来源：政府采购信息报
案例回放
采购代理机构先是发布谈判公告，后是确定谈判供应商，采购活动顺利推进。当递交响应文件时间截止时，4家谈判供应商中，有两家拿来了冗余板卡，另外两家未携带，采购代理机构按程序接收了4家供应商的谈判响应文件。谈判开始后，两家携带冗余板卡的供应商向采购代理机构提出质疑，要求取消另外两家供应商的谈判资格。
采购代理机构项目负责人认为，自己无权取消供应商的谈判资格，便征询谈判小组的意见。经过对采购文件的全面分析，谈判小组认为，未按要求携带冗余板卡并不属于采购文件规定的应视为无效谈判响应文件的情形，因此，取消这两家供应商的谈判资格没有依据，于是拒绝了质疑供应商的要求，但同时告之在综合评审时会对其作适度的差别对待。也就是说，携带样品的供应商获得成交的机会更大一些。
然而，最终的谈判结果却出人意料，一家未携带冗余板卡的供应商获得了成交候选人的资格，并且以报价最低成交。
事后，携带冗余板卡的供应商再次向采购代理机构提出质疑，在对其答复不满意的情况下，随后按相关程序向当地财政部门提起了投诉。当地财政部门组织有关专家进行论证后，同样认为谈判供应商未携带冗余板卡不属于无效谈判响应文件包含的情形，并驳回了供应商的投诉，维持谈判成交结果有效。
由于答复供应商质疑、处理其投诉前后花费十多天，采购活动依法暂停，采购人一直不能与成交供应商签订供货合同，最终影响了使用时间。
问题：采购文件是否可以只对供应商提要求，而不说明不满足要求的后果？
专家点评
本案例中，无论是财政部门，还是采购代理机构和谈判小组，处理问题的依据都是采购文件的规定，这个原则和出发点没有任何问题。然而，恰恰是因为采购文件存在漏洞，引发了供应商从现场质疑到事后质疑，又到投诉等一长串连锁问题的发生。
尽管供应商的现场质疑、事后质疑、投诉都没有获得支持，但相信两家携带冗余板卡的供应商会口服心不服，原因在于采购文件和谈判程序存在瑕疵。从采购实践看，为了防止上述问题的发生，一是采购文件要严谨，二是谈判程序要严谨。
"谈判现场，供应商需要提供冗余板卡。"从语法上讲，这句话确实存在一定的问题。不同的供应商对此会有不同的理解：一种理解是必须要带，否则没有谈判资格；另一种理解是确实需要带，但如果没有带，也不会被拒绝参加谈判。如此看来，出现本案例的情形也就在情理之中了。
本次采购如果确实有这样的要求，就应在采购文件中如此描述："谈判现场，供应商须提供冗余板卡，否则将被取消谈判资格。"或者在视为无效谈判响应文件情形中增加一项"未按要求携带所需样品的"，这样就能有效防止不必要的质疑和投诉。
采购代理机构应该总结的经验是，如果其他政府采购项目也有类似的要求，编制采购文件时一定要注意文字描述的严谨性，避免其中出现"只有具体要求，没有承担后果"的处理办法。为了防止采购活动出现争议，采购代理机构要将编制采购文件的严谨性放在首位，尤其是文字、语句不能出现模糊描述。
对于竞争性谈判项目，如果采购文件确实存在模棱两可的内容，可能会引发谈判供应商质疑时，采购代理机构和谈判小组应做好相应的预案，以便保证谈判活动的顺利进行。一般做法是根据《政府采购法》第三十八条的规定完善谈判文件，并由谈判小组以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
对于本案例来说，采购代理机构听取谈判小组的意见，根据采购文件的规定口头拒绝供应商的相关要求，这种做法值得商榷，供应商难免会口服心不服。严谨的做法应该是修改采购文件，规定未携带样品将在评审时会被差别对待，然后现场书面征求所有谈判供应商的意见。通常情况下，为了继续参与谈判，多数供应商都会同意这样的变动。
这种做法作为"亡羊补牢"的一个弥补措施，可以防止谈判结束之后再有供应商提出质疑和投诉，进而影响采购活动的整体进度，虽然能从法律条款中找到依据，但对携带样品参加谈判的供应商似乎有些不公平。这会涉及"携带样品"和"报价最低"的权重问题，采购文件对此也应该考虑到，并事先作出规定。
法规链接
《政府采购法》
第三十八条 采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：
（一）成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
（三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
（四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
第五十一条 供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购人提出询问，采购人应当及时作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。
第五十五条 质疑供应商对采购人、采购代理机构的答复不满意或者采购人、采购代理机构未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。
第五十七条 政府采购监督管理部门在处理投诉事项期间，可以视具体情况书面通知采购人暂停采购活动，但暂停时间最长不得超过三十日。
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